Cashless al bar: il saldo sul pass wallet

Gettoni di cartone, una cassetta di contanti dietro il bancone e un tesoriere che conta le monete alle due di notte: a una festa o a una cena sociale fa parte del lavoro. Si può fare anche senza. Con il cashless, il Suo visitatore carica denaro sul pass che ha già con sé — il suo biglietto — e paga con quello tutta la sera.

Come funziona

Il saldo è legato al biglietto del visitatore, su carta o in Apple Wallet o Google Wallet. Nessuna tessera o braccialetto in più. Tre operazioni, tutte sulla cassa:

• Ricaricare a un punto di ricarica presidiato da Lei. Il volontario scansiona il biglietto, digita un importo o sceglie un tasto rapido da 10, 20 o 50 euro, e incassa: in contanti, con il terminale di pagamento o con Bancontact Pay.
• Pagare al bar. L'ordine si batte come sempre; in fondo al carrello si scansiona il pass e si tocca Pagare con la tessera.
• Rimborsare alla fine. Ciò che resta si restituisce in una volta, in contanti.

Chi ha il biglietto nel wallet vede lì anche quanto gli resta — senza app e senza accedere.

Cosa porta

Code più corte. Pagare dura quanto una scansione. La differenza non si nota con il primo cliente, ma con il centesimo, nel momento in cui tutti hanno sete insieme.

Niente contanti dietro il bancone. Niente resto da chiedere al tesoriere, niente importo che a fine serata non torna.

Un solo rendiconto. Nel back office, sotto Cassa → Saldo consumazioni, ci sono quattro cifre: caricato, speso, rimborsato e ciò che resta sui pass. Tornano sempre: caricato meno speso meno rimborsato è ciò che resta.

Dove si trova il denaro

Da Lei, fin dal primo momento. Chi carica cinquanta euro li paga tramite il Suo fornitore di pagamento sul Suo conto; non passano mai da Passavo. Ciò che vede nel back office è una contabilità di quanto i Suoi visitatori hanno a credito presso di Lei — non un conto con del denaro sopra.

Per la contabilità significa: sulla ricarica non c'è IVA, perché non viene ancora fornito nulla. Sulla birra c'è l'IVA che le spetta, esattamente come in una vendita in contanti. Il saldo caricato compare quindi sul rapporto Z accanto al fatturato e non al suo interno. Così lo stesso denaro non viene mai contato due volte.

Se qualcosa va storto

Toccato due volte? Ogni ricarica e ogni addebito porta un proprio identificativo. Se una cassa con un wifi incerto invia tre volte la stessa operazione, questa conta una volta sola.

Saldo insufficiente? La vendita non passa e il volontario vede quanto resta sul pass. Nulla viene addebitato di nascosto fino a zero.

Un errore? Si corregge con una scrittura di storno. La riga sbagliata resta, così al bar può mostrare riga per riga cosa è successo.

Biglietto perso? Blocchi il pass nel back office sotto Cassa → Bloccare una tessera. Da quel momento nessuno può più pagare con esso. Se riconosce il proprietario, gli rimborsa il saldo residuo.

Un saldo per evento

Un saldo è legato a un pass all'interno di un solo evento. Chi è venuto alla Sua festa d'estate a giugno e torna a dicembre ha due saldi. Così il rendiconto torna serata per serata. Decida in anticipo cosa fare con ciò che resta — rimborsarlo all'uscita, oppure dopo un mese versarlo nella cassa dell'associazione — e lo scriva sul biglietto e all'ingresso. È più corretto, e risparmia discussioni a fine serata.

Quanto costa

Sul saldo che i visitatori caricano non si trattiene alcuna percentuale: il denaro del Suo visitatore non è il nostro fatturato. Con la formula Pro il cashless è incluso. Con le altre formule dotate di cassa lo acquista per evento, in base al numero di biglietti a pagamento di quell'evento:

Gli importi sono IVA esclusa; le iscrizioni gratuite non contano. La cassa stessa è inclusa nell'abbonamento a partire dalla formula Avvio. Tutto è sulla pagina pagamenti cashless.

Da dove iniziare

Prepari prima bevande e cibo come prodotti e scelga per ogni dispositivo cosa compare: veda la vendita al banco. Poi legga nel manuale come funziona il saldo consumazioni, passo dopo passo, con un rendiconto d'esempio da presentare all'assemblea dei soci.