Veiligheid van cashless: is saldo op een pas veilig?

Op de bestuursvergadering van de fanfare ligt het voorstel op tafel: het zomerfeest zonder jetons, met saldo op de pas. De penningmeester knikt, maar heeft vragen. Waar staat dat geld? Wat als iemand zijn telefoon verliest? Wat als de wifi uitvalt op het drukste moment? En kan iemand twee keer betalen, of juist niet betalen?

Dat zijn de goede vragen. De veiligheid van cashless hangt niet af van één slot op één deur, maar van wat er gebeurt op die vier momenten. Hieronder staat hoe het werkt met cashless betalen bij Passavo, ook waar het systeem een keuze van jou vraagt.

Waar staat het geld van je bezoekers?

Bij jou, van het eerste moment af. Wie vijftig euro op zijn pas zet, betaalt via jouw betaalprovider, op jouw rekening. Het geld passeert Passavo nergens en blijft nergens bij ons staan.

Wat je in de backoffice ziet, is dus geen rekening met geld erop, maar een boekhouding van wat een bezoeker bij jou tegoed heeft voor dat ene event. Saldo komt ook pas op de pas wanneer de betaling bevestigd is, en een testbetaling levert geen saldo op.

Wat als iemand zijn pas verliest?

Het saldo hangt aan de code van het ticket, niet aan een persoon. Wie die code heeft, op papier of op een gevonden telefoon, kan ermee betalen. Dat is hetzelfde als bij jetons, met één groot verschil: een pas kun je blokkeren.

1. Ga in de backoffice naar Kassa → Pas blokkeren.
2. Zoek op naam, e-mailadres, bestelreferentie of ticketcode.
3. Tik op Blokkeren en vul een korte reden in.

Vanaf dan krijgt de kassier bij het scannen meteen de melding dat de pas geblokkeerd is. Opladen, betalen en teruggeven gaan niet meer, en het saldo blijft onaangeroerd staan. Herken je de eigenaar, dan betaalt een eigenaar of beheerder het restant terug met Restant terugbetalen. Duikt het ticket weer op, dan is er Deblokkeren.

En de link Saldo opladen op de pas? Wie die link heeft, kan geld op de pas zetten en het saldo zien. Er staat geen naam of e-mailadres op die pagina, en aan de toog betalen kan er niet mee: daarvoor is de QR-code op het ticket nodig.

Kan er dubbel afgerekend worden?

Een kassa aan een toog hangt vaak aan wifi die het net niet doet. Ze stuurt een boeking, krijgt geen antwoord en stuurt ze opnieuw. Elke boeking draagt daarom een eigen kenmerk: komt dezelfde boeking nog eens binnen, dan wordt ze herkend en niet opnieuw geteld. Een dubbele tik op het scherm levert om dezelfde reden één boeking op.

Scannen vier toogjes tegelijk dezelfde pas, dan worden ze na elkaar verwerkt, zodat dezelfde tien euro niet twee keer uitgegeven wordt. Is het saldo te laag, dan gaat de hele verkoop niet door: geen bon en geen afboeking tot nul, maar een duidelijke melding aan je barvrijwilliger.

Wat gebeurt er als het netwerk wegvalt?

De kassa in je browser heeft altijd netwerk nodig en boekt nooit onder nul. Zonder netwerk gaat er dus niets van een pas af. Voor toestellen die wel zonder netwerk afrekenen, kies je per event een plafond in het blok Betalen zonder netwerk: hoeveel één toestel zonder netwerk van één pas mag afboeken.

Een rekenvoorbeeld. Je zet het plafond op 5 euro en werkt met drie toestellen.

5 euro × 3 toestellen = hoogstens 15 euro per pas zonder netwerk

Dat is het slechtste geval, en je kent het vooraf. Alleen een eigenaar of beheerder kan het plafond wijzigen, niet een vrijwilliger die een lange rij ziet staan. Wil je geen enkel risico, dan vul je 0 in. Komt het netwerk terug, dan komt elke afboeking precies één keer in je grootboek, en wat te ver ging, zie je als Offline tekort in je afrekening. Lees ook hoe je tickets scant zonder netwerk.

Kan er met de cijfers gerommeld worden?

Een boeking verdwijnt nooit. Een vergissing wordt rechtgezet met een tegenboeking: de foute regel blijft staan, met tijdstip en reden, en de correctie komt erbij. Staat er een bezoeker aan je toog die zegt dat hij twee keer betaald heeft, dan laat je regel voor regel zien wat er gebeurd is.

Op het einde van de avond lees je alles onder Kassa → Consumptiesaldo, en die cijfers tellen altijd op:

opgeladen − uitgegeven − teruggegeven = blijft staan

Ook de rollen beschermen je. Blokkeren mag iedereen die bestellingen mag bekijken, want blokkeren beschermt alleen. Terugbetalen en deblokkeren geven geld vrij, en dat mogen alleen de eigenaar en de beheerder.

Krijgt je bezoeker zijn geld terug?

Ja, en dat is ook veiligheid: wie weet dat hij zijn restsaldo terugkrijgt, laadt met meer vertrouwen op. Hij tikt op zijn pas of in zijn mail op Restsaldo terugvragen, binnen het venster dat jij per event kiest. Wat online betaald werd, gaat terug langs dezelfde betaalweg; contant opgeladen geld wordt een overschrijving, en het rekeningnummer wordt nagekeken voor het bewaard wordt. Een geblokkeerde pas kan niet via die knop terugvragen, zodat een vinder het geld niet naar zijn eigen rekening kan laten overschrijven.

Waar begin je?

1. Lees in de handleiding hoe het consumptiesaldo werkt, en zet het blokkeren alvast in je draaiboek voor de infostand.
2. Zet cashless aan voor je event en kies je plafond zonder netwerk.
3. Vergelijk je nog met jetons of polsbandjes? Lees dan hoe je een cashless betaalsysteem kiest.

Cashless koop je per event bij vanaf € 49,00, zonder percentage op het saldo, en het zit inbegrepen in de formule Pro. Alles staat op de pagina prijzen.