Tickets scannen aan de deur, ook zonder netwerk

Het netwerk valt altijd uit op het slechtst mogelijke moment: om acht uur, als de deuren opengaan en driehonderd mensen tegelijk hun ticket op hun telefoon openen. In een tent op een weide, in een kelder of in een oude zaal met dikke muren is het nog erger. Een scan-app die dan elke code online moet opzoeken, legt je ingang stil. Dit artikel legt uit hoe de scan-app van Passavo dat oplost, en wat jij vooraf doet.

Hoe scannen zonder netwerk werkt

Bij het inloggen, en daarna telkens wanneer je erom vraagt, haalt de app een manifest op: de lijst geldige tickets van vandaag. Denk aan de gastenlijst van een portier. Valt het netwerk weg, dan controleert de app elk ticket tegen die lijst en zegt ze in minder dan een seconde of iemand binnen mag. Zodra er weer verbinding is, stuurt ze haar scans door. Aan de deur merk je daar niets van.

Het manifest bevat geen ticketcodes, alleen hun vingerafdruk: een onomkeerbare berekening op de code. Een verloren telefoon levert dus geen enkele bruikbare QR-code op.

Wat je op het scherm ziet

Elke uitslag heeft naast een kleur ook een icoon en een woord. In fel zonlicht, of voor wie kleurenblind is, is kleur alleen geen signaal.

Meerdere ingangen

Elk toestel scant op zichzelf; zet er gerust vier aan één deur. Scans worden bijgehouden als losse waarnemingen: wie wanneer wat gescand heeft, blijft zichtbaar in de backoffice. Biedt iemand hetzelfde ticket kort na elkaar aan twee toestellen aan, dan meldt het tweede toestel het als dubbel. Zo merk je dat één code twee keer gebruikt wordt.

Scanners: vrijwilligers met precies één recht

Een scanner is een medewerker die alleen tickets mag scannen. Hij ziet geen prijzen, geen omzet en geen bestellingen, en kan niets wijzigen of terugbetalen. Nodig elke scanner apart uit onder Medewerkers, met zijn eigen e-mailadres: dan zie je achteraf wie wat gescand heeft, en neem je één iemand de toegang af zonder de anderen buiten te zetten.

Op een iPhone installeer je de app uit de App Store; voor een Android-toestel sturen wij je de link. Inloggen doe je met de organisatiecode, het e-mailadres en het wachtwoord van de scanner. Alle stappen staan in de handleiding bij Scan-app en scanpersoneel.

Checklist voor de deuren opengaan

• Elk toestel is opgeladen of hangt aan een powerbank.
• Elk toestel is ingelogd en toont de juiste organisatie.
• Het manifest is ververst, kort voor de deuren opengaan. Tickets die daarna verkocht worden, vindt de app alleen wanneer ze online is.
• De helderheid staat hoog en de automatische vergrendeling op minstens twee minuten.
• Er ligt een reservetoestel klaar.
• Verkoop je ook aan de deur? Dan heeft minstens één toestel netwerk.

Wat de rij echt vertraagt

De app scant snel; de rij staat stil om andere redenen. Vraag bezoekers hun scherm feller te zetten, laat ze hun eigen telefoon aanbieden, en hang tien meter voor de deur een bordje "Ticket klaarhouden". Een uitgeprint ticket op wit papier is vaak de snelste scan van de avond. En wie zijn ticket in Apple Wallet of Google Wallet zette, hoeft niet in zijn mail te zoeken.

Dezelfde app, ook als kassa

Wie inlogt met de rol balie, beheerder of eigenaar, krijgt in dezelfde app ook de balie-kassa, op een iPad of een Android-tablet — vanaf de formule Start. Handig aan een tafel waar je verkoopt én scant. Voor je scanners verandert er niets: zij zien alleen het scanscherm.

Wat het kost

De scan-app zit in elke formule, ook in de gratis, zonder bedrag per scan of per ticket. Alle functies staan op de pagina functies, de formules op de prijzenpagina. Wat offline scannen precies inhoudt, lees je in het kenniscentrum.