Sistema de pagamento cashless no festival: como escolher

A sua associação juvenil organiza um festival ao ar livre: mil e duzentos visitantes, três bares, uma banca de batatas fritas e um bar de cocktails. No ano passado tudo funcionava com senhas. Às oito da noite havia vinte minutos de fila na caixa das senhas, e às três da manhã o tesoureiro ainda contava fichas de plástico. Este ano a direção quer um sistema de pagamento cashless para o festival. Mas qual?

Que tipos de pagamento cashless existem para um festival?

Grosso modo, quatro. Diferem sobretudo no que o visitante tem na mão e em onde está o dinheiro.

As senhas são conhecidas, mas na verdade não são cashless: o numerário apenas passa do bar para a caixa das senhas. Um terminal de pagamento em cada bar funciona bem, mas cada cerveja torna-se um pagamento com cartão de alguns segundos, e no momento de maior afluência cada segundo conta. Um chip numa pulseira é rápido, mas é preciso alugar ou comprar pulseiras e leitores, e alguém tem de as distribuir e carregar.

O saldo no bilhete usa o que já existe: o código QR do bilhete, em papel ou no Apple Wallet ou Google Wallet. Não é preciso pulseira.

Cinco perguntas antes de escolher

1. Onde está o dinheiro dos seus visitantes? Consigo, ou numa plataforma que o transfere depois do festival? A primeira opção é mais simples: sem esperas e sem intermediários.
2. Quanto custa? Um valor fixo por evento, ou uma percentagem de tudo o que é carregado? Num festival bem-sucedido, a diferença é grande.
3. Como carrega um visitante? Só num ponto de carregamento no recinto, ou também antecipadamente, a partir de casa, ou juntamente com o bilhete? Cada euro carregado antecipadamente é uma pessoa a menos na fila.
4. O que acontece ao que sobra? O visitante recebe-o de volta, e como? Quem não recebe uma resposta clara carregará menos da próxima vez.
5. E se a rede falhar? Num relvado com mil telemóveis, não é uma pergunta teórica.

Como funciona o saldo no bilhete

Com o pagamento cashless da Passavo, o saldo fica associado ao bilhete do seu visitante, dentro desse evento.

• Carregar na compra. Quem compra um bilhete online vê, ao pagar, Carregar saldo no seu passe. O saldo faz parte do mesmo pagamento, sem IVA, e vai para o primeiro bilhete da encomenda.
• Carregar online por conta própria. O passe da wallet e o e-mail dos bilhetes têm uma ligação Carregar saldo. O visitante adiciona dinheiro a partir do telemóvel, mesmo quando já está no recinto.
• Carregar no seu ponto de carregamento. Um voluntário lê o bilhete, escolhe um valor e cobra: em numerário, com o terminal de pagamento ou, na Bélgica, com Bancontact Pay.
• Pagar no bar. O pedido é registado como sempre; o voluntário lê o passe e o valor é descontado. Se o saldo não chegar, a venda não se concretiza.
• Pedir o resto de volta. O que sobrar, o visitante pede-o ele próprio com o botão Pedir a devolução do saldo restante no passe ou no e-mail, dentro do prazo que define para cada evento. O dinheiro pago online volta pela mesma via; o carregado em numerário é devolvido por transferência.

O dinheiro entra no seu prestador de pagamentos, na sua conta. Nunca passa pela Passavo.

E sem rede?

Para os dispositivos de caixa que cobram sem rede, define-se por evento um limite: quanto um dispositivo pode descontar de um passe sem rede. Quando a rede volta, tudo é registado uma única vez, e o que ultrapassou o limite aparece no seu relatório. Leia também como ler bilhetes sem rede.

Um exemplo de cálculo

Tome o festival acima: 1.200 bilhetes pagos e, em média, 25 euros carregados por visitante. São 30.000 euros de saldo.

Um sistema inventado que retém 5 por cento de tudo o que é carregado custar-lhe-ia 1.500 euros, e mais quanto melhor correr o festival.

Com a Passavo paga um valor fixo por evento, de acordo com o número de bilhetes pagos desse evento:

Não é descontada qualquer percentagem do saldo. No plano Pro, o cashless está incluído para todos os seus eventos. As comissões do seu prestador de pagamentos para pagamentos online e com cartão mantêm-se, como em qualquer sistema: veja que prestador de pagamentos escolher.

Por onde começar

1. Crie as bebidas e a comida como produtos, com o sortido certo em cada bar: veja vender no bar.
2. Ative o cashless para o seu evento e escolha o escalão que corresponde às vendas de bilhetes que espera.
3. Leia no manual como funciona o saldo do bar, com o prazo de devolução e o limite sem rede.

Organiza antes uma festa ou um jantar de angariação de fundos? Leia pagar no bar sem dinheiro: o mesmo sistema, numa escala mais pequena.