Tickets am Einlass scannen, auch ohne Netz

Das Netz fällt immer im ungünstigsten Moment aus: um acht Uhr, wenn sich die Türen öffnen und dreihundert Menschen gleichzeitig ihr Ticket auf dem Handy aufrufen. In einem Zelt auf der Wiese, in einem Keller oder in einem alten Saal mit dicken Mauern ist es noch schlimmer. Eine Scan-App, die dann jeden Code online nachschlagen muss, legt Ihren Einlass lahm. Dieser Artikel erklärt, wie die Scan-App von Passavo das löst und was Sie vorab vorbereiten.

So funktioniert Scannen ohne Netz

Bei der Anmeldung und danach immer dann, wenn Sie es anfordern, lädt die App ein Manifest herunter: die Liste der gültigen Tickets von heute. Denken Sie an die Gästeliste eines Türstehers. Fällt das Netz aus, prüft die App jedes Ticket gegen diese Liste und sagt Ihnen in weniger als einer Sekunde, ob jemand hinein darf. Sobald wieder Verbindung besteht, schickt sie ihre Scans weiter. Am Einlass merken Sie davon nichts.

Das Manifest enthält keine Ticketcodes, nur ihren Fingerabdruck: eine unumkehrbare Berechnung auf dem Code. Ein verlorenes Handy liefert also keinen einzigen brauchbaren QR-Code.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Jedes Ergebnis hat neben einer Farbe auch ein Symbol und ein Wort. In grellem Sonnenlicht oder für farbenblinde Menschen ist Farbe allein kein Signal.

Mehrere Eingänge

Jedes Gerät scannt für sich; stellen Sie ruhig vier an eine Tür. Scans werden als einzelne Beobachtungen gespeichert: Wer wann was gescannt hat, bleibt im Backoffice sichtbar. Zeigt jemand dasselbe Ticket kurz hintereinander an zwei Geräten vor, meldet das zweite Gerät es als doppelt. So merken Sie, dass ein Code zweimal benutzt wird.

Scanner: Helfer mit genau einem Recht

Ein Scanner ist ein Mitarbeiter, der ausschließlich Tickets scannen darf. Er sieht keine Preise, keinen Umsatz und keine Bestellungen und kann nichts ändern oder erstatten. Laden Sie jeden Scanner einzeln unter Mitarbeiter ein, mit seiner eigenen E-Mail-Adresse: Dann sehen Sie hinterher, wer was gescannt hat, und entziehen einer Person den Zugang, ohne die anderen auszusperren.

Auf einem iPhone installieren Sie die App aus dem App Store; für ein Android-Gerät schicken wir Ihnen den Link. Angemeldet wird mit dem Organisationscode, der E-Mail-Adresse und dem Passwort des Scanners. Alle Schritte stehen im Handbuch unter Scan-App und Scanpersonal.

Checkliste, bevor sich die Türen öffnen

• Jedes Gerät ist geladen oder hängt an einer Powerbank.
• Jedes Gerät ist angemeldet und zeigt die richtige Organisation.
• Das Manifest ist aktualisiert, kurz bevor sich die Türen öffnen. Tickets, die danach verkauft werden, findet die App nur, wenn sie online ist.
• Die Helligkeit ist hoch und die automatische Sperre steht auf mindestens zwei Minuten.
• Ein Ersatzgerät liegt bereit.
• Verkaufen Sie auch am Einlass? Dann hat mindestens ein Gerät Netz.

Was die Schlange wirklich aufhält

Die App scannt schnell; die Schlange stockt aus anderen Gründen. Bitten Sie die Besucher, ihren Bildschirm heller zu stellen, lassen Sie sie ihr eigenes Handy hinhalten, und stellen Sie zehn Meter vor der Tür ein Schild „Ticket bereithalten“ auf. Ein ausgedrucktes Ticket auf weißem Papier ist oft der schnellste Scan des Abends. Und wer sein Ticket in Apple Wallet oder Google Wallet gelegt hat, muss nicht in seinen E-Mails suchen.

Dieselbe App, auch als Kasse

Wer sich mit der Rolle Theke, Administrator oder Inhaber anmeldet, bekommt in derselben App auch die Thekenkasse, auf einem iPad oder einem Android-Tablet — ab der Formel Start. Praktisch an einem Tisch, an dem Sie verkaufen und scannen. Für Ihre Scanner ändert sich nichts: Sie sehen nur den Scanbildschirm.

Was es kostet

Die Scan-App ist in jeder Formel enthalten, auch in der kostenlosen, ohne Betrag pro Scan oder pro Ticket. Alle Funktionen stehen auf der Seite Funktionen, die Formeln auf der Preisseite. Was Offline-Scannen genau bedeutet, lesen Sie in der Wissensrubrik.