Fecho de caixa após o evento: relatório Z e diferenças

É meia-noite e meia. O jantar solidário do clube de futebol terminou, os últimos pratos estão a ser lavados e, na mesa da entrada, o tesoureiro está sentado com uma caixa de dinheiro, uma calculadora e uma folha cheia de rasuras. Falta dinheiro. Ou sobra. Ninguém tem a certeza, porque já ninguém se lembra de quanto troco havia na caixa às cinco da tarde.

O fecho de caixa é o momento menos emocionante do seu evento, e é precisamente por isso que corre mal tantas vezes. Fechar a caixa bem leva cinco minutos, e este artigo explica como: o que conta, com o que compara e o que fica depois no papel para a sua direção e o seu contabilista.

Porque fechar a caixa é mais do que contar dinheiro

Contar, por si só, diz pouco. O que quer saber é se aquilo que conta bate certo com o que foi vendido. Para isso precisa de três números:

1. o fundo de caixa: o troco que pôs na gaveta ao abrir;
2. o valor esperado: o fundo de caixa, mais as vendas em numerário, menos o que foi devolvido em numerário, mais ou menos o dinheiro que entrou ou saiu pelo meio;
3. o valor contado: o que está realmente na gaveta no fim.

A diferença entre o segundo e o terceiro número é a sua diferença de caixa. Com uma caixa de dinheiro e um papel, normalmente só tem o terceiro. Com uma caixa que regista cada venda, tem os três.

Como funciona uma sessão de caixa no Passavo

A caixa da bilheteira do Passavo funciona com sessões. Uma sessão é um turno numa caixa: começa em Abrir a caixa, onde introduz o Fundo de caixa, e termina no fecho. Tudo o que acontece entretanto fica ligado a essa sessão: cada venda, cada devolução e cada valor que regista em Gaveta com Entrada ou Saída — acrescentar troco, levar as notas grandes para o cofre, uma despesa com gelo comprado na loja da esquina.

Se houver duas caixas lado a lado, cada uma tem a sua própria sessão. Parece um pormenor, mas é a diferença entre "faltam vinte euros" e "faltam vinte euros na caixa da esquerda".

O fecho em três passos

1. Contar. Esvazie a gaveta e conte o dinheiro, de preferência duas vezes, por duas pessoas diferentes. Não subtraia o fundo de caixa à mão: a caixa faz isso por si.
2. Comparar. No fundo do ecrã da caixa aparece Esperado na gaveta. Ponha a sua contagem ao lado. Se não bater certo, procure primeiro as causas habituais: troco mal dado, dinheiro tirado da gaveta sem registo, um pagamento em numerário registado como cartão, ou uma venda que não foi registada.
3. Fechar. Introduza em Contado na gaveta o valor que contou, escreva uma explicação em Observação ao fechar se tiver uma, e clique em Fechar a caixa (relatório Z).

Se não encontrar logo a origem de uma diferença, deixe-a ficar. Uma diferença de caixa é guardada, não escondida. Uma falta de poucos euros é um erro de contagem; uma falta que vai sempre no mesmo sentido, evento após evento, é um padrão que só se vê se não for disfarçado. A explicação completa está em A caixa da bilheteira.

O que consta do relatório Z

No momento do fecho, o relatório Z fica fixado. Recebe um número (Z-1, Z-2, …) e nunca mais muda. Nele encontra:

• o volume de vendas por taxa de IVA, com o valor sem IVA, o IVA e o total;
• o volume de vendas por meio de pagamento: numerário, cartão, Bancontact Pay e os restantes, cada um em separado;
• a gaveta da caixa: fundo de caixa, vendas e devoluções em numerário, o que entrou e saiu, o esperado, o contado e a diferença de caixa.

Um proprietário ou administrador encontra cada sessão em Caixa → Sessões de caixa, com a diferença de caixa a vermelho quando falta dinheiro e a laranja quando sobra. É aí que está também o botão Exportar diário: um CSV com todos os movimentos de caixa de um dia, para o seu contabilista. Como ler esse ecrã está explicado em Rever as sessões de caixa e os relatórios Z.

Um exemplo: o jantar com duas caixas

O clube de futebol organiza um jantar solidário com duas caixas à entrada. Cada caixa recebe 150 euros de troco.

À meia-noite, o tesoureiro conta 858 euros: dez euros a menos. Introduz 858, escreve "provavelmente troco mal dado na hora de maior movimento, por volta das sete" na observação e fecha a caixa. A caixa da direita bate certo até ao cêntimo. Na manhã seguinte, a direção vê dois relatórios Z, com os pagamentos com cartão à parte, e sabe exatamente o que tem de entrar na conta e o que está no cofre.

Três erros que tornam a diferença de caixa ilegível

• Deixar o fundo de caixa a zero. Assim, qualquer diferença no fim da noite não faz sentido. Conte o troco antes de abrir.
• Tirar dinheiro da gaveta sem o registar. Uma nota para o óleo da fritadeira transforma-se numa falta que ninguém consegue explicar.
• Não fechar a caixa. Uma sessão fica aberta até alguém a fechar. Feche no fim de cada evento, mesmo que seja tarde: no dia seguinte, já ninguém se lembra do que aconteceu.

Quanto custa

A caixa da bilheteira com sessões e relatórios Z está incluída no Passavo a partir do Início, por 9,00 € por mês, sem qualquer valor por bilhete. Funciona no navegador, num tablet ou portátil comum; se também quiser aceitar cartões, leia um terminal de pagamento na sua caixa. O que cada plano inclui está na página de preços, e o que é exatamente um fecho diário pode ler na base de conhecimento.

Tem uma dúvida fiscal sobre o seu livro de caixa? Mostre o relatório Z ao seu contabilista: ele sabe o que a sua associação tem de manter registado.