Asociaciones y eventos
Sistemas de pago para asociaciones: online y en el evento
¿Qué sistemas de pago necesita una asociación? Online con tarjeta o transferencia, efectivo o tarjeta en la entrada y un QR en la caja.
· 5 min de lectura
Sábado por la noche, la comida benéfica del club de fútbol. Doscientas personas han pagado por adelantado, pero aun así hay cola en la mesa de entrada. Uno quiere pagar con tarjeta, otra con el código QR del móvil y un tercero ha traído efectivo. Al final de la noche, el tesorero se sienta con una caja, el recibo del datáfono y una lista de pedidos online, e intenta sacar de todo ello una sola cifra.
Una asociación no necesita un sistema de pago, sino tres: uno para quien paga por adelantado, otro para quien llega a la entrada y, a veces, otro para la barra. Este artículo explica cuáles son esos sistemas de pago para asociaciones, cómo funcionan juntos y adónde llega el dinero.
¿Qué sistemas de pago necesita una asociación?
Fíjese en los momentos en que entra dinero, no en los aparatos:
| Momento | Quién paga | Cómo |
|---|---|---|
| Por adelantado | Quien compra una entrada online | Tarjeta, Apple Pay, Google Pay, PayPal o transferencia |
| En la entrada | Quien llega sin entrada | Efectivo, tarjeta o, en Bélgica, el QR de Bancontact Pay |
| En la barra | Todo el que come o bebe | La misma caja que en la entrada |
Lo más importante es que los tres terminen en el mismo sistema. Así cuenta las plazas vendidas una sola vez y ve después, por forma de pago, lo que ha entrado.
Por adelantado: pagar online en su tienda de entradas
En su tienda de entradas, el comprador paga a través de su propio proveedor de pagos: Mollie, Stripe o Bancontact Pro. Lo conecta en Ajustes → Pagos. El dinero llega directamente a la cuenta de su asociación; Passavo no se interpone ni se queda con nada. Qué proveedor le conviene a su club se explica en ¿Qué proveedor de pagos elegir?.
Con Mollie o Stripe, su comprador elige entre las formas de pago que usted active allí: tarjeta de crédito o débito, Apple Pay o Google Pay en el móvil, PayPal con Mollie y métodos locales como Bancontact en Bélgica o iDEAL en los Países Bajos.
¿No tiene proveedor, o algunos socios prefieren pagar como siempre? Active entonces el pago por transferencia. El comprador recibe sus datos bancarios y un concepto, sus plazas quedan reservadas hasta el vencimiento y, en cuanto el dinero está en su cuenta, usted pulsa Pago recibido en Pedidos. Solo entonces salen sus entradas. Cómo funciona se describe en Pago por transferencia.
En la entrada: efectivo, tarjeta o QR
Para la venta en el lugar está la caja, a partir del plan Inicio. Funciona en el navegador de una tableta o un portátil corriente. Al cobrar, usted elige cómo se paga:
- Efectivo. Introduce lo que le entregan y la caja calcula el cambio.
- Tarjeta (terminal). El importe aparece solo en un terminal de Mollie conectado, un lector de Stripe o un terminal Android de Worldline. Las entradas solo existen cuando el pago se ha completado.
- Tarjeta (terminal independiente). ¿Ya tiene un datáfono de su banco que no se puede conectar? Teclea usted mismo el importe en él y confirma en la caja que el aparato aprobó el pago. Así la caja funciona con cualquier datáfono, sin un contrato nuevo.
- Bancontact Pay. Para visitantes belgas, la caja muestra un código QR con el importe exacto. El visitante lo escanea con la app de su banco y la caja ve por sí sola cuándo se ha pagado. Cómo solicita una asociación ese QR se explica en Payconiq para asociaciones.
Qué terminal conectar y qué necesita para ello, lo encontrará en ¿Qué es un datáfono?.
En la barra: la misma caja
Cervezas, patatas fritas y café pueden pasar por la misma caja que las entradas, como consumición: no sale ninguna entrada, pero sí una línea en el tique y en el diario de caja. Las consumiciones están desactivadas por defecto; el soporte se las activa. ¿Prefiere en una fiesta grande un saldo cargado por adelantado en lugar de fichas? Lea entonces cómo funciona el pago cashless.
Un único recuento al final de la noche
Un ejemplo con números. En la comida benéfica, 200 personas compran online y otras 60 llegan a la entrada: 30 pagan en efectivo, 20 con tarjeta y 10 con el código QR.
- Los 200 pagos online figuran en sus pedidos y llegan a su cuenta a través del proveedor.
- En la caja, cierra la sesión de caja. El informe Z separa la recaudación por forma de pago: efectivo, tarjeta por el terminal, tarjeta por el terminal independiente y Bancontact Pay, cada una en su propia línea.
- Compara el efectivo del cajón con lo que debería haber según la caja. Una diferencia se ve al momento, caja por caja.
Así su tesorero coloca el importe de las tarjetas junto al extracto del proveedor o del banco, y el efectivo junto a lo que hay en el cajón. El paso a paso está en Cierre de caja después del evento.
¿Cuánto cuesta?
Su proveedor de pagos cobra una comisión por cada pago realizado. Esa comisión es para él, no para nosotros; cómo funciona se describe en Liquidaciones y costes. La transferencia y el efectivo no tienen comisión de transacción.
Passavo no cobra nada por entrada. Con el plan Gratis vende online hasta 100 entradas de pago por evento. ¿Quiere vender también en la entrada y en la barra? Entonces necesita la caja: está incluida a partir de Inicio, por 9,00 € al mes. Todos los planes están en la página de precios.
Cómo empezar
- Conecte su proveedor de pagos, o active la transferencia.
- Publique su evento y venda por adelantado.
- La misma noche, abra la caja en una tableta, con un cajón para el efectivo y, si quiere, un datáfono al lado.
Encontrará más sobre la venta en la entrada en la página de la caja.
