Fermeture de caisse après l'événement : rapport Z et écart

Il est minuit et demi. Le repas associatif est terminé, les dernières assiettes sont à la plonge et, à la table d'entrée, le trésorier est assis devant une caisse en métal, une calculatrice et une feuille couverte de ratures. Il manque de l'argent. Ou il y en a trop. Personne n'en est sûr, car plus personne ne sait combien de monnaie il y avait dans la caisse à cinq heures.

La fermeture de caisse est le moment le moins palpitant de votre événement, et c'est justement pour cela qu'elle tourne si souvent mal. Cet article explique comment réussir votre clôture de caisse en cinq minutes : ce que vous comptez, avec quoi vous le comparez, et ce que vous avez ensuite noir sur blanc pour votre comité et votre comptable.

Pourquoi la fermeture de caisse ne se résume pas à compter l'argent

Compter, à lui seul, ne dit pas grand-chose. Vous voulez savoir si ce que vous comptez correspond à ce qui a été vendu. Pour cela, il vous faut trois chiffres :

1. le fonds de caisse : la monnaie que vous avez mise dans le tiroir à l'ouverture ;
2. ce qui est attendu : le fonds de caisse, plus les ventes en espèces, moins ce qui a été remboursé en espèces, plus ou moins l'argent entré ou sorti en cours de route ;
3. ce que vous comptez : ce qui se trouve réellement dans le tiroir à la fin.

La différence entre le deuxième et le troisième chiffre, c'est votre écart de caisse. Avec une caisse en métal et un bout de papier, vous n'avez en général que le troisième. Avec une caisse qui enregistre chaque vente, vous avez les trois.

Le déroulement d'une session de caisse dans Passavo

La caisse du guichet de Passavo fonctionne par sessions. Une session, c'est un service à une caisse : elle commence par Ouvrir la caisse, où vous saisissez le Fonds de caisse, et elle se termine à la clôture. Tout ce qui se passe entre les deux est rattaché à cette session : chaque vente, chaque remboursement, et chaque montant que vous enregistrez sous Tiroir avec Entrée ou Sortie — ajouter de la monnaie, mettre les gros billets au coffre, payer de la glace achetée au magasin du coin.

Si deux caisses se trouvent côte à côte, chacune a sa propre session. Cela semble un détail, mais c'est toute la différence entre « il manque vingt euros » et « il manque vingt euros à la caisse de gauche ».

La clôture en trois étapes

1. Compter. Videz le tiroir et comptez l'argent, idéalement deux fois, par deux personnes différentes. Ne déduisez pas vous-même le fonds de caisse : la caisse s'en charge.
2. Comparer. En bas de l'écran de caisse figure Attendu dans le tiroir. Mettez votre comptage à côté. Si cela ne correspond pas, cherchez d'abord les causes habituelles : une erreur de rendu de monnaie, de l'argent retiré du tiroir sans enregistrement, un paiement en espèces encodé comme paiement par carte, ou une vente qui n'a pas été encodée.
3. Clôturer. Saisissez dans Compté dans le tiroir ce que vous avez compté, ajoutez une explication dans Remarque de clôture si vous en avez une, et cliquez sur Clôturer la caisse (rapport Z).

Si vous ne trouvez pas tout de suite l'origine d'un écart, laissez-le tel quel. Un écart de caisse est conservé, pas effacé. Un manque de quelques euros une fois, c'est une erreur de comptage ; un manque qui va dans le même sens à chaque événement, c'est une tendance que vous ne voyez que si vous ne la camouflez pas. L'explication complète se trouve dans La caisse du guichet.

Ce que contient le rapport Z

À la clôture, le rapport Z est figé. Il reçoit un numéro (Z-1, Z-2, …) et ne change plus jamais ensuite. Vous y trouvez :

• le chiffre d'affaires par taux de TVA, avec le montant hors TVA, la TVA et le total ;
• le chiffre d'affaires par mode de paiement : espèces, carte, Bancontact Pay et le reste, chacun séparément ;
• le tiroir-caisse : fonds de caisse, ventes et remboursements en espèces, entrées et sorties, montant attendu, montant compté et écart de caisse.

Un propriétaire ou un gestionnaire retrouve chaque session sous Caisse → Sessions de caisse, avec un écart de caisse en rouge en cas de manque et en orange en cas d'excédent. C'est là aussi que se trouve le bouton Exporter le journal : un fichier CSV avec tous les événements de caisse d'une journée, pour votre comptable. La façon de lire cet écran est expliquée dans Consulter les sessions de caisse et les rapports Z.

Un exemple : le repas associatif avec deux caisses

Le club de foot organise un repas associatif avec deux caisses à l'entrée. Chaque caisse reçoit 150 euros de monnaie.

À minuit, le trésorier compte 858 euros : dix euros de moins que prévu. Il saisit 858, note « probablement une erreur de monnaie pendant le rush vers dix-neuf heures » dans la remarque, et clôture. La caisse de droite tombe juste au centime près. Le lendemain matin, le comité voit deux rapports Z, avec les paiements par carte à part, et sait exactement ce qui doit arriver sur le compte et ce qui se trouve au coffre.

Trois erreurs qui rendent votre écart de caisse illisible

• Laisser le fonds de caisse à zéro. Tout écart en fin de soirée n'a alors plus aucun sens. Comptez la monnaie avant d'ouvrir.
• Retirer de l'argent du tiroir sans l'enregistrer. Un billet pour l'huile de la friteuse devient sinon un manque que personne ne peut expliquer.
• Ne pas clôturer. Une session reste ouverte jusqu'à ce que quelqu'un la clôture. Clôturez après chaque événement, même s'il est tard : le lendemain, plus personne ne se souvient de ce qui s'est passé.

Ce que cela coûte

La caisse du guichet avec sessions et rapports Z est incluse dans Passavo à partir de Départ, pour 9,00 € par mois, sans montant par billet. Elle fonctionne dans le navigateur sur une tablette ou un ordinateur portable ordinaire ; si vous voulez aussi accepter les cartes, lisez un terminal de paiement pour votre caisse. Ce que comprend chaque formule figure sur la page tarifs, et ce qu'est exactement une clôture journalière, vous le découvrirez dans la base de connaissances.

Une question fiscale sur votre livre de caisse ? Soumettez le rapport Z à votre comptable : il sait ce que votre association doit conserver.