Sistema de pago cashless para su festival: cómo elegir

Su casa de la juventud organiza un festival al aire libre: mil doscientos visitantes, tres barras, un puesto de patatas fritas y una coctelería. El año pasado todo funcionaba con fichas. A las ocho había veinte minutos de cola en la caja de fichas, y a las tres de la madrugada el tesorero seguía contando monedas de plástico. Este año la junta quiere un sistema de pago cashless para el festival. Pero ¿cuál?

¿Qué tipos de pago cashless existen para un festival?

A grandes rasgos, cuatro. Se diferencian sobre todo en lo que el visitante tiene en la mano y en dónde está el dinero.

Las fichas son conocidas, pero en realidad no son cashless: el efectivo solo pasa de la barra a la caja de fichas. Un datáfono en cada barra funciona bien, pero cada cerveza se convierte en un pago con tarjeta de unos segundos, y en el momento de más afluencia cada segundo cuenta. Un chip en una pulsera es rápido, pero hay que alquilar o comprar pulseras y lectores, y alguien tiene que repartirlas y recargarlas.

El saldo en la entrada usa lo que ya existe: el código QR de la entrada, en papel o en Apple Wallet o Google Wallet. No hace falta pulsera.

Cinco preguntas antes de elegir

1. ¿Dónde está el dinero de sus visitantes? ¿En su cuenta, o en una plataforma que lo transfiere después del festival? Lo primero es más sencillo: sin esperas y sin intermediarios.
2. ¿Cuánto cuesta? ¿Un importe fijo por evento, o un porcentaje de todo lo que se recarga? En un festival que funciona bien, la diferencia es grande.
3. ¿Cómo recarga un visitante? ¿Solo en un punto de recarga en el recinto, o también por adelantado, desde casa, o junto con su entrada? Cada euro recargado por adelantado es una persona menos en la cola.
4. ¿Qué pasa con lo que sobra? ¿Lo recupera su visitante, y cómo? Quien no recibe una respuesta clara recargará menos la próxima vez.
5. ¿Y si se cae la red? En un prado con mil móviles no es una pregunta teórica.

Cómo funciona el saldo en la entrada

Con el pago cashless de Passavo, el saldo va unido a la entrada de su visitante, dentro de ese evento.

• Recargar al comprar. Quien compra una entrada en línea ve al pagar Cargar saldo en su pase. El saldo forma parte del mismo pago, sin IVA, y va a la primera entrada del pedido.
• Recargar uno mismo en línea. El pase de wallet y el correo de las entradas incluyen un enlace Recargar saldo. Su visitante añade dinero desde el móvil, incluso cuando ya está en el recinto.
• Recargar en su punto de recarga. Un voluntario escanea la entrada, elige un importe y cobra: en efectivo, con el datáfono o, en Bélgica, con Bancontact Pay.
• Pagar en la barra. El pedido se marca como siempre; el voluntario de la barra escanea el pase y se descuenta el importe. Si no hay saldo suficiente, la venta no se realiza.
• Recuperarlo después. Lo que sobra, su visitante lo recupera por sí mismo con el botón Recuperar el saldo restante en su pase o en su correo, dentro del plazo que usted fija para cada evento. El dinero pagado en línea vuelve por la misma vía; lo recargado en efectivo se devuelve por transferencia.

El dinero entra en su proveedor de pagos, en su cuenta. Nunca pasa por Passavo.

¿Y sin red?

Para los dispositivos de caja que cobran sin red, usted fija por evento un límite: cuánto puede descontar un dispositivo de un pase sin red. Cuando vuelve la red, todo se registra una sola vez, y lo que se pasó del límite aparece en su liquidación. Lea también cómo escanear entradas sin red.

Un ejemplo de cálculo

Tome el festival de arriba: 1.200 entradas de pago y una media de 25 euros recargados por visitante. Son 30.000 euros de saldo.

Un sistema inventado que se queda con el 5 por ciento de todo lo recargado le costaría 1.500 euros, y más cuanto mejor vaya su festival.

Con Passavo usted paga un importe fijo por evento, según el número de entradas de pago de ese evento:

Del saldo no se descuenta ningún porcentaje. Con el plan Pro, el cashless está incluido para todos sus eventos. Las comisiones de su proveedor de pagos por pagos en línea y con tarjeta se mantienen, como en cualquier sistema: consulte qué proveedor de pagos elegir.

Por dónde empezar

1. Cree sus bebidas y su comida como productos, con el surtido adecuado en cada barra: consulte vender en la barra.
2. Active el cashless para su evento y elija el tramo que corresponda a la venta de entradas que espera.
3. Lea en el manual cómo funciona el saldo de consumiciones, con el plazo para recuperarlo y el límite sin red.

¿Organiza antes una fiesta o una comida benéfica? Lea cashless en la barra: el mismo sistema, a menor escala.