Приключване на касата след събитие: дневен отчет и Z отчет

Минава полунощ. Благотворителната вечеря на футболния клуб е свършила, последните чинии са в мивката, а на масата при входа седи касиерът с касичка, калкулатор и лист, изпълнен със задрасквания. Липсват пари. Или има повече. Никой не е сигурен, защото никой вече не помни колко дребни пари е имало в касичката в пет часа.

Правилното приключване на касата с дневен отчет звучи като най-скучната част от Вашето събитие и точно затова толкова често се обърква. Тази статия обяснява как да го направите правилно за пет минути: какво броите, с какво го сравнявате и какво имате след това на хартия за управителния съвет и за счетоводителя.

Защо приключването на касата е повече от броене на пари

Само преброяването казва малко. Вие искате да знаете дали преброеното отговаря на продаденото. За целта Ви трябват три числа:

1. началната каса: дребните пари, които сте сложили в чекмеджето при отварянето;
2. очакваното: началната каса плюс продажбите в брой, минус върнатото в брой, плюс или минус парите, които са били внесени или изнесени междувременно;
3. преброеното: това, което реално има в чекмеджето накрая.

Разликата между второто и третото число е Вашата касова разлика. С касичка и лист хартия обикновено имате само третото число. С каса, която записва всяка продажба, имате и трите.

Как протича една касова сесия в Passavo

Касата на гишето в Passavo работи със сесии. Една сесия е една смяна на една каса: започва с Отвори касата, където въвеждате Начална каса, и завършва с приключването. Всичко между тях принадлежи на тази сесия: всяка продажба, всяко връщане и всяка сума, която записвате в Чекмедже с Внасяне или Изнасяне — добавяне на дребни, отнасяне на едри банкноти в сейфа, покупка на лед от магазина на ъгъла.

Ако две каси работят една до друга, всяка има своя собствена сесия. Изглежда като подробност, но това е разликата между „липсват двайсет евро" и „липсват двайсет евро на лявата каса".

Приключването в три стъпки

1. Пребройте. Изпразнете чекмеджето и пребройте парите, за предпочитане два пъти и от двама различни души. Не изваждайте сами началната каса: касата прави това вместо Вас.
2. Сравнете. В долната част на екрана на касата стои Очаквано в чекмеджето. Сложете Вашето преброяване до него. Ако не съвпада, потърсете първо обичайните причини: грешно върнато ресто, пари, извадени от чекмеджето без запис, плащане в брой, маркирано като карта, или продажба, която изобщо не е маркирана.
3. Приключете. Въведете в Преброено в чекмеджето това, което сте преброили, добавете обяснение в Бележка при приключване, ако имате такова, и щракнете върху Приключи касата (Z отчет).

Ако не откриете причината за дадена разлика веднага, просто я оставете. Касовата разлика се запазва, а не се прикрива. Един недостиг от няколко евро е грешка при броенето; недостиг, който при всяко събитие е в една и съща посока, е модел, който виждате само ако не го замазвате. Пълното обяснение ще намерите в Касата на гишето.

Какво съдържа Z отчетът

При приключването Z отчетът се фиксира. Той получава номер (Z-1, Z-2, …) и след това никога повече не се променя. В него ще намерите:

• оборота по ставка на ДДС, със сумата без ДДС, ДДС и общата сума;
• оборота по начин на плащане: в брой, с карта, Bancontact Pay и останалите, всеки поотделно;
• касовото чекмедже: начална каса, продажби и връщания в брой, внесено и изнесено, очаквано, преброено и касовата разлика.

Собственик или администратор намира всяка сесия в Каса → Касови сесии, с червена касова разлика при недостиг и оранжева при излишък. Там е и бутонът Експорт на дневника: CSV файл с всички касови събития за деня, предназначен за Вашия счетоводител. Как да четете този екран, е описано в Преглед на касовите сесии и Z отчетите.

Пример: благотворителната вечеря с две каси

Футболният клуб организира благотворителна вечеря с две каси на входа. Всяка каса получава 150 евро дребни.

В полунощ касиерът преброява 858 евро: с десет евро по-малко. Той въвежда 858, записва в бележката „вероятно грешно ресто в навалицата около седем часа" и приключва. Дясната каса излиза до стотинка. На следващата сутрин управителният съвет вижда два Z отчета, с плащанията с карта отделно, и знае точно какво трябва да постъпи по сметката и какво има в сейфа.

Три грешки, които правят касовата разлика безсмислена

• Да оставите началната каса на нула. Тогава всяка разлика в края на вечерта е без значение. Пребройте дребните, преди да отворите.
• Да вадите пари от чекмеджето, без да ги записвате. Иначе една банкнота за олиото на фритюрника се превръща в недостиг, който никой не може да обясни.
• Да не приключите. Сесията остава отворена, докато някой не я приключи. Приключвайте след всяко събитие, дори да е късно: на следващия ден никой вече не помни какво се е случило.

Колко струва

Касата на гишето със сесии и Z отчети е включена в Passavo от Старт, за 9,00 € на месец, без такса на билет. Тя работи в браузъра на обикновен таблет или лаптоп; ако искате да приемате и карти, прочетете платежен терминал към Вашата каса. Какво включва всеки план, ще видите на страницата цени, а какво точно е дневното приключване, можете да прочетете в базата знания.

Имате данъчен въпрос за Вашата касова книга? Покажете Z отчета на Вашия счетоводител: той знае какво трябва да води Вашето сдружение.