Biglietti per una festa: prevendita online e all'ingresso

Una festa vive di due tipi di ospiti. Metà compra il biglietto settimane prima, l'altra metà si decide alle undici di sera sul marciapiede. Se gestisce tutto questo con una biglietteria online e una cassetta dei soldi alla porta, si ritrova con due conteggi che non sanno nulla l'uno dell'altro: nessuno può dire quante persone possono ancora entrare. Questo articolo Le mostra come far funzionare la prevendita online e la vendita dei biglietti all'ingresso da un unico contingente di posti, con un prezzo più basso per chi compra in anticipo.

Un solo contingente di posti, online e all'ingresso

In Passavo una festa è un evento: una data, un numero di posti e uno o più tipi di biglietto. Il campo Posti in totale è un unico contingente per tutto. La Sua biglietteria e la Sua cassa all'ingresso vendono da questo contingente, e l'ultimo posto viene venduto esattamente una volta, anche se qualcuno paga online proprio mentre Lei batte un biglietto all'ingresso.

I Suoi ospiti vedono nella biglietteria quanti posti restano liberi, e Esaurito appena la sala è piena. Sulla casella della cassa compare la stessa cosa. Così non vende mai più biglietti di quanti ne consentano i vigili del fuoco.

Prevendita più economica che all'ingresso

Un prezzo appartiene a un solo canale: Online per la Sua biglietteria, Banco per la cassa all'ingresso. Lo stesso biglietto può quindi costare 8 euro online e 10 euro all'ingresso, senza creare due prodotti. Questa differenza di prezzo è la migliore pubblicità per la Sua prevendita, e più biglietti vende in anticipo, meglio sa quanta birra ordinare.

Un esempio. Il gruppo giovanile organizza una festa nel salone parrocchiale, con posto per quattrocento persone. La prevendita costa 8 euro, l'ingresso 10 euro.

1. Nel back office vada su Vendita → Eventi e clicchi su Nuovo evento.
2. Inserisca il nome e la data, e imposti Posti in totale su 400.
3. Crei un tipo di biglietto con il prezzo 8. Disattivi l'interruttore Lo stesso prezzo anche alla cassa.
4. Clicchi su Crea.
5. Apra il tipo di biglietto nell'elenco, clicchi nel blocco Prezzi su Aggiungi un prezzo, scelga il canale Banco e inserisca 10.

Non dimentichi quest'ultimo passo: senza un prezzo al banco, la cassa rifiuta il biglietto. Come funzionano i prezzi per canale è spiegato in Prodotti e prezzi; la procedura guidata in Eventi.

All'ingresso: un tavolo per scansionare, uno per vendere

La sera stessa prepari due cose.

L'app di scansione per la prevendita. Un volontario scansiona con un telefono il codice QR di ogni biglietto online, su carta o in Apple Wallet o Google Wallet. L'app funziona anche senza rete e rifiuta un biglietto già entrato. Come aggiungere il personale di scansione è spiegato in L'app di scansione.

La cassa per chi compra all'ingresso. La cassa funziona su un tablet o un portatile, oppure nella stessa app su un tablet. Il Suo ospite paga in contanti, con carta su un terminale di pagamento o con Bancontact Pay tramite un codice QR sullo schermo. Riceve subito il biglietto sullo schermo, per e-mail o su uno scontrino. A fine serata conta il cassetto e chiude con un rapporto Z, che riporta l'incasso per metodo di pagamento. Tutto è descritto in La cassa al banco.

Due cose da sapere prima di aprire le porte:

• La cassa ha bisogno di internet, l'app di scansione no. Tenga pronto un telefono con hotspot mobile: in una sala piena, il wifi è spesso il primo a cedere.
• L'app di scansione riconosce un biglietto venduto alla cassa solo dopo aver aggiornato il suo elenco. Lasci quindi semplicemente entrare chi ha appena pagato alla cassa, oppure aggiorni l'elenco sul dispositivo di scansione.

Organizzi anche due file: una veloce per chi ha già un biglietto, un'altra per chi deve ancora pagare. Chi ha comprato in prevendita non aspetta così dietro qualcuno che cerca il portafoglio.

Senza cassa: comprare sul telefono all'ingresso

Se non ha una cassa, il Suo ospite può anche comprare online all'ingresso. La Sua biglietteria resta aperta il giorno della festa. Appenda all'ingresso un manifesto con un codice QR verso la Sua biglietteria: l'ospite lo scansiona, paga sul telefono e fa scansionare subito il biglietto. Non Le costa nessun dispositivo, ma un po' di tempo per ospite, e l'ospite paga il prezzo online.

Quanto costa?

Con il piano gratuito, ogni evento vende fino a 100 biglietti a pagamento, con biglietteria, app di scansione e pass wallet inclusi. Per una festa di quattrocento persone è troppo poco, e la vendita non si ferma all'istante: quando raggiunge il tetto, ha prima un periodo di tolleranza di 14 giorni.

• Pagare solo quell'evento: 19,00 €, una tantum, fino a 2 volte per anno solare.
• Il piano Avvio a 9,00 € al mese: fino a 3.000 biglietti a pagamento all'anno senza tetto per evento, con la cassa al banco. Se vuole vendere all'ingresso con la cassa, Le serve questo piano. Nei mesi tranquilli lo può sospendere.

A noi non va nessun importo per biglietto e nessuna percentuale; il Suo fornitore di pagamenti applica invece un costo per pagamento. Tutti gli importi sono nella pagina dei prezzi, IVA esclusa.

Tre consigli per la sera stessa

Metta la differenza di prezzo sul manifesto. "8 euro in prevendita, 10 euro all'ingresso" funziona meglio di "compra il biglietto online".

Metta abbastanza resto nel cassetto. Con un prezzo di 10 euro all'ingresso servono soprattutto banconote da 5 e da 10. Inserisca il fondo cassa all'apertura della cassa, altrimenti la differenza di cassa a fine serata non dice nulla.

Smetta di vendere quando la sala è piena. Nessuno deve contare: la cassa e la biglietteria mostrano Esaurito appena il contingente è vuoto.

Se al bar vende anche bevande, legga come funziona il cashless con credito sul pass, oppure veda cosa fa Passavo per le associazioni.