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Système de paiement cashless au festival : comment choisir
Jetons, carte cashless ou bracelet, carte bancaire au bar ou solde sur le billet : comment choisir un système de paiement cashless pour votre festival.
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Votre maison de jeunes organise un festival en plein air : mille deux cents visiteurs, trois bars, une friterie et un bar à cocktails. L'an dernier, tout fonctionnait avec des jetons. À vingt heures, il y avait vingt minutes de file à la caisse des jetons, et à trois heures du matin le trésorier comptait encore des pièces en plastique. Cette année, le comité veut un système de paiement cashless pour le festival. Mais lequel ?
Quels types de paiement cashless existe-t-il pour un festival ?
Il y en a grosso modo quatre. Ils diffèrent surtout par ce que le visiteur a en main et par l'endroit où se trouve l'argent.
| Système | Ce que le visiteur a | Où se trouve l'argent |
|---|---|---|
| Jetons ou tickets boisson | Des pièces en carton ou en plastique | En espèces dans votre caisse |
| Carte ou téléphone au bar | Sa propre carte bancaire | Chez vous, via le terminal de paiement |
| Puce dans un bracelet | Un bracelet que vous distribuez | Selon le fournisseur |
| Solde sur le billet | Le billet qu'il a déjà | Chez vous, via votre prestataire de paiement |
Les jetons sont familiers, mais ce n'est pas vraiment du cashless : l'argent liquide passe simplement du bar à la caisse des jetons. Un terminal de paiement à chaque bar fonctionne bien, mais chaque bière devient un paiement par carte de quelques secondes, et au moment de pointe chaque seconde compte. Une puce dans un bracelet est rapide, mais vous louez ou achetez les bracelets et les lecteurs, et quelqu'un doit les distribuer et les recharger.
Le solde sur le billet utilise ce qui existe déjà : le code QR du billet, sur papier ou dans Apple Wallet ou Google Wallet. Pas de bracelet en plus.
Cinq questions avant de choisir
- Où se trouve l'argent de vos visiteurs ? Chez vous, ou chez une plateforme qui le reverse après le festival ? La première option est plus simple : pas d'attente, pas d'intermédiaire.
- Combien cela coûte-t-il ? Un montant fixe par événement, ou un pourcentage de tout ce qui est rechargé ? Lors d'un festival réussi, la différence est importante.
- Comment un visiteur recharge-t-il ? Uniquement à un point de recharge sur place, ou aussi à l'avance, de chez lui, ou en même temps que son billet ? Chaque euro rechargé à l'avance, c'est une personne de moins dans la file.
- Que devient le solde restant ? Votre visiteur le récupère-t-il, et comment ? Celui qui n'obtient pas de réponse claire rechargera moins la prochaine fois.
- Et si le réseau tombe ? Dans une prairie avec mille téléphones, ce n'est pas une question théorique.
Comment fonctionne le solde sur le billet
Avec le paiement cashless de Passavo, le solde est lié au billet de votre visiteur, au sein de cet événement.
- Recharger à l'achat. Celui qui achète un billet en ligne voit Mettre du solde sur votre pass au moment de payer. Le solde fait partie du même paiement, sans TVA, et va sur le premier billet de la commande.
- Recharger soi-même en ligne. Le pass wallet et l'e-mail des billets contiennent un lien Recharger le solde. Votre visiteur ajoute de l'argent depuis son téléphone, même une fois sur le site.
- Recharger à votre point de recharge. Un bénévole scanne le billet, choisit un montant et encaisse : en espèces, par terminal de paiement ou, en Belgique, avec Bancontact Pay.
- Payer au bar. La commande est encodée comme d'habitude ; votre bénévole scanne le pass et le montant est déduit. Si le solde est insuffisant, la vente ne passe pas.
- Récupérer le reste après l'événement. Ce qui reste, votre visiteur le récupère lui-même avec le bouton Récupérer le solde restant sur son pass ou dans son e-mail, pendant la période que vous fixez par événement. L'argent payé en ligne repart par le même moyen de paiement ; une recharge en espèces devient un virement.
L'argent arrive chez votre prestataire de paiement, sur votre compte. Il ne transite jamais par Passavo.
Et sans réseau ?
Pour les appareils de caisse qui encaissent hors ligne, vous fixez par événement un plafond : combien un appareil peut déduire d'un pass sans réseau. Quand le réseau revient, tout est comptabilisé une seule fois, et ce qui a dépassé la limite apparaît dans votre décompte. Lisez aussi comment scanner les billets sans réseau.
Un exemple chiffré
Reprenons le festival ci-dessus : 1 200 billets payants, et en moyenne 25 euros rechargés par visiteur. Cela fait 30 000 euros de solde.
Un système fictif qui retient 5 pour cent de tout ce qui est rechargé vous coûterait 1 500 euros, et davantage à mesure que votre festival marche bien.
Avec Passavo, vous payez un montant fixe par événement, selon le nombre de billets payants de cet événement :
| Billets payants de l'événement | Prix par événement |
|---|---|
| jusqu'à 250 | 49,00 € |
| jusqu'à 1 000 | 99,00 € |
| au-delà | 149,00 € |
Aucun pourcentage n'est prélevé sur le solde. Avec la formule Pro, le cashless est inclus pour tous vos événements. Les frais de votre prestataire pour les paiements en ligne et par carte restent dus, comme avec n'importe quel système : voir quel prestataire de paiement choisir.
Par où commencer
- Créez vos boissons et votre nourriture comme produits, avec le bon assortiment à chaque bar : voir vendre au bar.
- Activez le cashless pour votre événement et choisissez le palier qui correspond à vos ventes de billets attendues.
- Lisez dans le manuel comment fonctionne le solde consommations, avec la période de récupération et le plafond hors ligne.
Vous organisez d'abord une soirée ou un repas associatif ? Lisez le cashless au bar : le même système, à plus petite échelle.
