Bilhetes para a sua festa: venda antecipada online e à porta

Uma festa vive de dois tipos de visitantes. Metade compra o bilhete semanas antes, a outra metade decide às onze da noite, já à porta. Quem resolve isso com uma bilheteira online e uma caixa de dinheiro à entrada fica com duas contagens que não sabem uma da outra: ninguém consegue dizer quantas pessoas ainda podem entrar. Este artigo mostra como fazer a venda antecipada online e a venda de bilhetes à porta a partir do mesmo total, com um preço mais baixo para quem compra antes.

Um único total de lugares para online e para a porta

Na Passavo, uma festa é um evento: uma data, um número de lugares e um ou mais tipos de bilhete. O campo Lugares no total é um único total para tudo. A sua bilheteira online e a sua caixa à porta vendem a partir desse total, e o último lugar é vendido exatamente uma vez, mesmo que alguém pague online enquanto o seu pessoal regista um bilhete à porta.

Os seus visitantes veem na bilheteira online quantos lugares ainda estão livres, e Esgotado assim que a sala estiver cheia. Na caixa aparece o mesmo no botão do produto. Assim, nunca vende mais bilhetes do que os bombeiros permitem.

Venda antecipada mais barata do que à porta

Um preço pertence a um canal: Online para a sua bilheteira online, Bilheteira para a caixa à porta. O mesmo bilhete pode, portanto, custar 8 euros online e 10 euros à porta, sem criar dois produtos. Essa diferença de preço é a melhor publicidade para a sua venda antecipada, e quanto mais for vendido antes, melhor sabe quanta cerveja tem de encomendar.

Um exemplo. O movimento juvenil organiza uma festa no salão paroquial, com lugar para quatrocentas pessoas. A venda antecipada custa 8 euros, à porta 10 euros.

1. No painel, vá a Vendas → Eventos e clique em Novo evento.
2. Preencha o nome e a data e defina Lugares no total como 400.
3. Crie um tipo de bilhete com o preço 8. Desative o interruptor O mesmo preço também na bilheteira.
4. Clique em Criar.
5. Abra o tipo de bilhete na lista, clique em Adicionar um preço no bloco Preços, escolha o canal Bilheteira e preencha 10.

Não se esqueça deste último passo: sem preço de bilheteira, a caixa recusa o bilhete. Como funcionam os preços por canal está explicado em Produtos e preços; o assistente em si em Eventos.

À porta: uma mesa para ler bilhetes, outra para vender

Na própria noite, prepare duas coisas.

A app de leitura para a venda antecipada. Um voluntário lê com um telemóvel o código QR de cada bilhete online, em papel ou na Apple Wallet ou Google Wallet. A app também funciona sem rede e recusa um bilhete que já entrou. Como adicionar pessoal de leitura pode ler em App de leitura e equipa de controlo.

A caixa para quem compra à porta. A caixa funciona num tablet ou num portátil, ou na mesma app num tablet. O seu visitante paga em numerário, com cartão num terminal de pagamento, ou com Bancontact Pay através de um código QR no ecrã. Recebe o bilhete de imediato no ecrã, por e-mail ou num talão. No fim da noite, conta a gaveta e fecha com um relatório Z, com a receita por meio de pagamento. Tem tudo em A caixa da bilheteira.

Duas coisas a saber antes de abrir a porta:

• A caixa precisa de internet, a app de leitura não. Tenha à mão um telemóvel com hotspot móvel: numa sala cheia de gente, o wi-fi é muitas vezes a primeira coisa a falhar.
• A app de leitura só conhece um bilhete vendido na caixa depois de atualizar a sua lista. Deixe, por isso, passar simplesmente quem acabou de pagar na caixa, ou atualize a lista no dispositivo de leitura.

Faça também duas filas: uma rápida para quem já tem bilhete, outra para quem ainda tem de pagar. Assim, quem comprou em venda antecipada não fica atrás de alguém à procura da carteira.

Sem caixa: comprar no telemóvel à porta

Se não tiver caixa, o seu visitante também pode simplesmente comprar online à porta. A sua bilheteira online continua aberta no dia da festa. Afixe à entrada um cartaz com um código QR para a sua bilheteira: o visitante lê o código, paga no telemóvel e mostra logo o bilhete para ser lido. Não lhe custa nenhum dispositivo, mas leva algum tempo por visitante, e ele paga o preço online.

Quanto custa?

No plano gratuito, cada evento vende até 100 bilhetes pagos, com a bilheteira online, a app de leitura e os passes para a carteira do telemóvel incluídos. Para uma festa de quatrocentas pessoas é pouco, e a sua venda não para nesse momento: quem atinge o limite recebe primeiro um período de tolerância de 14 dias.

• Pagar apenas esse evento: 19,00 €, uma única vez, até 2 vezes por ano civil.
• O plano Início por 9,00 € por mês: até 3 000 bilhetes pagos por ano, sem limite por evento, com a caixa de bilheteira incluída. Se quiser vender à porta com a caixa, precisa deste plano. Nos meses mais calmos, pode suspendê-lo.

Não vai para nós nenhum valor por bilhete nem nenhuma percentagem; o seu fornecedor de pagamentos cobra, sim, um custo por pagamento. Todos os valores estão na página de preços, sem IVA.

Três dicas para a própria noite

Ponha a diferença de preço no cartaz. "8 euros em venda antecipada, 10 euros à porta" faz mais do que "compre o seu bilhete online".

Ponha trocos suficientes na gaveta. Com um preço de 10 euros à porta, precisa sobretudo de notas de 5 e de 10. Introduza o fundo de caixa ao abrir a caixa; caso contrário, a diferença de caixa no fim não diz nada.

Pare de vender quando a sala estiver cheia. Ninguém precisa de contar: a caixa e a bilheteira online mostram Esgotado assim que o total chega ao fim.

Se também vender bebidas no bar, leia como funciona o pagamento cashless com saldo no passe, ou veja o que a Passavo faz pelas associações.