Vereine und Veranstaltungen
Bezahlsysteme für Vereine: online, an der Kasse und Theke
Welche Bezahlsysteme braucht ein Verein? Online per Karte oder Überweisung, Kartenzahlung oder bar beim Vereinsfest und ein QR-Code an der Kasse.
· 5 Min. Lesezeit
Samstagabend, das Sommerfest des Fußballvereins. Zweihundert Gäste haben im Voraus bezahlt, und trotzdem steht am Eingang eine Schlange. Der eine möchte mit seiner Bankkarte zahlen, die andere mit dem QR-Code auf dem Handy, ein Dritter hat Bargeld dabei. Am Ende des Abends sitzt der Kassenwart mit einer Geldkassette, einem Beleg vom Kartenterminal und einer Liste der Online-Bestellungen da und versucht, daraus eine einzige Zahl zu machen.
Ein Verein braucht nicht ein Bezahlsystem, sondern drei: eines für alle, die im Voraus zahlen, eines für alle, die an der Abendkasse kommen, und manchmal eines für die Theke. Dieser Artikel erklärt, welche Bezahlsysteme für Vereine das sind, wie sie zusammenspielen und wo das Geld ankommt.
Welche Bezahlsysteme braucht ein Verein?
Schauen Sie auf die Momente, in denen Geld hereinkommt, nicht auf die Geräte:
| Moment | Wer zahlt | Wie |
|---|---|---|
| Im Voraus | Wer online ein Ticket kauft | Karte, Apple Pay, Google Pay, PayPal oder Überweisung |
| An der Abendkasse | Wer ohne Ticket kommt | Bar, mit Karte oder in Belgien per QR-Code von Bancontact Pay |
| An der Theke | Alle, die etwas essen oder trinken | Dieselbe Kasse wie am Eingang |
Entscheidend ist, dass alle drei im selben System landen. Dann zählen Sie die verkauften Plätze nur einmal und sehen hinterher pro Zahlungsart, was hereingekommen ist.
Im Voraus: online im Ticketshop bezahlen
In Ihrem Ticketshop zahlt der Käufer über Ihren eigenen Zahlungsanbieter: Mollie, Stripe oder Bancontact Pro. Sie verbinden ihn unter Einstellungen → Zahlungen. Das Geld kommt direkt auf das Konto Ihres Vereins; Passavo steht nicht dazwischen und behält nichts ein. Welcher Anbieter zu Ihrem Verein passt, lesen Sie in Welchen Zahlungsanbieter wählen?.
Mit Mollie oder Stripe wählt Ihr Käufer aus den Zahlungsarten, die Sie dort einschalten: Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay auf dem Handy, PayPal bei Mollie und lokale Verfahren wie Bancontact in Belgien oder iDEAL in den Niederlanden.
Sie haben keinen Anbieter, oder manche Mitglieder zahlen lieber wie immer? Dann schalten Sie Zahlung per Überweisung ein. Der Käufer erhält Ihre Kontodaten und einen Verwendungszweck, seine Plätze werden bis zum Fälligkeitstag reserviert, und sobald das Geld auf Ihrem Konto ist, klicken Sie unter Bestellungen auf Zahlung erhalten. Erst dann gehen seine Tickets raus. Wie das funktioniert, steht in Zahlung per Überweisung.
An der Abendkasse: bar, Karte oder QR
Für den Verkauf vor Ort gibt es die Kasse, ab dem Tarif Start. Sie läuft im Browser eines gewöhnlichen Tablets oder Laptops. Beim Kassieren wählen Sie, wie bezahlt wird:
- Bar. Sie geben ein, was Sie erhalten, und die Kasse rechnet das Wechselgeld aus.
- Karte (Terminal). Der Betrag erscheint von selbst auf einem verbundenen Terminal von Mollie, einem Reader von Stripe oder einem Android-Terminal von Worldline. Die Tickets entstehen erst, wenn die Zahlung geklappt hat.
- Karte (separates Terminal). Sie haben schon ein Kartenterminal Ihrer Bank, das sich nicht verbinden lässt? Dann tippen Sie den Betrag dort selbst ein und bestätigen in der Kasse, dass das Gerät die Zahlung genehmigt hat. So funktioniert die Kasse mit jedem Kartenterminal, und Kartenzahlung beim Vereinsfest geht ohne neuen Vertrag.
- Bancontact Pay. Für belgische Gäste zeigt die Kasse einen QR-Code mit dem genauen Betrag. Der Gast scannt ihn mit seiner Banking-App, und die Kasse sieht selbst, wann bezahlt wurde. Wie ein Verein diesen QR-Code beantragt, steht in Payconiq für Vereine.
Welches Terminal Sie verbinden und was Sie dafür brauchen, lesen Sie in Was ist ein Zahlungsterminal?.
An der Theke: dieselbe Kasse
Bier, Pommes und Kaffee können Sie über dieselbe Kasse buchen wie die Tickets, als Verzehrartikel: Es entsteht kein Ticket, aber eine Zeile auf dem Bon und im Kassenjournal. Verzehrartikel sind standardmäßig ausgeschaltet; der Support schaltet sie für Sie ein. Möchten Sie bei einer großen Party lieber mit vorab aufgeladenem Guthaben arbeiten als mit Wertmarken? Dann lesen Sie, wie bargeldloses Bezahlen funktioniert.
Eine einzige Abrechnung am Ende des Abends
Ein Rechenbeispiel. Beim Sommerfest kaufen 200 Gäste online, und weitere 60 kommen an die Abendkasse: 30 zahlen bar, 20 mit Karte und 10 per QR-Code.
- Die 200 Online-Zahlungen stehen in Ihren Bestellungen und kommen über Ihren Anbieter auf Ihr Konto.
- An der Kasse schließen Sie die Kassensitzung ab. Der Z-Bericht trennt den Umsatz nach Zahlungsart: bar, Karte über das Terminal, Karte über das separate Terminal und Bancontact Pay, jeweils in einer eigenen Zeile.
- Das Bargeld in der Lade vergleichen Sie mit dem, was laut Kasse darin sein sollte. Eine Differenz sehen Sie sofort, pro Kasse.
So legt Ihr Kassenwart den Kartenbetrag neben den Auszug des Anbieters oder der Bank und den Barbetrag neben das, was in der Lade liegt. Wie das Schritt für Schritt geht, lesen Sie in Kassenabschluss nach Ihrer Veranstaltung.
Was kostet das?
Ihr Zahlungsanbieter berechnet eine Transaktionsgebühr pro erfolgreicher Zahlung. Diese Gebühr geht an ihn, nicht an uns; wie das läuft, steht in Auszahlung und Kosten. Überweisung und Bargeld verursachen keine Transaktionsgebühr.
Passavo berechnet keine Gebühr pro Ticket. Mit dem Tarif Kostenlos verkaufen Sie online bis zu 100 bezahlte Tickets pro Veranstaltung. Möchten Sie auch an der Abendkasse und an der Theke verkaufen, brauchen Sie die Kasse: Sie ist ab Start enthalten, für 9,00 € pro Monat. Alle Tarife finden Sie auf der Seite Preise.
So fangen Sie an
- Verbinden Sie Ihren Zahlungsanbieter, oder schalten Sie die Überweisung ein.
- Stellen Sie Ihre Veranstaltung online und verkaufen Sie im Voraus.
- Öffnen Sie am Abend selbst die Kasse auf einem Tablet, mit einer Geldlade und, wenn Sie möchten, einem Kartenterminal daneben.
Mehr zum Verkauf an der Abendkasse lesen Sie auf der Seite über die Kasse.
