Verenigingen en events
Betaalsystemen voor verenigingen: online, deur en toog
Welke betaalsystemen heeft een vereniging nodig? Online vooraf met kaart of overschrijving, contant of met de kaart aan de deur, en een QR aan de kassa.
· 5 min lezen
Zaterdagavond, het mosselfeest van de voetbalclub. Tweehonderd mensen hebben vooraf betaald, maar aan de inkomtafel staat toch een rij. De ene wil met zijn bankkaart betalen, de andere met de QR-code op zijn telefoon, en een derde heeft cash mee. Aan het eind van de avond zit de penningmeester met een geldkistje, een bonnetje van de betaalterminal en een lijst online bestellingen, en probeert hij er één getal van te maken.
Een vereniging heeft geen enkel betaalsysteem nodig, maar drie: één voor wie vooraf betaalt, één voor wie aan de deur komt, en soms één voor de toog. Dit artikel legt uit welke betaalsystemen voor verenigingen dat zijn, hoe ze samenwerken en waar het geld terechtkomt.
Welke betaalsystemen heeft een vereniging nodig?
Kijk naar de momenten waarop er geld binnenkomt, niet naar de toestellen:
| Moment | Wie betaalt | Hoe |
|---|---|---|
| Vooraf | Wie online een ticket koopt | Bancontact, kaart, Apple Pay, Google Pay, of een overschrijving |
| Aan de deur | Wie zonder ticket komt | Contant, met de kaart, of met de QR van Bancontact Pay |
| Aan de toog | Iedereen die iets drinkt of eet | Dezelfde kassa als aan de deur |
Het belangrijkste is dat alle drie in hetzelfde systeem uitkomen. Dan tel je de verkochte plaatsen één keer, en zie je achteraf per betaalwijze wat er binnenkwam.
Vooraf: online betalen in je ticketshop
In je ticketshop betaalt de koper via je eigen betaalprovider: Mollie, Stripe of Bancontact Pro. Je koppelt die onder Instellingen → Betalingen. Het geld komt rechtstreeks op de rekening van je vereniging; Passavo zit er niet tussen en houdt er niets van af. Welke provider bij jouw club past, staat in Welke betaalprovider kies je?.
Met Mollie of Stripe kiest je koper uit de betaalwijzen die je daar aanzet: Bancontact, een kredietkaart, Apple Pay of Google Pay op zijn telefoon, en iDEAL voor wie uit Nederland komt.
Heb je (nog) geen provider, of betalen sommige leden liever zoals altijd? Zet dan betalen per overschrijving aan. De koper krijgt je rekeningnummer en een mededeling, zijn plaatsen worden vastgehouden tot de vervaldag, en zodra het geld op je rekening staat, klik je bij Bestellingen op Betaling ontvangen. Pas dan vertrekken zijn tickets. Hoe dat werkt, lees je in Betalen per overschrijving.
Aan de deur: contant, kaart of QR
Voor de verkoop ter plaatse is er de balie-kassa, vanaf de formule Start. Ze draait in de browser van een gewone tablet of laptop. Bij het afrekenen kies je hoe er betaald wordt:
- Contant. Je typt in wat je krijgt, en de kassa rekent het wisselgeld uit.
- Kaart (terminal). Het bedrag verschijnt vanzelf op een gekoppelde terminal van Mollie, een reader van Stripe of een Android-terminal van Worldline. De tickets bestaan pas als de betaling gelukt is.
- Kaart (los toestel). Heb je al een terminal van je bank die niet gekoppeld kan worden? Dan typ je het bedrag daar zelf in en bevestig je in de kassa dat het toestel de betaling goedkeurde. Zo werkt de kassa met elke betaalterminal, en heb je geen nieuw contract nodig.
- Bancontact Pay. De kassa toont een QR-code met het exacte bedrag. De bezoeker scant met zijn bankapp, en de kassa ziet zelf wanneer er betaald is. Hoe je die QR als vereniging aanvraagt, staat in Payconiq voor verenigingen.
Welke terminal je koppelt en wat je ervoor nodig hebt, lees je in Wat is een betaalterminal?.
Aan de toog: dezelfde kassa
Pinten, frieten en koffie kan je op dezelfde kassa aanslaan als de tickets, als consumptie: er komt geen ticket uit, wel een regel op de bon en in je kassajournaal. Consumpties staan standaard uit; support zet ze voor je aan. Werk je op een grote fuif liever met vooraf opgeladen saldo dan met jetons, lees dan hoe cashless betalen werkt.
Eén telling aan het eind van de avond
Een rekenvoorbeeld. Op het mosselfeest kopen 200 mensen online, en komen er nog 60 aan de deur: 30 betalen contant, 20 met de kaart en 10 met de QR-code.
- De 200 online betalingen staan in je bestellingen en komen via je provider op je rekening.
- Aan de kassa sluit je de kassasessie af. Het Z-rapport zet de omzet per betaalwijze apart: contant, kaart via de terminal, kaart via het losse toestel en Bancontact Pay, elk op een eigen regel.
- Het contant geld in de lade vergelijk je met wat er volgens de kassa in hoort te zitten. Een verschil zie je meteen, per kassa.
Zo legt je penningmeester het kaartbedrag naast het afschrift van de provider of de bank, en het contante bedrag naast wat er in de lade ligt. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in Kassa afsluiten na je event.
Wat kost het?
Je betaalprovider rekent een transactiekost per gelukte betaling. Die gaat naar hen, niet naar ons, en hoe dat loopt, staat in Uitbetaling en kosten. Een overschrijving en contant geld kosten geen transactiekost.
Passavo rekent geen kost per ticket. Met de formule Gratis verkoop je tot 100 betaalde tickets per event online. Wil je ook aan de deur en aan de toog verkopen, dan heb je de kassa nodig: die zit vanaf Start, voor € 9,00 per maand. Alle formules vind je op de pagina prijzen.
Zo begin je
- Koppel je betaalprovider, of zet de overschrijving aan.
- Zet je event online en verkoop vooraf.
- Open op de avond zelf de balie-kassa op een tablet, met een geldlade en, als je wil, een betaalterminal ernaast.
Meer over verkopen aan de deur lees je op de pagina over de kassa.
