Cashless betaalsysteem voor je festival: hoe kies je?

Je jeugdhuis organiseert een openluchtfestival: twaalfhonderd bezoekers, drie toogjes, een frietkraam en een cocktailbar. Vorig jaar draaide alles op jetons. Om acht uur stond er een rij van twintig minuten aan de jetonkassa, en om drie uur 's nachts zat de penningmeester nog muntjes te tellen. Dit jaar wil het bestuur een cashless betaalsysteem voor het festival. Maar welk?

Welke vormen van cashless betalen op een festival zijn er?

Grofweg vier. Ze verschillen vooral in wat je bezoeker in zijn hand heeft en waar het geld staat.

Jetons zijn vertrouwd, maar het zijn eigenlijk geen cashless betalingen: het cash verhuist alleen van de toog naar de jetonkassa. Een betaalterminal aan elke toog werkt goed, maar elke pint wordt een kaartbetaling van een paar seconden, en op het drukste moment telt elke seconde. Een chip in een polsbandje is snel, maar je huurt of koopt de bandjes en de lezers, en iemand moet ze uitdelen en opladen.

Saldo op het ticket gebruikt wat er al is: de QR-code op het ticket, op papier of in Apple Wallet of Google Wallet. Er komt geen bandje bij.

Vijf vragen voor je kiest

1. Waar staat het geld van je bezoekers? Bij jou, of bij een platform dat het na het festival doorstort? Het eerste is eenvoudiger: geen wachten, geen tussenpersoon.
2. Wat kost het? Een vast bedrag per event, of een percentage van alles wat er opgeladen wordt? Bij een geslaagd festival scheelt dat veel.
3. Hoe laadt een bezoeker op? Alleen aan een oplaadpunt op het terrein, of ook vooraf, thuis, of samen met zijn ticket? Elke euro die vooraf opgeladen wordt, is een persoon minder in de rij.
4. Wat gebeurt er met wat overblijft? Krijgt je bezoeker het terug, en hoe? Wie geen duidelijk antwoord krijgt, laadt de volgende keer minder op.
5. Wat als het netwerk wegvalt? Op een wei met duizend telefoons is dat geen theorie.

Zo werkt saldo op het ticket

Met cashless betalen bij Passavo hangt het saldo aan het ticket van je bezoeker, binnen dat ene event.

• Opladen bij de aankoop. Wie online een ticket koopt, ziet bij het afrekenen Saldo op je pas zetten. Het saldo zit in dezelfde betaling, zonder btw, en staat op het eerste ticket van de bestelling.
• Zelf online opladen. Op de wallet-pas en in de ticketmail staat een link Saldo opladen. Je bezoeker zet er geld op vanaf zijn telefoon, ook wanneer hij al op het terrein staat.
• Opladen aan je oplaadpunt. Een vrijwilliger scant het ticket, kiest een bedrag en rekent af: contant, met de betaalterminal of, in België, met Bancontact Pay.
• Betalen aan de toog. De bestelling wordt aangeslagen zoals altijd; je barvrijwilliger scant de pas en het bedrag gaat eraf. Is er te weinig saldo, dan gaat de verkoop niet door.
• Terugvragen na afloop. Wat er overblijft, vraagt je bezoeker zelf terug met de knop Restsaldo terugvragen op zijn pas of in zijn mail, binnen het venster dat jij per event kiest. Online betaald geld gaat terug langs dezelfde betaalweg; contant opgeladen geld wordt een overschrijving.

Het geld komt binnen bij jouw betaalprovider, op jouw rekening. Het passeert Passavo nergens.

En zonder netwerk?

Voor kassatoestellen die zonder netwerk afrekenen, kies je per event een plafond: hoeveel één toestel zonder netwerk van één pas mag afboeken. Komt het netwerk terug, dan wordt alles één keer geboekt, en wat te ver ging, zie je in je afrekening. Lees ook hoe je tickets scant zonder netwerk.

Een rekenvoorbeeld

Neem het festival van hierboven: 1.200 betaalde tickets, en gemiddeld 25 euro opgeladen per bezoeker. Dat is 30.000 euro aan saldo.

Een verzonnen systeem dat 5 procent afhoudt van alles wat er opgeladen wordt, kost je dan 1.500 euro, en meer naarmate je festival beter draait.

Bij Passavo betaal je een vast bedrag per event, volgens het aantal betaalde tickets van dat event:

Er gaat geen percentage af van het saldo. Bij de formule Pro zit cashless inbegrepen voor al je events. De kosten van je betaalprovider voor online en kaartbetalingen blijven, zoals bij elk systeem: zie welke betaalprovider je kiest.

Waar je begint

1. Zet je drank en je eten klaar als producten, met per toog het juiste assortiment: zie verkopen aan de bar.
2. Zet cashless aan voor je event en kies de trede die past bij je verwachte ticketverkoop.
3. Lees in de handleiding hoe het consumptiesaldo werkt, met het venster voor terugvragen en het plafond zonder netwerk.

Organiseer je eerder een fuif of een eetfestijn? Lees dan cashless aan de toog: hetzelfde systeem, op kleinere schaal.