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Cierre de caja tras su evento: informe Z y descuadre
Cierre de caja después de su comida benéfica o su fiesta sin conjeturas: contar, comparar con lo esperado y un informe Z claro para su tesorero.
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Son las doce y media. La comida benéfica del club de fútbol ha terminado, los últimos platos están en el fregadero y en la mesa de la entrada el tesorero sigue sentado con una caja de caudales, una calculadora y una hoja llena de tachones. Falta dinero. O sobra. Nadie lo sabe con certeza, porque nadie recuerda cuánto cambio había en la caja a las cinco de la tarde.
El cierre de caja es un momento poco emocionante del evento, y justo por eso sale mal tan a menudo. Este artículo explica cómo hacer bien su cierre de caja diario en cinco minutos: qué contar, con qué compararlo y qué tendrá después por escrito para su junta directiva y su contable.
Por qué cerrar la caja es algo más que contar dinero
Contar, por sí solo, dice poco. Lo que quiere saber es si lo que cuenta cuadra con lo que se vendió. Para eso necesita tres cifras:
- el fondo de caja: el cambio que dejó en el cajón al abrir;
- lo esperado: el fondo de caja, más las ventas en efectivo, menos lo devuelto en efectivo, más o menos el dinero que entró o salió entretanto;
- lo contado: lo que hay de verdad en el cajón al final.
La diferencia entre la segunda y la tercera cifra es su diferencia de caja. Con una caja de caudales y un papel, normalmente solo tiene la tercera. Con una caja que registra cada venta, tiene las tres.
Así funciona una sesión de caja en Passavo
La caja de taquilla de Passavo trabaja con sesiones. Una sesión es un turno en una caja: empieza en Abrir la caja, donde introduce el Fondo de caja, y termina con el cierre. Todo lo que ocurre entre medias queda ligado a esa sesión: cada venta, cada devolución y cada importe que registra en Cajón con Entrada o Salida, ya sea añadir cambio, llevar los billetes grandes a la caja fuerte o pagar el hielo de la tienda de la esquina.
Si hay dos cajas una al lado de la otra, cada una tiene su propia sesión. Parece un detalle, pero marca la diferencia entre «faltan veinte euros» y «faltan veinte euros en la caja de la izquierda».
El cierre en tres pasos
- Contar. Vacíe el cajón y cuente el dinero, a ser posible dos veces y por dos personas distintas. No reste usted el fondo de caja: eso lo hace la caja.
- Comparar. En la parte inferior de la pantalla de caja aparece Esperado en el cajón. Ponga su recuento al lado. Si no cuadra, busque primero las causas habituales: un cambio mal dado, dinero sacado del cajón sin registrarlo, un pago en efectivo marcado como pago con tarjeta o una venta que no se marcó.
- Cerrar. Introduzca en Contado en el cajón lo que contó, añada una explicación en Nota al cerrar si la tiene y haga clic en Cerrar la caja (informe Z).
Si no encuentra la causa de una diferencia enseguida, déjela tal cual. Una diferencia de caja se conserva, no se disimula. Un descuadre de unos pocos euros es un error de recuento; un descuadre que va en la misma dirección en cada evento es un patrón que solo verá si no lo esconde. La explicación completa está en La caja de taquilla.
Qué contiene el informe Z
Al cerrar, el informe Z queda fijado. Recibe un número (Z-1, Z-2, …) y a partir de ese momento ya no cambia. En él encontrará:
- la facturación por tipo de IVA, con el importe sin IVA, el IVA y el total;
- la facturación por forma de pago: efectivo, tarjeta, Bancontact Pay y el resto, cada uno por separado;
- el cajón: fondo de caja, ventas y devoluciones en efectivo, lo que entró y salió, lo esperado, lo contado y la diferencia de caja.
Un propietario o administrador encuentra cada sesión en Caja → Sesiones de caja, con la diferencia de caja en rojo cuando falta dinero y en naranja cuando sobra. Ahí está también el botón Exportar el diario: un CSV con todos los movimientos de caja de un día, para su contable. Cómo leer esa pantalla se explica en Revisar las sesiones de caja y los informes Z.
Un ejemplo: la comida benéfica con dos cajas
El club de fútbol organiza una comida benéfica con dos cajas en la entrada. Cada caja recibe 150 euros de cambio.
| Caja de la izquierda | Importe |
|---|---|
| Fondo de caja | 150 |
| Vendido en efectivo | 1.240 |
| Devuelto en efectivo (un pedido duplicado) | −22 |
| Salida: billetes a la caja fuerte a las ocho | −500 |
| Esperado en el cajón | 868 |
| Contado | 858 |
| Diferencia de caja | −10 |
A medianoche el tesorero cuenta 858 euros: diez euros de menos. Introduce 858, escribe «probablemente cambio mal dado con el ajetreo de las siete» en la nota y cierra. La caja de la derecha cuadra hasta el céntimo. A la mañana siguiente, la junta directiva ve dos informes Z, con los pagos con tarjeta por separado, y sabe exactamente qué tiene que llegar a la cuenta y qué hay en la caja fuerte.
Tres errores que hacen ilegible su diferencia de caja
- Dejar el fondo de caja a cero. Así, cualquier diferencia al final de la noche carece de sentido. Cuente el cambio antes de abrir.
- Sacar dinero del cajón sin registrarlo. Un billete para el aceite de la freidora se convierte en un descuadre que nadie sabe explicar.
- No cerrar. Una sesión sigue abierta hasta que alguien la cierra. Cierre después de cada evento, aunque sea tarde: al día siguiente nadie recuerda lo que pasó.
Lo que cuesta
La caja de taquilla con sesiones e informes Z está incluida en Passavo a partir de Inicio, por 9,00 € al mes, sin importe por entrada. Funciona en el navegador de una tableta o un portátil normal; si también quiere aceptar tarjetas, lea un terminal de pago en su caja. Lo que incluye cada plan aparece en la página de precios, y qué es exactamente un cierre diario lo puede leer en la base de conocimiento.
¿Tiene una pregunta fiscal sobre su libro de caja? Muestre el informe Z a su contable: sabrá qué tiene que llevar su asociación.
