Associações e eventos
Sistemas de pagamento para associações: online e no local
De que sistemas de pagamento precisa uma associação? Online com cartão ou transferência, numerário ou cartão à entrada e um QR na caixa.
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Sábado à noite, o jantar anual do clube de futebol. Duzentas pessoas pagaram com antecedência, mas mesmo assim há fila na mesa da entrada. Uma quer pagar com o cartão, outra com o código QR no telemóvel, e uma terceira trouxe dinheiro. No fim da noite, o tesoureiro fica com uma caixa, o talão do terminal de pagamento e uma lista de encomendas online, a tentar transformar tudo num único número.
Uma associação não precisa de um sistema de pagamento, mas de três: um para quem paga com antecedência, outro para quem chega à entrada e, por vezes, um para o bar. Este artigo explica quais são esses sistemas de pagamento para associações, como funcionam em conjunto e onde chega o dinheiro.
De que sistemas de pagamento precisa uma associação?
Olhe para os momentos em que o dinheiro entra, não para os aparelhos:
| Momento | Quem paga | Como |
|---|---|---|
| Com antecedência | Quem compra um bilhete online | Cartão, MB WAY, Multibanco, Apple Pay, Google Pay ou transferência |
| À entrada | Quem chega sem bilhete | Numerário, cartão ou, na Bélgica, o QR da Bancontact Pay |
| No bar | Todos os que comem ou bebem | A mesma caixa da entrada |
O mais importante é que os três acabem no mesmo sistema. Assim conta os lugares vendidos uma só vez e vê depois, por forma de pagamento, o que entrou.
Com antecedência: pagar online na sua bilheteira
Na sua bilheteira, o comprador paga através do seu próprio prestador de pagamentos: Mollie, Stripe ou Bancontact Pro. Liga-o em Definições → Pagamentos. O dinheiro vai diretamente para a conta da sua associação; a Passavo não fica no meio nem retém nada. O prestador mais adequado ao seu clube está explicado em Que prestador de pagamentos escolher?.
Com a Stripe, o comprador escolhe entre as formas de pagamento que ativar: cartão de crédito ou de débito, Apple Pay ou Google Pay no telemóvel, e MB WAY e Multibanco para quem paga em Portugal. Com a Mollie, entram métodos como o PayPal, o Bancontact na Bélgica e o iDEAL nos Países Baixos.
Não tem prestador, ou alguns sócios preferem pagar como sempre? Ative então o pagamento por transferência. O comprador recebe os seus dados bancários e uma referência, os lugares ficam reservados até à data-limite e, assim que o dinheiro estiver na sua conta, clica em Pagamento recebido em Encomendas. Só então os bilhetes seguem. O funcionamento está descrito em Pagamento por transferência.
À entrada: numerário, cartão ou QR
Para a venda no local existe a caixa, a partir do plano Início. Funciona no navegador de um tablet ou portátil comum. Ao cobrar, escolhe como se paga:
- Numerário. Introduz o valor recebido e a caixa calcula o troco.
- Cartão (terminal). O valor aparece sozinho num terminal Mollie ligado, num leitor Stripe ou num terminal Android da Worldline. Os bilhetes só existem depois de o pagamento ter sido concluído.
- Cartão (terminal externo). Já tem um terminal do seu banco que não pode ser ligado? Introduz o valor nele e confirma na caixa que o aparelho aprovou o pagamento. Assim, a caixa funciona com qualquer terminal de pagamento, sem um contrato novo.
- Bancontact Pay. Para visitantes belgas, a caixa mostra um código QR com o valor exato. O visitante digitaliza-o com a aplicação do banco e a caixa vê sozinha quando o pagamento é feito. Como uma associação pede esse QR está explicado em Payconiq para associações.
Que terminal ligar e o que precisa para isso, encontra em O que é um terminal de pagamento?.
No bar: a mesma caixa
Cervejas, batatas fritas e cafés podem passar pela mesma caixa que os bilhetes, como consumo: não sai nenhum bilhete, mas sim uma linha no talão e no diário da caixa. Os consumos estão desativados por predefinição; o suporte ativa-os para si. Numa festa grande, prefere um saldo carregado com antecedência em vez de senhas? Veja então como funciona o pagamento cashless.
Uma única contagem no fim da noite
Um exemplo com números. No jantar do clube, 200 pessoas compram online e outras 60 chegam à entrada: 30 pagam em numerário, 20 com cartão e 10 com o código QR.
- Os 200 pagamentos online estão nas suas encomendas e chegam à sua conta através do prestador.
- Na caixa, fecha a sessão de caixa. O relatório Z separa a receita por forma de pagamento: numerário, cartão pelo terminal, cartão pelo terminal externo e Bancontact Pay, cada um na sua linha.
- Compara o numerário na gaveta com o que, segundo a caixa, lá devia estar. Uma diferença vê-se logo, caixa a caixa.
Assim o seu tesoureiro coloca o total dos cartões ao lado do extrato do prestador ou do banco, e o numerário ao lado do que está na gaveta. O passo a passo está em Fechar a caixa depois do evento.
Quanto custa?
O seu prestador de pagamentos cobra uma comissão por cada pagamento bem sucedido. Essa comissão é dele, não nossa; o funcionamento está descrito em Pagamentos e custos. A transferência e o numerário não têm comissão de transação.
A Passavo não cobra nada por bilhete. Com o plano Grátis, vende online até 100 bilhetes pagos por evento. Quer vender também à entrada e no bar? Então precisa da caixa: está incluída a partir de Início, por 9,00 € por mês. Todos os planos estão na página de preços.
Como começar
- Ligue o seu prestador de pagamentos ou ative a transferência.
- Publique o seu evento e venda com antecedência.
- Na própria noite, abra a caixa num tablet, com uma gaveta para o dinheiro e, se quiser, um terminal de pagamento ao lado.
Saiba mais sobre a venda à entrada na página da caixa.
