Toegangscontrole op je event: zo organiseer je de ingang

Om tien uur gaan de deuren van de fuif open en om kwart over tien staat de rij tot aan de parking. Niet omdat de tickets niet kloppen, maar omdat er één telefoon aan de deur ligt, iemand zijn mail niet terugvindt en de enige vrijwilliger die de bestellingen kan opzoeken achter de toog staat. Goede toegangscontrole op je event is voor de helft techniek en voor de helft organisatie. Dit artikel gaat over die tweede helft: hoeveel ingangen je nodig hebt, wie waar staat, en hoe je tijdens en na het event ziet wat er aan de deur gebeurde.

Hoeveel ingangen heb je nodig?

Reken niet met het aantal tickets, maar met het drukste uur. Een voorbeeld: de jeugdbeweging verkoopt vierhonderd tickets voor haar fuif. Uit ervaring komt drie kwart van de mensen tussen tien en elf uur binnen. Dat zijn driehonderd mensen in een uur, of vijf per minuut.

De scan-app geeft in minder dan een seconde een antwoord, maar een bezoeker moet ook zijn telefoon bovenhalen, het ticket openen en het scherm feller zetten. Reken op een tiental seconden per persoon, dus zes per minuut per rij. Op papier volstaat één rij dan net; in werkelijkheid komen mensen in golven, met vijf tegelijk uit dezelfde auto. Zet er dus twee rijen, elk met een eigen toestel, en houd een derde toestel klaar voor de piek of voor een lege batterij.

Een eetfestijn met twee zittingen of een quiz met inschrijving per ploeg is rustiger: daar komen de mensen gespreid binnen, en één toestel aan de deur is meestal genoeg.

Wie staat waar: drie taken aan de deur

De scanners. Eén per rij. Ze krijgen in Passavo de rol Scanner: tickets scannen en zien hoeveel mensen er vandaag verwacht worden, verder niets. Geen prijzen, geen omzet, geen bestellingen. Nodig elke vrijwilliger apart uit onder Instellingen → Medewerkers, met zijn eigen e-mailadres. Dan zie je achteraf wie wat gescand heeft, en neem je één iemand de toegang af zonder de anderen buiten te zetten.

De oplosser. Iemand een paar meter naast de rij, met toegang tot de backoffice — de rol Balie volstaat. Die zoekt de bestelling op van wie zijn ticket kwijt is, stuurt de bevestigingsmail opnieuw of checkt een bezoeker op naam in. Zo blijft de rij lopen terwijl er één geval uitgezocht wordt.

De kassa aan de deur, als je ook ter plaatse verkoopt. Dezelfde app wordt voor wie de rol Balie heeft ook een balie-kassa op een tablet. Hoe je de voorverkoop en de verkoop aan de deur uit één pot plaatsen laat lopen, lees je in kaartverkoop voor je fuif.

Geef elk toestel ook een naam die klopt met de plek: "Rij links", "Rij rechts", "Zijingang". Dat doe je onder Kassa → Toestellen. Loopt er iets mis, dan weet je meteen welk toestel het was.

Wat je zegt bij een rood scherm

De moeilijkste minuut aan de deur heeft niets met techniek te maken. De app toont geldig, let op (dit ticket is al gescand, met het uur erbij) of ongeldig. Spreek vooraf met je scanners af wat ze bij die laatste twee doen:

1. Niet discussiëren in de rij.
2. De persoon vriendelijk opzij vragen: "Mag ik u even naar mijn collega sturen? Dan kan de rij verder."
3. De oplosser zoekt de bestelling op en beslist.

Wie zijn ticket echt niet terugvindt, hoeft niet buiten te blijven: in de app zoek je hem op het tabblad Vandaag op naam op en tik je op Inchecken. Dat telt als een gewone scan. Hoe de scan-app werkt, ook zonder netwerk in een tent of een kelder, staat in tickets scannen zonder netwerk.

Tijdens het event: hoeveel mensen zijn er al binnen?

Op het dashboard van de backoffice staat het vakje Vandaag aan de deur, met drie getallen: Verwacht (alle tickets die vandaag geldig zijn), Al binnen (hoeveel daarvan gescand zijn, met het percentage) en Nog te verwachten. Ook een scanner ziet dat vakje. Werk je met tijdsloten, dan staat er per slot hoeveel plaatsen er verkocht en hoeveel er gescand zijn.

Daarmee beantwoord je de vragen die de hele avond terugkomen. Kan de tweede scanner naar de toog? Kijk naar Nog te verwachten. Moet de keuken op de tweede zitting nog wachten? Kijk hoeveel van die zitting al binnen is.

Na het event: leer van je eigen cijfers

Op het dashboard toont de grafiek Bezoekers per uur op welk uur de tickets gescand werden. Werk je met tijdsloten, dan staat er een tweede lijn naast: wat er gepland was. Lopen die twee een uur uit elkaar, dan komt iedereen structureel later dan je dacht, en zet je je eerste slot volgend jaar ruimer.

Zonder tijdsloten is die gescande lijn nog altijd goud waard: ze toont je echte piekuur. Volgend jaar reken je je rijen daarop, in plaats van op een gevoel. Wat elk vakje betekent, lees je in je dashboard lezen.

Checklist voor de deuren opengaan

• Elk toestel is opgeladen, ingelogd en heeft een duidelijke naam.
• Het manifest is kort voor de opening ververst op elk toestel.
• Elke scanner heeft zijn eigen account en weet wat hij zegt bij "ongeldig".
• De oplosser staat naast de rij en kan de backoffice openen.
• Tien meter voor de deur hangt een bordje "Ticket klaarhouden".
• Er ligt een reservetoestel klaar.

Alle stappen om een toestel klaar te zetten en scanners uit te nodigen, staan in de handleiding bij scan-app en scanpersoneel.

Wat het kost

De scan-app en het dashboard zitten in elke formule, ook in de gratis, zonder bedrag per scan. Hoeveel toestellen je tegelijk koppelt, hangt af van je formule. Hoe de toegangscontrole van Passavo werkt, zie je op de productpagina; de formules staan op de prijzenpagina.