Datáfono para asociaciones: tarjeta en la fiesta del club

Domingo, torneo juvenil del club de fútbol. En la entrada, un voluntario cobra la entrada; en la cantina, otro vende tiques para los espaguetis. Hay un solo datáfono del banco y va pasando de mano en mano. Quien lo tiene teclea el importe, y quien no lo tiene dice "lo siento, solo efectivo". Por la noche, el tesorero pone un montón de recibos junto a la caja del dinero e intenta entender qué pago correspondía a qué venta.

Un datáfono para su asociación no tiene por qué ser un lío. Este artículo explica qué terminal encaja, cómo funciona al aire libre en un campo y qué hacer con el aparato que el club ya tiene.

¿Una asociación necesita realmente un datáfono?

Cada vez menos visitantes llevan efectivo. Quien no puede pagar con tarjeta en la entrada a veces va en coche hasta el cajero, o no entra. Un terminal elimina ese obstáculo.

Eso sí, no necesita diez. Fíjese en los puntos donde entra dinero: la entrada, la caja de tiques de comida y bebida, quizá un puesto con ropa del club. Cada punto donde alguien tiene que poder pagar al mismo tiempo tiene su propia caja y su propio terminal. Quien compró la entrada en línea con antelación ya no necesita ningún terminal en la puerta.

¿Qué terminal encaja con la caja?

Con la caja de taquilla de Passavo, en el navegador de una tableta o un portátil normales, usted elige Tarjeta al cobrar. El importe aparece solo en el terminal junto a la caja, y la caja solo crea las entradas cuando el pago se ha completado. Se comunica directamente con tres tipos de terminales:

• los terminales de Mollie;
• los lectores de Stripe S700, S710 y BBPOS WisePOS E;
• los terminales Android de Worldline con la aplicación Terminal API.

Lo normal es elegir el terminal del proveedor de pagos que ya usa para su taquilla en línea. Si duda sobre ese proveedor, lea primero ¿qué proveedor de pagos elegir? Lo que hace exactamente un datáfono se explica en ¿Qué es un datáfono?.

Un datáfono móvil en un campo

Una fiesta del club rara vez está al lado del router. Dos cosas necesitan internet: la tableta con la caja y el terminal.

• El terminal. Un Stripe Reader S710 lleva tarjeta SIM y funciona con 4G. Los terminales de Mollie también pueden funcionar con 4G. En un campo de deporte o en una carpa, suele ser más fiable que el wifi de la cantina.
• La tableta. La caja funciona en el navegador y necesita conexión mientras vende. Tenga preparado un teléfono con punto de acceso móvil como segunda conexión.
• Pruebe en el sitio. El día anterior, coloque la mesa donde va a estar de verdad y haga una venta de prueba.

No compre un lector Bluetooth. Solo funciona con su propia aplicación, no con la caja.

¿Y el datáfono que el club ya tiene?

Muchas asociaciones ya tienen un terminal de su banco. No hace falta darlo de baja ni sustituirlo. Si no se puede vincular, lo usa como Tarjeta (terminal independiente):

1. El propietario activa ese botón en Ajustes → Pagos.
2. En la caja, usted pulsa Tarjeta (terminal independiente) y la caja muestra el importe en grande.
3. Teclea el importe en el terminal del banco.
4. Cuando este muestra "aprobado", pulsa El terminal muestra aprobado. Solo entonces la caja crea las entradas.

Teclear el importe sigue siendo necesario, pero cada pago con tarjeta queda en la caja correcta y en una línea propia del informe Z. Así la caja funciona con cualquier datáfono.

Un ejemplo: el torneo juvenil

El club espera cuatrocientos visitantes. La entrada cuesta 5 euros y un plato de espaguetis, 12 euros. La mitad de los visitantes compró en línea con antelación.

1. En la entrada hay una tableta con la caja y un Stripe Reader S710 con 4G. Quien no tiene entrada compra una; al resto se le escanea.
2. En la cantina hay una segunda tableta. Allí está el antiguo terminal del banco, como terminal independiente.
3. Después del torneo, cada voluntario cierra su sesión de caja. El informe Z de cada caja separa el efectivo, la tarjeta por el lector y la tarjeta por el terminal independiente.

El tesorero compara los importes con tarjeta con los extractos, y el efectivo con lo que, según la caja, debe haber en el cajón. Cómo hacerlo paso a paso se explica en Cerrar la caja después de su evento.

¿Quiere que, además de con tarjeta, se pueda pagar con la aplicación del banco? Entonces la caja muestra un código QR de Bancontact Pay con el importe correcto. Todos los medios de pago, uno junto a otro, están en Sistemas de pago para asociaciones.

¿Cuánto cuesta un datáfono para una asociación?

El terminal se compra o se alquila a su proveedor de pagos o a su banco, no a nosotros. El coste por pago con tarjeta lo cobra ese proveedor, según sus propias tarifas.

Passavo no añade nada encima: ningún importe por entrada y ningún porcentaje de su facturación. La caja de taquilla, con la vinculación de su terminal, está incluida en todos los planes de pago a partir de Inicio, por 9,00 € al mes. Si su club solo organiza algo unas pocas veces al año, pone en pausa su suscripción en los meses tranquilos. Todo está resumido en la página de precios.

Cómo empezar

1. Cree un dispositivo de taquilla en Caja → Dispositivos, uno por cada punto de venta.
2. En cada dispositivo, haga clic en Vincular terminal y elija su proveedor.
3. Haga una venta de prueba en el lugar donde va a estar la caja.

La guía completa paso a paso está en Vincular un datáfono. Encontrará más sobre la venta en la puerta en la página de la caja.