Kassenabschluss im Verein: Z-Bericht und Kassendifferenz

Es ist halb eins. Das Vereinsessen des Fußballvereins ist vorbei, die letzten Teller stehen in der Spüle, und am Eingangstisch sitzt der Kassenwart mit einer Geldkassette, einem Taschenrechner und einem Blatt Papier voller Streichungen. Es fehlt Geld. Oder es ist zu viel da. Niemand weiß es genau, denn niemand weiß mehr, wie viel Wechselgeld um fünf Uhr in der Kassette lag.

Der Kassenabschluss ist der unspektakulärste Moment Ihrer Veranstaltung, und genau deshalb geht er so oft schief. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Kasse abschließen und das in fünf Minuten richtig machen: was Sie zählen, womit Sie es vergleichen und was Sie danach für Ihren Vorstand und Ihre Buchhaltung in der Hand haben.

Warum Kasse abschließen mehr ist als Geld zählen

Zählen allein sagt wenig. Sie wollen wissen, ob das Gezählte zu dem passt, was verkauft wurde. Dafür brauchen Sie drei Zahlen:

1. das Wechselgeld: den Betrag, den Sie beim Öffnen in die Schublade gelegt haben;
2. den Sollbestand: Wechselgeld plus Barverkäufe, minus bar erstattete Beträge, plus oder minus das Geld, das zwischendurch hinein- oder herausging;
3. den Istbestand: das, was am Ende tatsächlich in der Schublade liegt.

Der Unterschied zwischen der zweiten und der dritten Zahl ist Ihre Kassendifferenz. Mit Geldkassette und Notizzettel haben Sie meist nur die dritte. Mit einer Kasse, die jeden Verkauf erfasst, haben Sie alle drei.

So läuft eine Kassensitzung in Passavo ab

Die Thekenkasse von Passavo arbeitet mit Sitzungen. Eine Sitzung ist eine Schicht an einer Kasse: Sie beginnt bei Kasse öffnen, wo Sie das Wechselgeld eintippen, und endet mit dem Abschluss. Alles dazwischen gehört zu dieser Sitzung: jeder Verkauf, jede Erstattung und jeder Betrag, den Sie unter Schublade mit Ein oder Aus buchen — Wechselgeld nachlegen, große Scheine in den Tresor bringen, eine Ausgabe für Eis aus dem Laden um die Ecke.

Stehen zwei Kassen nebeneinander, hat jede ihre eigene Sitzung. Das wirkt wie ein Detail, macht aber den Unterschied zwischen „es fehlen zwanzig Euro" und „es fehlen zwanzig Euro an der linken Kasse".

Der Abschluss in drei Schritten

1. Zählen. Leeren Sie die Schublade und zählen Sie das Geld, am besten zweimal und durch zwei verschiedene Personen. Ziehen Sie das Wechselgeld nicht selbst ab: Das erledigt die Kasse.
2. Vergleichen. Unten auf dem Kassenbildschirm steht Erwartet in der Schublade. Legen Sie Ihre Zählung daneben. Passt es nicht, suchen Sie zuerst die üblichen Ursachen: falsch herausgegebenes Wechselgeld, Geld aus der Schublade ohne Buchung, eine Barzahlung, die als Kartenzahlung erfasst wurde, oder ein Verkauf, der gar nicht erfasst wurde.
3. Abschließen. Tragen Sie bei In der Schublade gezählt ein, was Sie gezählt haben, schreiben Sie eine Erklärung in Bemerkung beim Abschluss, falls Sie eine haben, und klicken Sie auf Kasse abschließen (Z-Bericht).

Finden Sie eine Differenz nicht sofort, lassen Sie sie einfach stehen. Eine Kassendifferenz wird gespeichert, nicht wegretuschiert. Ein einzelnes Minus von ein paar Euro ist ein Zählfehler; ein Minus, das bei jeder Veranstaltung in dieselbe Richtung geht, ist ein Muster, das Sie nur sehen, wenn Sie es nicht vertuschen. Die vollständige Erklärung finden Sie in Die Thekenkasse.

Was im Z-Bericht steht

Mit dem Abschluss wird der Z-Bericht festgeschrieben. Er erhält eine Nummer (Z-1, Z-2, …) und ändert sich danach nie mehr. Darin finden Sie:

• den Umsatz pro Mehrwertsteuersatz, mit dem Nettobetrag, der Mehrwertsteuer und dem Gesamtbetrag;
• den Umsatz pro Zahlungsart: bar, Karte, Bancontact Pay und alles andere jeweils getrennt;
• die Kassenschublade: Wechselgeld, Barverkäufe und Erstattungen, was hinein- und herausging, Soll, Ist und die Kassendifferenz.

Inhaber oder Verwalter finden jede Sitzung unter Kasse → Kassensitzungen, mit einer roten Kassendifferenz bei einem Fehlbetrag und einer orangefarbenen bei einem Überschuss. Dort gibt es auch die Schaltfläche Journal exportieren: eine CSV-Datei mit allen Kassenvorgängen eines Tages, für Ihre Buchhaltung. Wie Sie diese Ansicht lesen, steht in Kassensitzungen und Z-Berichte prüfen.

Ein Beispiel: das Vereinsessen mit zwei Kassen

Der Fußballverein veranstaltet ein Vereinsessen mit zwei Kassen am Eingang. Jede Kasse bekommt 150 Euro Wechselgeld.

Um Mitternacht zählt der Kassenwart 858 Euro: zehn Euro zu wenig. Er tippt 858 ein, notiert „vermutlich Wechselgeld im Andrang gegen sieben Uhr" als Bemerkung und schließt ab. Die rechte Kasse stimmt auf den Cent. Der Vorstand sieht am nächsten Morgen zwei Z-Berichte, mit den Kartenzahlungen getrennt ausgewiesen, und weiß genau, was auf dem Konto ankommen muss und was im Tresor liegt.

Drei Fehler, die Ihre Kassendifferenz unlesbar machen

• Das Wechselgeld auf null stehen lassen. Dann ist jede Differenz am Ende des Abends wertlos. Zählen Sie das Wechselgeld, bevor Sie öffnen.
• Geld aus der Schublade nehmen, ohne es zu buchen. Ein Schein für das Frittierfett wird sonst zu einem Fehlbetrag, den niemand erklären kann.
• Nicht abschließen. Eine Sitzung bleibt offen, bis jemand sie abschließt. Schließen Sie nach jeder Veranstaltung ab, auch wenn es spät ist: Am nächsten Tag weiß niemand mehr, was passiert ist.

Was es kostet

Die Thekenkasse mit Sitzungen und Z-Berichten ist in Passavo ab Start enthalten, für 9,00 € pro Monat, ohne Gebühr pro Ticket. Sie läuft im Browser auf einem gewöhnlichen Tablet oder Laptop; möchten Sie auch Kartenzahlungen annehmen, lesen Sie ein Zahlungsterminal an Ihrer Kasse. Was jeder Tarif enthält, steht auf der Seite Preise, und was ein Tagesabschluss genau ist, lesen Sie in der Wissensdatenbank.

Eine steuerliche Frage zu Ihrem Kassenbuch? Legen Sie den Z-Bericht Ihrer Buchhaltung vor: Sie weiß, was Ihr Verein aufbewahren muss.