Controlo de acessos no seu evento: como organizar a entrada

Às dez horas abrem as portas da festa e às dez e um quarto a fila já chega ao parque de estacionamento. Não porque os bilhetes estejam errados, mas porque há um único telemóvel à porta, alguém não encontra o seu e-mail e o único voluntário que sabe procurar as encomendas está atrás do balcão do bar. Um bom controlo de acessos no seu evento é metade técnica e metade organização. Este artigo trata dessa segunda metade: quantas entradas são precisas, quem fica onde e como ver, durante e depois do evento, o que se passou à porta.

Quantas entradas são precisas?

Não faça as contas com o número de bilhetes, mas com a hora de maior afluência. Um exemplo: o grupo de jovens vende quatrocentos bilhetes para a sua festa. Por experiência, três quartos das pessoas entram entre as dez e as onze. São trezentas pessoas numa hora, ou cinco por minuto.

A app de leitura responde em menos de um segundo, mas o visitante também tem de tirar o telemóvel do bolso, abrir o bilhete e aumentar o brilho do ecrã. Conte com uns dez segundos por pessoa, ou seja, seis por minuto e por fila. No papel, uma fila chega à justa; na realidade, as pessoas chegam em vagas, cinco de cada vez do mesmo carro. Ponha, portanto, duas filas, cada uma com o seu próprio dispositivo, e tenha um terceiro dispositivo preparado para o pico ou para uma bateria descarregada.

Um jantar solidário com dois turnos ou um quiz com inscrição por equipa é mais tranquilo: aí as pessoas chegam de forma escalonada, e um dispositivo à porta costuma ser suficiente.

Quem fica onde: três tarefas à porta

A equipa de controlo. Uma pessoa por fila. Em Passavo recebem a função Leitura de bilhetes: ler bilhetes e ver quantas pessoas são esperadas hoje, mais nada. Nada de preços, faturação ou encomendas. Convide cada voluntário separadamente em Definições → Colaboradores, com o seu próprio endereço de e-mail. Assim vê depois quem leu o quê, e pode retirar o acesso a uma pessoa sem deixar as outras de fora.

O solucionador. Alguém a uns metros da fila, com acesso ao painel — a função Bilheteira é suficiente. Procura a encomenda de quem perdeu o bilhete, reenvia o e-mail de confirmação ou faz o check-in de um visitante pelo nome. Assim a fila continua a andar enquanto se resolve um caso.

A caixa à porta, se também vender no local. Para quem tem a função Bilheteira, a mesma app passa também a ser uma caixa de bilheteira num tablet. Como gerir a venda antecipada e a venda à porta a partir de um único lote de lugares é explicado em bilhetes para a sua festa.

Dê também a cada dispositivo um nome que corresponda ao sítio onde está: "Fila esquerda", "Fila direita", "Entrada lateral". Faz isso em Caixa → Dispositivos. Se algo correr mal, sabe de imediato que dispositivo era.

O que dizer perante um ecrã vermelho

O minuto mais difícil à porta não tem nada a ver com técnica. A app mostra Válido, Atenção (este bilhete já foi lido, com a hora) ou Inválido. Combine antecipadamente com a sua equipa de controlo o que fazer nestes dois últimos casos:

1. Não discutir na fila.
2. Pedir amavelmente à pessoa que se afaste: "Posso pedir-lhe que fale um momento com o meu colega? Assim a fila pode avançar."
3. O solucionador procura a encomenda e decide.

Quem realmente não encontra o bilhete não tem de ficar de fora: na app, procura-se a pessoa pelo nome no separador Hoje e toca-se em Fazer check-in. Isso conta como uma leitura normal. Como funciona a app de leitura, também sem rede numa tenda ou numa cave, está explicado em ler bilhetes sem rede.

Durante o evento: quantas pessoas já entraram?

No painel de controlo encontra-se o quadro Hoje à porta, com três números: Esperado (todos os bilhetes válidos hoje), Já dentro (quantos desses foram lidos, com a percentagem) e Ainda por chegar. A equipa de controlo também vê esse quadro. Se trabalhar com horários, aparece por horário quantos lugares foram vendidos e quantos foram lidos.

Com isso responde às perguntas que se repetem a noite inteira. A segunda pessoa da porta pode ir para o bar? Veja Ainda por chegar. A cozinha ainda tem de esperar pelo segundo turno? Veja quantas pessoas desse turno já entraram.

Depois do evento: aprenda com os seus próprios números

No painel de controlo, o gráfico Visitantes por hora mostra a que horas os bilhetes foram lidos. Se trabalhar com horários, aparece uma segunda linha ao lado: o que estava previsto. Se as duas linhas estiverem desfasadas uma hora, as pessoas chegam sistematicamente mais tarde do que pensava, e no próximo ano alarga o seu primeiro horário.

Sem horários, essa linha das leituras continua a valer ouro: mostra a sua verdadeira hora de ponta. No próximo ano calcula as filas com base nela, em vez de a olho. O que significa cada quadro está explicado em ler o seu painel de controlo.

Lista de verificação antes de abrir as portas

• Cada dispositivo está carregado, com sessão iniciada e um nome claro.
• O manifesto foi atualizado em cada dispositivo pouco antes da abertura.
• Cada pessoa da equipa de controlo tem a sua própria conta e sabe o que dizer perante "Inválido".
• O solucionador está junto à fila e consegue abrir o painel.
• Dez metros antes da porta há um cartaz a dizer "Tenha o bilhete à mão".
• Há um dispositivo de reserva preparado.

Todos os passos para preparar um dispositivo e convidar a equipa de controlo estão no manual, em app de leitura e equipa de controlo.

Quanto custa

A app de leitura e o painel de controlo estão incluídos em todos os planos, também no gratuito, sem qualquer valor por leitura. Quantos dispositivos pode ligar ao mesmo tempo depende do seu plano. Como funciona o controlo de acessos de Passavo pode ver na página do produto; os planos estão na página de preços.