Billets pour une soirée : prévente en ligne et vente à l'entrée

Une soirée dansante vit de deux sortes de visiteurs. La moitié achète son billet des semaines à l'avance, l'autre moitié se décide à onze heures du soir sur le trottoir. Si vous gérez cela avec une billetterie en ligne et une caisse en métal à l'entrée, vous avez deux comptages qui s'ignorent : personne ne sait combien de personnes peuvent encore entrer. Cet article montre comment faire tourner la prévente en ligne et la vente de billets à l'entrée sur un seul stock de places, avec un prix plus bas pour ceux qui achètent à l'avance.

Un seul stock de places, en ligne et à l'entrée

Dans Passavo, une soirée est un événement : une date, un nombre de places et un ou plusieurs types de billets. Le champ Places au total est un seul stock pour l'ensemble. Votre billetterie et votre caisse à l'entrée vendent dans ce stock, et la dernière place n'est vendue qu'une seule fois, même si quelqu'un paie en ligne au moment où vous encaissez un billet à l'entrée.

Vos visiteurs voient dans la billetterie combien de places restent libres, et Complet dès que la salle est pleine. À la caisse, la tuile affiche la même chose. Vous ne vendez donc jamais plus de billets que ce que les pompiers autorisent.

Une prévente moins chère qu'à l'entrée

Un prix appartient à un seul canal : En ligne pour votre billetterie, Guichet pour la caisse à l'entrée. Le même billet peut donc coûter 8 euros en ligne et 10 euros à l'entrée, sans créer deux produits. Cet écart de prix est la meilleure publicité pour votre prévente, et plus vous vendez à l'avance, mieux vous savez combien de fûts commander.

Un exemple. Le mouvement de jeunesse organise une soirée dans la salle paroissiale, avec de la place pour quatre cents personnes. La prévente coûte 8 euros, l'entrée sur place 10 euros.

1. Dans le back-office, allez dans Vente → Événements et cliquez sur Nouvel événement.
2. Saisissez le nom et la date, et mettez Places au total sur 400.
3. Créez un type de billet au prix de 8. Désactivez l'interrupteur Le même prix aussi au guichet.
4. Cliquez sur Créer.
5. Ouvrez le type de billet dans la liste, cliquez dans le bloc Prix sur Ajouter un prix, choisissez le canal Guichet et saisissez 10.

N'oubliez pas cette dernière étape : sans prix au guichet, la caisse refuse le billet. Le fonctionnement des prix par canal est décrit dans Produits et prix ; l'assistant lui-même dans Événements.

À l'entrée : une table pour scanner, une pour vendre

Le soir même, préparez deux choses.

L'application de scan pour la prévente. Un bénévole scanne le code QR de chaque billet en ligne avec un téléphone, qu'il soit sur papier ou dans Apple Wallet ou Google Wallet. L'application fonctionne aussi sans réseau et refuse un billet déjà entré. La façon d'ajouter votre personnel de scan est décrite dans L'application de scan.

La caisse pour ceux qui achètent à l'entrée. La caisse tourne sur une tablette ou un ordinateur portable, ou dans la même application sur une tablette. Votre visiteur paie en espèces, par carte sur un terminal de paiement, ou avec Bancontact Pay via un code QR à l'écran. Il reçoit son billet tout de suite à l'écran, par e-mail ou sur un ticket de caisse. En fin de soirée, vous comptez le tiroir et clôturez avec un rapport Z, qui reprend le chiffre d'affaires par mode de paiement. Tout est expliqué dans La caisse au guichet.

Deux choses à savoir avant d'ouvrir les portes :

• La caisse a besoin d'internet, l'application de scan non. Prévoyez un téléphone avec un point d'accès mobile : dans une salle pleine, le wifi est souvent le premier à lâcher.
• L'application de scan ne connaît un billet vendu à la caisse qu'après avoir actualisé sa liste. Laissez donc simplement entrer la personne qui vient de payer à la caisse, ou actualisez la liste sur l'appareil de scan.

Prévoyez aussi deux files : une rapide pour ceux qui ont déjà un billet, une autre pour ceux qui doivent encore payer. Ceux qui ont acheté en prévente n'attendent alors pas derrière quelqu'un qui cherche son portefeuille.

Sans caisse : acheter sur son téléphone à l'entrée

Si vous n'avez pas de caisse, votre visiteur peut aussi acheter en ligne à l'entrée. Votre billetterie reste ouverte le jour de la soirée. Affichez à l'entrée une affiche avec un code QR vers votre billetterie : votre visiteur scanne, paie sur son téléphone et fait scanner son billet aussitôt. Cela ne vous coûte aucun appareil, mais un peu de temps par visiteur, et il paie alors le prix en ligne.

Combien ça coûte ?

Avec la formule gratuite, chaque événement vend jusqu'à 100 billets payants, avec la billetterie, l'application de scan et les cartes wallet. Pour une soirée de quatre cents personnes, c'est trop juste, et votre vente ne s'arrête pas sur-le-champ : quand vous atteignez le plafond, vous avez d'abord une période de grâce de 14 jours.

• Payer uniquement cet événement : 19,00 €, une seule fois, jusqu'à 2 fois par année civile.
• La formule Départ pour 9,00 € par mois : jusqu'à 3 000 billets payants par an sans plafond par événement, avec la caisse au guichet. Pour vendre à l'entrée avec la caisse, c'est cette formule qu'il vous faut. Pendant vos mois calmes, vous la suspendez.

Aucun montant par billet ni aucun pourcentage ne nous revient ; votre prestataire de paiement facture en revanche des frais par paiement. Tous les montants figurent sur la page des tarifs, hors TVA.

Trois conseils pour le soir même

Mettez l'écart de prix sur l'affiche. « 8 euros en prévente, 10 euros à l'entrée » fait plus que « achetez votre billet en ligne ».

Mettez assez de monnaie dans le tiroir. Avec un prix de 10 euros à l'entrée, il vous faut surtout des billets de 5 et de 10. Saisissez le fonds de caisse à l'ouverture de la caisse, sinon l'écart de caisse ne dira rien après coup.

Arrêtez de vendre quand la salle est pleine. Personne ne doit compter : la caisse et la billetterie affichent Complet dès que le stock est vide.

Si vous vendez aussi des boissons au bar, découvrez comment fonctionne le cashless avec un solde sur la carte, ou voyez ce que Passavo fait pour les associations.