Asociaciones y eventos
Control de acceso en eventos: cómo organizar la entrada
Control de acceso en eventos: cuántos accesos necesita, quién se coloca dónde, qué hacer ante una pantalla roja y cómo ver quién ya está dentro.
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A las diez se abren las puertas de la fiesta y a las diez y cuarto la cola llega hasta el aparcamiento. No porque las entradas fallen, sino porque hay un solo móvil en la puerta, alguien no encuentra su correo y el único voluntario que sabe buscar los pedidos está detrás de la barra. Un buen control de acceso en eventos es mitad técnica y mitad organización. Este artículo trata de esa segunda mitad: cuántos accesos necesita, quién se coloca dónde y cómo ve, durante y después del evento, lo que pasó en la puerta.
¿Cuántos accesos necesita?
No calcule con el número de entradas, sino con la hora de más afluencia. Un ejemplo: el grupo juvenil vende cuatrocientas entradas para su fiesta. Por experiencia, tres cuartas partes de la gente llega entre las diez y las once. Son trescientas personas en una hora, o cinco por minuto.
La aplicación de escaneo responde en menos de un segundo, pero el visitante también tiene que sacar el móvil, abrir la entrada y subir el brillo de la pantalla. Cuente con unos diez segundos por persona, es decir, seis por minuto y por fila. Sobre el papel, una fila basta justo; en la realidad la gente llega en oleadas, cinco a la vez del mismo coche. Ponga, por tanto, dos filas, cada una con su propio dispositivo, y tenga un tercer dispositivo preparado para el pico o para una batería agotada.
Una comida benéfica con dos turnos o un concurso con inscripción por equipos es más tranquilo: allí la gente llega de forma escalonada, y un dispositivo en la puerta suele bastar.
Quién se coloca dónde: tres tareas en la puerta
Los escáneres. Uno por fila. En Passavo reciben el rol Escáner: escanear entradas y ver cuántas personas se esperan hoy, nada más. Ni precios, ni facturación, ni pedidos. Invite a cada voluntario por separado en Ajustes → Empleados, con su propia dirección de correo. Así verá después quién escaneó qué, y podrá retirar el acceso a una persona sin dejar fuera a las demás.
El solucionador. Alguien a unos metros de la fila, con acceso al back office: el rol Taquilla es suficiente. Busca el pedido de quien ha perdido su entrada, reenvía el correo de confirmación o registra a un visitante por su nombre. Así la fila sigue avanzando mientras se resuelve un caso.
La caja en la puerta, si también vende allí mismo. Para quien tiene el rol Taquilla, la misma aplicación se convierte también en una caja de mostrador en una tableta. Cómo llevar la venta anticipada y la venta en la puerta desde un único cupo de plazas, lo puede leer en entradas para su fiesta.
Dé también a cada dispositivo un nombre que corresponda a su sitio: «Fila izquierda», «Fila derecha», «Entrada lateral». Lo hace en Caja → Dispositivos. Si algo sale mal, sabe enseguida qué dispositivo era.
Qué decir ante una pantalla roja
El minuto más difícil en la puerta no tiene nada que ver con la técnica. La aplicación muestra Válida, Atención (esta entrada ya se escaneó, con la hora) o No válida. Acuerde de antemano con sus escáneres qué hacen en los dos últimos casos:
- No discutir en la fila.
- Pedir amablemente a la persona que se aparte: «¿Le importa que le envíe un momento a mi compañero? Así la fila puede seguir».
- El solucionador busca el pedido y decide.
Quien de verdad no encuentra su entrada no tiene por qué quedarse fuera: en la aplicación lo busca por su nombre en la pestaña Hoy y pulsa Registrar. Eso cuenta como un escaneo normal. Cómo funciona la aplicación de escaneo, también sin red en una carpa o un sótano, lo explica escanear entradas sin red.
Durante el evento: ¿cuánta gente ha entrado ya?
En el panel del back office está el recuadro Hoy en la puerta, con tres cifras: Esperado (todas las entradas válidas hoy), Ya dentro (cuántas de ellas se han escaneado, con el porcentaje) y Aún esperados. Los escáneres también ven ese recuadro. Si trabaja con franjas horarias, aparece por franja cuántas plazas se han vendido y cuántas se han escaneado.
Con eso responde a las preguntas que vuelven toda la noche. ¿Puede el segundo escáner ir a la barra? Mire Aún esperados. ¿Tiene que esperar todavía la cocina con el segundo turno? Mire cuánta gente de ese turno ya ha entrado.
Después del evento: aprenda de sus propias cifras
En el panel, el gráfico Visitantes por hora muestra a qué hora se escanearon las entradas. Si trabaja con franjas horarias, aparece una segunda línea al lado: lo que estaba previsto. Si las dos líneas van una hora desfasadas, la gente llega sistemáticamente más tarde de lo que pensaba, y el año que viene amplía su primera franja.
Sin franjas horarias, esa línea de escaneos sigue siendo muy valiosa: le muestra su verdadera hora punta. El año que viene calcula sus filas a partir de ella, en lugar de a ojo. Qué significa cada recuadro, lo puede leer en leer su panel.
Lista de comprobación antes de abrir las puertas
- Cada dispositivo está cargado, tiene la sesión iniciada y un nombre claro.
- El manifiesto se ha actualizado en cada dispositivo poco antes de abrir.
- Cada escáner tiene su propia cuenta y sabe qué decir ante «No válida».
- El solucionador está junto a la fila y puede abrir el back office.
- Diez metros antes de la puerta hay un cartel de «Tenga su entrada a mano».
- Hay un dispositivo de reserva preparado.
Todos los pasos para preparar un dispositivo e invitar a los escáneres están en el manual, en Aplicación de escaneo y personal.
Cuánto cuesta
La aplicación de escaneo y el panel están incluidos en todas las fórmulas, también en la gratuita, sin importe por escaneo. Cuántos dispositivos puede vincular a la vez depende de su fórmula. Cómo funciona el control de acceso de Passavo lo ve en la página del producto; las fórmulas están en la página de precios.
