Entradas para una fiesta: venta anticipada y en taquilla

Una fiesta vive de dos tipos de invitados. La mitad compra su entrada con semanas de antelación; la otra mitad se decide a las once de la noche en la acera. Si gestiona eso con una tienda de entradas online y una caja de caudales en la puerta, tendrá dos recuentos que no saben nada el uno del otro: nadie puede decir cuántas personas pueden entrar todavía. Este artículo le muestra cómo llevar la venta anticipada online y la venta de entradas en taquilla desde un único cupo de plazas, con un precio más bajo para quien compra antes.

Un solo cupo de plazas, online y en taquilla

En Passavo, una fiesta es un evento: una fecha, un número de plazas y uno o varios tipos de entrada. El campo Plazas en total es un único cupo para todo. Su tienda de entradas y su caja en la puerta venden de ese cupo, y la última plaza se vende exactamente una vez, aunque alguien pague online justo cuando usted cobra una entrada en la puerta.

Sus invitados ven en la tienda cuántas plazas quedan libres, y Agotado en cuanto la sala está llena. En el botón de la caja aparece lo mismo. Así nunca vende más entradas de las que permiten los bomberos.

Venta anticipada más barata que en taquilla

Un precio pertenece a un solo canal: En línea para su tienda de entradas, Taquilla para la caja en la puerta. La misma entrada puede costar 8 euros online y 10 euros en taquilla, sin crear dos productos. Esa diferencia de precio es la mejor publicidad para su venta anticipada, y cuanto más venda antes, mejor sabrá cuánta cerveza pedir.

Un ejemplo. El grupo juvenil organiza una fiesta en el salón parroquial, con sitio para cuatrocientas personas. La venta anticipada cuesta 8 euros; en taquilla, 10 euros.

1. En el back office, vaya a Ventas → Eventos y haga clic en Nuevo evento.
2. Escriba el nombre y la fecha, y ponga Plazas en total en 400.
3. Cree un tipo de entrada con el precio 8. Desactive el interruptor El mismo precio también en el mostrador.
4. Haga clic en Crear.
5. Abra el tipo de entrada en la lista, haga clic en Añadir un precio en el bloque Precios, elija el canal Taquilla e introduzca 10.

No olvide este último paso: sin precio de taquilla, la caja rechaza la entrada. Cómo funcionan los precios por canal se explica en Productos y precios; el asistente en sí, en Eventos.

En la puerta: una mesa para escanear y otra para vender

La misma noche, prepare dos cosas.

La aplicación de escaneo para la venta anticipada. Un voluntario escanea con un teléfono el código QR de cada entrada online, en papel o en Apple Wallet o Google Wallet. La aplicación también funciona sin red y rechaza una entrada que ya ha pasado. Cómo añadir a su personal de escaneo se explica en La aplicación de escaneo.

La caja para quien compra en taquilla. La caja funciona en una tableta o un portátil, o dentro de la misma aplicación en una tableta. Su invitado paga en efectivo, con tarjeta en un terminal de pago o con Bancontact Pay mediante un código QR en la pantalla. Recibe su entrada al momento en la pantalla, por correo electrónico o en un tique. Al final de la noche cuenta el cajón y cierra con un informe Z, que recoge la recaudación por forma de pago. Todo está en La caja de mostrador.

Dos cosas que conviene saber antes de abrir las puertas:

• La caja necesita internet; la aplicación de escaneo, no. Tenga a mano un teléfono con punto de acceso móvil: en una sala llena, el wifi suele ser lo primero que falla.
• La aplicación de escaneo solo conoce una entrada vendida en la caja después de actualizar su lista. Deje pasar sin más a quien acaba de pagar en la caja, o actualice la lista en el dispositivo de escaneo.

Organice también dos filas: una rápida para quien ya tiene entrada y otra para quien todavía tiene que pagar. Así, quien compró por anticipado no espera detrás de alguien que busca la cartera.

Sin caja: comprar con el móvil en la puerta

Si no tiene caja, su invitado también puede comprar online en la puerta. Su tienda de entradas sigue abierta el día de la fiesta. Cuelgue en la entrada un cartel con un código QR que lleve a su tienda: el invitado lo escanea, paga con el móvil y deja que escaneen su entrada enseguida. No le cuesta ningún dispositivo, pero sí algo de tiempo por invitado, y este paga el precio online.

¿Cuánto cuesta?

Con el plan gratuito, cada evento vende hasta 100 entradas de pago, con la tienda de entradas, la aplicación de escaneo y los pases wallet incluidos. Para una fiesta de cuatrocientas personas se queda corto, y su venta no se detiene en el acto: al alcanzar el tope, primero tiene un periodo de gracia de 14 días.

• Pagar solo ese evento: 19,00 €, una sola vez, hasta 2 veces por año natural.
• El plan Inicio por 9,00 € al mes: hasta 3.000 entradas de pago al año sin tope por evento, con la caja de mostrador. Si quiere vender en taquilla con la caja, necesita este plan. En los meses tranquilos, lo puede pausar.

A nosotros no nos llega ningún importe por entrada ni ningún porcentaje; su proveedor de pagos sí cobra una comisión por pago. Todos los importes están en la página de precios, IVA no incluido.

Tres consejos para la misma noche

Ponga la diferencia de precio en el cartel. «8 euros en venta anticipada, 10 euros en taquilla» funciona mejor que «compre su entrada online».

Deje suficiente cambio en el cajón. Con un precio de 10 euros en taquilla, necesita sobre todo billetes de 5 y de 10. Introduzca el fondo de caja al abrir la caja; si no, el descuadre de caja no dirá nada después.

Deje de vender cuando la sala esté llena. Nadie tiene que contar: la caja y la tienda muestran Agotado en cuanto el cupo se vacía.

Si en la barra también vende bebidas, lea cómo funciona el cashless con saldo en el pase, o vea lo que Passavo hace por las asociaciones.