Bargeldloses Bezahlsystem für Ihr Festival: so wählen Sie

Ihr Jugendzentrum veranstaltet ein Open-Air-Festival: zwölfhundert Besucher, drei Theken, eine Pommesbude und eine Cocktailbar. Letztes Jahr lief alles über Wertmarken. Um acht Uhr stand man zwanzig Minuten an der Markenkasse an, und um drei Uhr nachts zählte der Kassenwart noch Plastikmünzen. Dieses Jahr möchte der Vorstand ein bargeldloses Bezahlsystem für das Festival. Aber welches?

Welche Arten von bargeldlosem Bezahlen gibt es auf einem Festival?

Grob gesagt vier. Sie unterscheiden sich vor allem darin, was Ihr Besucher in der Hand hält und wo das Geld liegt.

Wertmarken sind vertraut, aber eigentlich nicht bargeldlos: Das Bargeld wandert nur von der Theke zur Markenkasse. Ein Kartenterminal an jeder Theke funktioniert gut, aber jedes Bier wird zu einer Kartenzahlung von ein paar Sekunden, und im größten Andrang zählt jede Sekunde. Ein Chip im Armband ist schnell, aber Sie mieten oder kaufen Armbänder und Lesegeräte, und jemand muss sie ausgeben und aufladen.

Guthaben auf dem Ticket nutzt, was schon da ist: den QR-Code auf dem Ticket, auf Papier oder in Apple Wallet oder Google Wallet. Ein Armband braucht es nicht.

Fünf Fragen, bevor Sie sich entscheiden

1. Wo liegt das Geld Ihrer Besucher? Bei Ihnen oder bei einer Plattform, die es nach dem Festival auszahlt? Das Erste ist einfacher: kein Warten, kein Zwischenhändler.
2. Was kostet es? Einen festen Betrag pro Veranstaltung oder einen Prozentsatz von allem, was aufgeladen wird? Bei einem erfolgreichen Festival macht das viel aus.
3. Wie lädt ein Besucher auf? Nur an einer Aufladestation auf dem Gelände, oder auch vorab, von zu Hause, oder zusammen mit dem Ticket? Jeder Euro, der vorab aufgeladen wird, ist eine Person weniger in der Schlange.
4. Was passiert mit dem Rest? Bekommt Ihr Besucher ihn zurück, und wie? Wer keine klare Antwort bekommt, lädt beim nächsten Mal weniger auf.
5. Was, wenn das Netz ausfällt? Auf einer Wiese mit tausend Handys ist das keine theoretische Frage.

So funktioniert Guthaben auf dem Ticket

Beim bargeldlosen Bezahlen mit Passavo hängt das Guthaben am Ticket Ihres Besuchers, innerhalb dieser einen Veranstaltung.

• Beim Kauf aufladen. Wer online ein Ticket kauft, sieht an der Kasse Guthaben auf Ihren Pass laden. Das Guthaben ist Teil derselben Zahlung, ohne Mehrwertsteuer, und landet auf dem ersten Ticket der Bestellung.
• Selbst online aufladen. Auf dem Wallet-Pass und in der Ticket-E-Mail steht ein Link Guthaben aufladen. Ihr Besucher lädt vom Handy aus Geld auf, auch wenn er schon auf dem Gelände ist.
• An Ihrer Aufladestation aufladen. Ein Helfer scannt das Ticket, wählt einen Betrag und kassiert: bar, am Kartenterminal oder, in Belgien, mit Bancontact Pay.
• An der Theke bezahlen. Die Bestellung wird wie immer erfasst; Ihr Thekenhelfer scannt den Pass, und der Betrag wird abgebucht. Reicht das Guthaben nicht, geht der Verkauf nicht durch.
• Danach zurückfordern. Was übrig bleibt, fordert Ihr Besucher selbst mit der Schaltfläche Restguthaben zurückfordern auf seinem Pass oder in seiner E-Mail zurück, innerhalb der Frist, die Sie pro Veranstaltung festlegen. Online gezahltes Geld geht auf demselben Weg zurück; bar aufgeladenes Geld wird überwiesen.

Das Geld geht bei Ihrem Zahlungsanbieter ein, auf Ihr Konto. Es läuft nie über Passavo.

Und ohne Netz?

Für Kassengeräte, die ohne Netz kassieren, legen Sie pro Veranstaltung ein Limit fest: wie viel ein Gerät ohne Netz von einem Pass abbuchen darf. Kommt das Netz zurück, wird alles genau einmal gebucht, und was zu weit ging, sehen Sie in Ihrer Abrechnung. Lesen Sie auch, wie Sie Tickets ohne Netz scannen.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen Sie das Festival von oben: 1.200 bezahlte Tickets und durchschnittlich 25 Euro Guthaben pro Besucher. Das sind 30.000 Euro Guthaben.

Ein erfundenes System, das 5 Prozent von allem Aufgeladenen einbehält, kostet Sie dann 1.500 Euro – und mehr, je besser Ihr Festival läuft.

Bei Passavo zahlen Sie einen festen Betrag pro Veranstaltung, je nach Zahl der bezahlten Tickets dieser Veranstaltung:

Vom Guthaben geht kein Prozentsatz ab. Im Tarif Pro ist cashless für alle Ihre Veranstaltungen inbegriffen. Die Gebühren Ihres Zahlungsanbieters für Online- und Kartenzahlungen bleiben, wie bei jedem System: siehe welchen Zahlungsanbieter Sie wählen.

Wo Sie anfangen

1. Legen Sie Getränke und Speisen als Produkte an, mit dem passenden Sortiment an jeder Theke: siehe Verkaufen an der Theke.
2. Schalten Sie cashless für Ihre Veranstaltung ein und wählen Sie die Stufe, die zu Ihrem erwarteten Ticketverkauf passt.
3. Lesen Sie im Handbuch, wie das Verzehrguthaben funktioniert, mit der Rückforderungsfrist und dem Limit ohne Netz.

Veranstalten Sie zuerst eine Party oder ein Vereinsessen? Lesen Sie cashless an der Theke: dasselbe System, in kleinerem Maßstab.