Sistema di pagamento cashless per festival: come scegliere

Il Suo centro giovanile organizza un festival all'aperto: milleduecento visitatori, tre bar, un chiosco di patatine e un cocktail bar. L'anno scorso tutto funzionava a gettoni. Alle otto di sera c'erano venti minuti di coda alla cassa dei gettoni, e alle tre di notte il tesoriere stava ancora contando monetine di plastica. Quest'anno il direttivo vuole un sistema di pagamento cashless per il festival. Ma quale?

Quali tipi di pagamento cashless esistono per un festival?

Grosso modo quattro. Si distinguono soprattutto per ciò che il visitatore ha in mano e per dove si trovano i soldi.

I gettoni sono familiari, ma in realtà non sono cashless: il contante passa solo dal bar alla cassa dei gettoni. Un terminale di pagamento a ogni bar funziona bene, ma ogni birra diventa un pagamento con carta di qualche secondo, e nel momento di punta ogni secondo conta. Un chip nel braccialetto è rapido, ma braccialetti e lettori vanno noleggiati o comprati, e qualcuno deve distribuirli e ricaricarli.

Il saldo sul biglietto usa ciò che c'è già: il codice QR del biglietto, su carta o in Apple Wallet o Google Wallet. Nessun braccialetto in più.

Cinque domande prima di scegliere

1. Dove si trovano i soldi dei Suoi visitatori? Da Lei, o presso una piattaforma che li versa dopo il festival? La prima soluzione è più semplice: nessuna attesa, nessun intermediario.
2. Quanto costa? Un importo fisso per evento, o una percentuale su tutto ciò che viene ricaricato? In un festival ben riuscito la differenza è notevole.
3. Come ricarica un visitatore? Solo a un punto di ricarica sul posto, o anche in anticipo, da casa, o insieme al biglietto? Ogni euro ricaricato in anticipo è una persona in meno in coda.
4. Che fine fa il saldo residuo? Il visitatore lo riavrà, e come? Chi non riceve una risposta chiara, la volta successiva ricaricherà di meno.
5. E se la rete cade? In un prato con mille telefoni non è una domanda teorica.

Come funziona il saldo sul biglietto

Con il pagamento cashless di Passavo il saldo è legato al biglietto del visitatore, all'interno di quel singolo evento.

• Ricaricare all'acquisto. Chi compra un biglietto online vede al momento del pagamento Caricare saldo sulla Sua tessera. Il saldo fa parte dello stesso pagamento, senza IVA, e va sul primo biglietto dell'ordine.
• Ricaricare da soli online. Sulla tessera wallet e nell'e-mail dei biglietti c'è un link Ricaricare il saldo. Il visitatore aggiunge denaro dal telefono, anche quando è già sul posto.
• Ricaricare al Suo punto di ricarica. Un volontario scansiona il biglietto, sceglie un importo e incassa: in contanti, con il terminale di pagamento o, in Belgio, con Bancontact Pay.
• Pagare al bar. L'ordine viene battuto come sempre; il volontario scansiona la tessera e l'importo viene scalato. Se il saldo non basta, la vendita non va a buon fine.
• Richiederlo indietro dopo l'evento. Ciò che resta, il visitatore lo richiede da solo con il pulsante Richiedere il saldo residuo sulla tessera o nell'e-mail, entro il periodo che Lei stabilisce per ogni evento. Il denaro pagato online torna per la stessa via; una ricarica in contanti diventa un bonifico.

Il denaro arriva al Suo fornitore di pagamento, sul Suo conto. Non passa mai da Passavo.

E senza rete?

Per i dispositivi di cassa che incassano senza rete, Lei fissa per ogni evento un limite: quanto un dispositivo può scalare da una tessera senza rete. Quando la rete torna, tutto viene registrato una sola volta, e ciò che ha superato il limite compare nel Suo rendiconto. Legga anche come scansionare i biglietti senza rete.

Un esempio di calcolo

Prendiamo il festival descritto sopra: 1.200 biglietti a pagamento e in media 25 euro ricaricati per visitatore. Sono 30.000 euro di saldo.

Un sistema immaginario che trattiene il 5 per cento di tutto ciò che viene ricaricato Le costerebbe 1.500 euro, e di più quanto meglio va il festival.

Con Passavo Lei paga un importo fisso per evento, in base al numero di biglietti a pagamento di quell'evento:

Sul saldo non viene trattenuta alcuna percentuale. Con il piano Pro il cashless è incluso per tutti i Suoi eventi. Le commissioni del Suo fornitore di pagamento per i pagamenti online e con carta restano, come con qualsiasi sistema: veda quale fornitore di pagamento scegliere.

Da dove cominciare

1. Inserisca bevande e cibo come prodotti, con l'assortimento giusto per ogni bar: veda vendere al bar.
2. Attivi il cashless per il Suo evento e scelga la fascia adatta alle vendite di biglietti che prevede.
3. Legga nel manuale come funziona il saldo consumazioni, con il periodo di richiesta e il limite senza rete.

Organizza prima una festa o una cena sociale? Legga il cashless al bar: lo stesso sistema, su scala più piccola.