Controllo accessi all'evento: come organizzare l'ingresso

Alle dieci si aprono le porte della festa e alle dieci e un quarto la coda arriva fino al parcheggio. Non perché i biglietti non vadano bene, ma perché all'ingresso c'è un solo telefono, qualcuno non ritrova la sua e-mail e l'unico volontario in grado di cercare gli ordini sta dietro al bar. Un buon controllo accessi evento è per metà tecnica e per metà organizzazione. Questo articolo parla della seconda metà: quanti ingressi Le servono, chi sta dove e come vedere, durante e dopo l'evento, cosa è successo all'ingresso.

Quanti ingressi Le servono?

Non faccia i conti con il numero di biglietti, ma con l'ora di punta. Un esempio: il gruppo giovanile vende quattrocento biglietti per la sua festa. Per esperienza, tre quarti delle persone entrano tra le dieci e le undici. Sono trecento persone in un'ora, cioè cinque al minuto.

L'app di scansione risponde in meno di un secondo, ma il visitatore deve anche tirare fuori il telefono, aprire il biglietto e alzare la luminosità dello schermo. Conti una decina di secondi a persona, quindi sei al minuto per fila. Sulla carta una fila basta appena; in realtà le persone arrivano a ondate, cinque alla volta dalla stessa auto. Organizzi quindi due file, ognuna con il proprio dispositivo, e tenga pronto un terzo dispositivo per il picco o per una batteria scarica.

Una cena sociale con due turni o un quiz con iscrizione per squadra è più tranquillo: lì le persone arrivano in modo scaglionato, e di solito un solo dispositivo all'ingresso basta.

Chi sta dove: tre compiti all'ingresso

Gli addetti alla scansione. Uno per fila. In Passavo ricevono il ruolo Scanner: scansionare biglietti e vedere quante persone sono attese oggi, nient'altro. Niente prezzi, niente fatturato, niente ordini. Inviti ogni volontario separatamente sotto Impostazioni → Collaboratori, con il suo indirizzo e-mail. Così dopo vedrà chi ha scansionato cosa, e potrà togliere l'accesso a una persona senza escludere le altre.

Chi risolve i problemi. Una persona a qualche metro dalla fila, con accesso al back office: il ruolo Banco è sufficiente. Cerca l'ordine di chi ha perso il biglietto, invia di nuovo l'e-mail di conferma o registra un visitatore per nome. Così la fila continua a scorrere mentre si chiarisce un singolo caso.

La cassa all'ingresso, se vende anche sul posto. Per chi ha il ruolo Banco, la stessa app diventa anche una cassa al banco su un tablet. Come far vendere la prevendita e la vendita all'ingresso dallo stesso contingente di posti lo legge in biglietti per la Sua festa.

Dia anche a ogni dispositivo un nome che corrisponda al posto: "Fila sinistra", "Fila destra", "Ingresso laterale". Lo fa sotto Cassa → Dispositivi. Se qualcosa va storto, sa subito di quale dispositivo si tratta.

Cosa dire davanti a uno schermo rosso

Il minuto più difficile all'ingresso non ha niente a che fare con la tecnica. L'app mostra Valido, Attenzione (questo biglietto è già stato scansionato, con l'ora accanto) o Non valido. Si accordi in anticipo con gli addetti alla scansione su cosa fare negli ultimi due casi:

1. Non discutere nella fila.
2. Chiedere gentilmente alla persona di farsi da parte: "Posso mandarLa un momento dal mio collega? Così la fila può andare avanti."
3. Chi risolve i problemi cerca l'ordine e decide.

Chi davvero non ritrova il biglietto non deve restare fuori: nell'app lo si cerca per nome nella scheda Oggi e si tocca Registra. Vale come una normale scansione. Come funziona l'app di scansione, anche senza rete in una tenda o in una cantina, è spiegato in scansionare i biglietti senza rete.

Durante l'evento: quante persone sono già entrate?

Sul dashboard del back office c'è il riquadro Oggi all'ingresso, con tre numeri: Atteso (tutti i biglietti validi oggi), Già entrati (quanti di questi sono stati scansionati, con la percentuale) e Ancora attesi. Anche un addetto alla scansione vede questo riquadro. Se lavora con fasce orarie, per ogni fascia è indicato quanti posti sono stati venduti e quanti scansionati.

Così risponde alle domande che tornano per tutta la serata. Il secondo addetto alla scansione può andare al bar? Guardi Ancora attesi. La cucina deve ancora aspettare per il secondo turno? Guardi quante persone di quel turno sono già entrate.

Dopo l'evento: impari dai Suoi numeri

Sul dashboard, il grafico Visitatori per ora mostra a che ora sono stati scansionati i biglietti. Se lavora con fasce orarie, accanto compare una seconda linea: quanto era previsto. Se le due linee sono sfasate di un'ora, tutti arrivano sistematicamente più tardi di quanto pensava, e l'anno prossimo renderà più ampia la prima fascia.

Anche senza fasce orarie, quella linea delle scansioni vale molto: mostra la Sua vera ora di punta. L'anno prossimo calcolerà le file su quella, invece che a sensazione. Cosa significa ogni riquadro lo legge in leggere il dashboard.

Lista di controllo prima dell'apertura delle porte

• Ogni dispositivo è carico, connesso e ha un nome chiaro.
• Il manifesto è stato aggiornato su ogni dispositivo poco prima dell'apertura.
• Ogni addetto alla scansione ha il proprio account e sa cosa dire con "Non valido".
• Chi risolve i problemi sta accanto alla fila e può aprire il back office.
• Dieci metri prima della porta c'è un cartello «Biglietto alla mano».
• Un dispositivo di riserva è pronto.

Tutti i passaggi per preparare un dispositivo e invitare gli addetti alla scansione sono nel manuale alla voce App di scansione e personale.

Quanto costa

L'app di scansione e il dashboard sono inclusi in ogni formula, anche in quella gratuita, senza importi per scansione. Quanti dispositivi può collegare contemporaneamente dipende dalla Sua formula. Come funziona il controllo accessi di Passavo lo vede sulla pagina del prodotto; le formule sono sulla pagina dei prezzi.