Kassa afsluiten na je event: Z-rapport en kasverschil

Het is half één. Het eetfestijn is voorbij, de laatste borden staan in de afwas en aan de inkomtafel zit de penningmeester met een geldkistje, een rekenmachine en een vel papier vol doorhalingen. Er ontbreekt geld. Of er is te veel. Niemand weet het zeker, want niemand weet meer hoeveel wisselgeld er om vijf uur in het kistje zat.

De kassa afsluiten is het minst spannende moment van je event, en net daarom gaat het zo vaak mis. Dit artikel legt uit hoe je het in vijf minuten goed doet: wat je telt, waarmee je het vergelijkt, en wat je daarna op papier hebt voor je bestuur en je boekhouder.

Waarom de kassa afsluiten meer is dan geld tellen

Tellen alleen zegt weinig. Je wil weten of wat je telt, klopt met wat er verkocht werd. Daarvoor heb je drie getallen nodig:

1. de beginkas: het wisselgeld dat je bij het openen in de lade legde;
2. wat er verwacht wordt: beginkas, plus de contante verkopen, min wat contant teruggegeven werd, plus of min het geld dat er tussendoor in of uit ging;
3. wat je telt: wat er aan het eind echt in de lade ligt.

Het verschil tussen het tweede en het derde getal is je kasverschil. Met een geldkistje en een papiertje heb je meestal alleen het derde. Met een kassa die elke verkoop bijhoudt, heb je ze alle drie.

Zo verloopt een kassasessie in Passavo

De balie-kassa van Passavo werkt met sessies. Een sessie is één dienst aan één kassa: ze begint bij Kassa openen, waar je de beginkas intypt, en ze eindigt bij de afsluiting. Alles daartussen hangt aan die sessie: elke verkoop, elke teruggave, en elk bedrag dat je bij Lade met Erin of Eruit boekt — wisselgeld bijleggen, grote biljetten naar de kluis brengen, een uitgave voor ijs uit de winkel om de hoek.

Staan er twee kassa's naast elkaar, dan heeft elk haar eigen sessie. Dat lijkt een detail, maar het maakt het verschil tussen "er ontbreekt twintig euro" en "er ontbreekt twintig euro aan de linkerkassa".

De afsluiting in drie stappen

1. Tellen. Haal de lade leeg en tel het geld, het liefst twee keer, door twee verschillende mensen. Trek de beginkas er niet zelf af: de kassa doet dat.
2. Vergelijken. Onderaan het kassascherm staat Verwacht in de lade. Leg je telling ernaast. Klopt het niet, zoek dan eerst de gewone oorzaken: verkeerd wisselgeld, geld uit de lade zonder boeking, een contante betaling die als kaart aangeslagen werd, of een verkoop die niet aangeslagen werd.
3. Afsluiten. Typ bij Geteld in de lade wat je telde, zet een verklaring bij Opmerking bij het afsluiten als je er een hebt, en klik op Kassa afsluiten (Z-rapport).

Vind je een verschil niet meteen, laat het dan gewoon staan. Een kasverschil wordt bewaard, niet weggewerkt. Eén tekort van een paar euro is een telfout; een tekort dat elk event dezelfde kant op gaat, is een patroon dat je pas ziet als je het niet wegmoffelt. De volledige uitleg staat in De balie-kassa.

Wat er in het Z-rapport staat

Bij het afsluiten ligt het Z-rapport vast. Het krijgt een nummer (Z-1, Z-2, …) en verandert daarna nooit meer. Je vindt er:

• de omzet per btw-tarief, met het bedrag zonder btw, de btw en het totaal;
• de omzet per betaalwijze: contant, kaart, Bancontact Pay en de rest elk apart;
• de kassalade: beginkas, contante verkopen en teruggaves, wat erin en eruit ging, verwacht, geteld en het kasverschil.

Een eigenaar of beheerder vindt elke sessie terug onder Kassa → Kassasessies, met een rood kasverschil bij een tekort en een oranje bij een overschot. Daar staat ook de knop Journaal exporteren: een CSV met alle kassagebeurtenissen van een dag, voor je boekhouder. Hoe je dat scherm leest, staat in Kassasessies en Z-rapporten nakijken.

Een voorbeeld: het eetfestijn met twee kassa's

De voetbalclub houdt een eetfestijn met twee kassa's aan de ingang. Elke kassa krijgt 150 euro wisselgeld.

Om middernacht telt de penningmeester 858 euro: tien euro te weinig. Hij typt 858 in, schrijft "vermoedelijk wisselgeld bij de drukte rond zeven uur" bij de opmerking, en sluit af. De rechterkassa klopt tot op de cent. Het bestuur ziet de volgende ochtend twee Z-rapporten, met de kaartbetalingen apart, en weet precies wat er op de rekening moet komen en wat er in de kluis ligt.

Drie fouten die je kasverschil onleesbaar maken

• De beginkas op nul laten staan. Dan is elk verschil aan het eind van de avond onzin. Tel het wisselgeld voor je opent.
• Geld uit de lade halen zonder het te boeken. Een briefje voor de frituurolie wordt anders een tekort dat niemand kan verklaren.
• Niet afsluiten. Een sessie blijft openstaan tot iemand ze afsluit. Sluit na elk event af, ook als het laat is: de volgende dag weet niemand nog wat er gebeurde.

Wat het kost

De balie-kassa met sessies en Z-rapporten zit in Passavo vanaf Start, voor € 9,00 per maand, zonder bedrag per ticket. Ze draait in de browser op een gewone tablet of laptop; wil je ook kaarten aannemen, lees dan een betaalterminal aan je kassa. Wat elke formule bevat, staat op de pagina prijzen, en wat een dagafsluiting precies is, lees je in de kennisbank.

Een fiscale vraag over je kasboek? Leg het Z-rapport voor aan je boekhouder: die weet wat jouw vereniging moet bijhouden.