Pagar no bar sem dinheiro: saldo no passe do telemóvel

Senhas de cartão, uma caixa de dinheiro atrás do bar e um tesoureiro a contar moedas às duas da manhã: numa festa ou num jantar, isso faz parte do trabalho. Mas também pode ser de outra forma. Com o pagamento cashless, o seu visitante carrega dinheiro no passe que já traz consigo — o seu bilhete — e paga com ele durante toda a noite.

Como funciona

O saldo fica associado ao bilhete do seu visitante, em papel ou no Apple Wallet ou Google Wallet. Não há cartão nem pulseira adicional. Três operações, todas na caixa:

• Carregar num ponto de carregamento com alguém da sua equipa. O seu voluntário lê o bilhete, escreve um valor ou escolhe um botão rápido de 10, 20 ou 50 euros, e cobra: em numerário ou com o terminal de pagamento, na Bélgica também com Bancontact Pay.
• Pagar no bar. A encomenda é registada como sempre; no fundo do cesto lê o passe e toca em Pagar com o passe.
• Devolver no fim. O que sobrar é devolvido de uma só vez em numerário.

Quem tem o bilhete na carteira do telemóvel vê aí também quanto ainda tem — sem app e sem iniciar sessão.

O que ganha com isso

Filas mais curtas. Pagar demora o tempo de uma leitura. A diferença não se nota no primeiro cliente, mas no centésimo, no momento em que toda a gente fica com sede ao mesmo tempo.

Nenhum fundo de caixa atrás do bar. Ninguém tem de ir buscar trocos ao tesoureiro e não há um valor que não bate certo no fim da noite.

Um só fecho de contas. No painel, em Caixa → Saldo do bar, estão quatro números: carregado, gasto, devolvido e o que continua nos passes. Somam sempre: carregado menos gasto menos devolvido é o que fica.

Onde está o dinheiro

Consigo, desde o primeiro momento. Quem carrega cinquenta euros paga-os através do seu fornecedor de pagamentos, para a sua conta; o dinheiro nunca passa pela Passavo. O que vê no painel é uma contabilidade do que os seus visitantes têm a haver junto de si — não uma conta com dinheiro.

Para a sua contabilidade, isto significa: o carregamento não tem IVA, porque ainda nada foi fornecido. A cerveja tem o IVA que corresponde a essa cerveja, exatamente como numa venda em numerário. Por isso, o saldo carregado aparece no seu relatório Z ao lado da sua receita e não dentro dela. Assim, o mesmo dinheiro nunca é contado duas vezes.

Se algo correr mal

Tocou duas vezes? Cada carregamento e cada débito tem uma referência própria. Se uma caixa com wi-fi instável enviar o mesmo movimento três vezes, ele conta uma só vez.

Saldo insuficiente? Então a venda não avança e o seu voluntário vê quanto ainda está no passe. Nada é debitado às escondidas até zero.

Um engano? Corrige-se com um movimento de estorno. A linha errada continua visível, para que no bar possa mostrar linha a linha o que aconteceu.

Bilhete perdido? Bloqueie o passe no painel, em Caixa → Bloquear passe. A partir daí já não pode ser usado para pagar. Se reconhecer o titular, devolve-lhe o saldo restante.

Um saldo por evento

Um saldo pertence a um passe dentro de um evento. Quem esteve na sua festa de verão em junho e volta em dezembro tem dois saldos. Assim, as contas de cada noite continuam a bater certo. Combine antecipadamente o que faz com o que sobrar no fim — devolver à saída ou, ao fim de um mês, passar para a caixa do clube — e indique-o no bilhete e à entrada. É mais justo e evita discussões no fim da noite.

Quanto custa

Não há nenhuma percentagem sobre o saldo que os seus visitantes carregam: o dinheiro do seu visitante não é a nossa receita. No plano Pro, o cashless está incluído. Nos outros planos com caixa, compra-o por evento, de acordo com o número de bilhetes pagos desse evento:

Os valores não incluem IVA; as inscrições gratuitas não contam. A caixa em si está incluída na sua assinatura a partir do plano Início. Tem tudo na página pagamento cashless.

Por onde começar

Primeiro, configure as suas bebidas e a sua comida como produtos e escolha, por dispositivo, o que aparece nele: veja vendas no bar. Depois leia no manual como funciona o saldo do bar, passo a passo, com um exemplo de fecho de contas que pode apresentar na sua assembleia geral.