Associazioni ed eventi
Chiusura di cassa dopo l'evento: rapporto Z e differenza
Chiusura di cassa dopo la Sua cena sociale o la Sua festa senza congetture: contare, confrontare con il cassetto e un rapporto Z chiaro per il tesoriere.
· 5 min di lettura
È mezzanotte e mezza. La cena sociale della squadra di calcio è finita, gli ultimi piatti sono nel lavello e al tavolo dell'ingresso il tesoriere siede con una cassetta dei soldi, una calcolatrice e un foglio pieno di cancellature. Mancano dei soldi. Oppure ce ne sono troppi. Nessuno lo sa con certezza, perché nessuno ricorda più quanto resto ci fosse nella cassetta alle cinque.
La chiusura di cassa è il momento meno emozionante del Suo evento, ed è proprio per questo che va storto così spesso. Chiudere la cassa bene richiede cinque minuti, se sa cosa fare: questo articolo spiega cosa contare, con cosa confrontarlo e che cosa Le resta poi in mano per il direttivo e per il commercialista.
Perché chiudere la cassa è più che contare i soldi
Contare da solo dice poco. Lei vuole sapere se ciò che conta corrisponde a ciò che è stato venduto. Per questo servono tre numeri:
- il fondo cassa: il resto che ha messo nel cassetto all'apertura;
- ciò che è atteso: fondo cassa, più le vendite in contanti, meno ciò che è stato rimborsato in contanti, più o meno il denaro entrato o uscito nel frattempo;
- ciò che conta: quello che a fine serata si trova davvero nel cassetto.
La differenza tra il secondo e il terzo numero è la Sua differenza di cassa. Con una cassetta e un foglietto di solito ha soltanto il terzo. Con una cassa che registra ogni vendita, li ha tutti e tre.
Come funziona una sessione di cassa in Passavo
La cassa al banco di Passavo lavora con le sessioni. Una sessione è un turno a una cassa: inizia con Apri la cassa, dove inserisce il Fondo cassa, e termina con la chiusura. Tutto ciò che accade in mezzo è legato a quella sessione: ogni vendita, ogni rimborso e ogni importo che registra in Cassetto come Entrata o Uscita — aggiungere resto, portare le banconote grandi in cassaforte, una spesa per il ghiaccio comprato al negozio dietro l'angolo.
Se ci sono due casse una accanto all'altra, ognuna ha la propria sessione. Sembra un dettaglio, ma fa la differenza tra «mancano venti euro» e «mancano venti euro alla cassa di sinistra».
La chiusura in tre passaggi
- Contare. Svuoti il cassetto e conti il denaro, meglio due volte e da due persone diverse. Non sottragga Lei il fondo cassa: lo fa la cassa.
- Confrontare. In fondo alla schermata della cassa trova Atteso nel cassetto. Metta il Suo conteggio accanto a quel numero. Se non corrisponde, cerchi prima le cause più comuni: resto sbagliato, denaro preso dal cassetto senza registrarlo, un pagamento in contanti battuto come carta, oppure una vendita mai battuta.
- Chiudere. Inserisca in Contato nel cassetto ciò che ha contato, aggiunga una spiegazione in Nota alla chiusura se ne ha una, e clicchi su Chiudi la cassa (rapporto Z).
Se non trova subito la causa di una differenza, la lasci semplicemente così. Una differenza di cassa viene conservata, non cancellata. Un singolo ammanco di pochi euro è un errore di conteggio; un ammanco che a ogni evento va nella stessa direzione è uno schema che vede solo se non lo nasconde. La spiegazione completa si trova in La cassa al banco.
Cosa contiene il rapporto Z
Alla chiusura il rapporto Z viene fissato. Riceve un numero (Z-1, Z-2, …) e da quel momento non cambia più. Vi trova:
- il fatturato per aliquota IVA, con l'importo senza IVA, l'IVA e il totale;
- il fatturato per metodo di pagamento: contanti, carta, Bancontact Pay e gli altri, ciascuno separato;
- il cassetto: fondo cassa, vendite e rimborsi in contanti, ciò che è entrato e uscito, l'atteso, il contato e la differenza di cassa.
Un proprietario o un amministratore ritrova ogni sessione in Cassa → Sessioni di cassa, con la differenza di cassa in rosso in caso di ammanco e in arancione in caso di eccedenza. Lì si trova anche il pulsante Esporta il giornale: un file CSV con tutti gli eventi di cassa di una giornata, per il Suo commercialista. Come leggere quella schermata è spiegato in Controllare le sessioni di cassa e i rapporti Z.
Un esempio: la cena sociale con due casse
La squadra di calcio organizza la sua cena sociale con due casse all'ingresso. Ogni cassa riceve 150 euro di resto.
| Cassa di sinistra | Importo |
|---|---|
| Fondo cassa | 150 |
| Vendite in contanti | 1.240 |
| Rimborsato in contanti (un ordine doppio) | −22 |
| Uscita: banconote in cassaforte alle otto | −500 |
| Atteso nel cassetto | 868 |
| Contato | 858 |
| Differenza di cassa | −10 |
A mezzanotte il tesoriere conta 858 euro: dieci euro in meno. Inserisce 858, scrive nella nota «probabilmente il resto durante la ressa verso le sette» e chiude. La cassa di destra torna al centesimo. La mattina dopo il direttivo vede due rapporti Z, con i pagamenti con carta separati, e sa esattamente quanto deve arrivare sul conto e quanto si trova in cassaforte.
Tre errori che rendono illeggibile la differenza di cassa
- Lasciare il fondo cassa a zero. In quel caso ogni differenza a fine serata non ha senso. Conti il resto prima di aprire.
- Prendere denaro dal cassetto senza registrarlo. Una banconota per l'olio della friggitrice diventa altrimenti un ammanco che nessuno sa spiegare.
- Non chiudere. Una sessione resta aperta finché qualcuno non la chiude. Chiuda dopo ogni evento, anche se è tardi: il giorno dopo nessuno ricorda più cosa è successo.
Quanto costa
La cassa al banco con sessioni e rapporti Z è inclusa in Passavo a partire da Avvio, per 9,00 € al mese, senza costi per biglietto. Funziona nel browser su un normale tablet o portatile; se desidera accettare anche le carte, legga un terminale di pagamento collegato alla Sua cassa. Cosa comprende ogni formula è indicato nella pagina prezzi, e che cosa sia esattamente una chiusura giornaliera lo trova nella base di conoscenza.
Ha una domanda fiscale sul Suo registro di cassa? Sottoponga il rapporto Z al Suo commercialista: saprà cosa deve conservare la Sua associazione.
