Systèmes de paiement pour associations : en ligne et sur place

Samedi soir, la soirée moules du club de football. Deux cents personnes ont payé à l'avance, mais il y a tout de même une file à la table d'entrée. L'un veut payer avec sa carte bancaire, l'autre avec le code QR sur son téléphone, un troisième a apporté du liquide. En fin de soirée, le trésorier se retrouve avec une caisse, un ticket du terminal de paiement et une liste de commandes en ligne, et tente d'en tirer un seul chiffre.

Une association n'a pas besoin d'un seul système de paiement, mais de trois : un pour ceux qui paient à l'avance, un pour ceux qui viennent à l'entrée, et parfois un pour le bar. Cet article explique quels sont ces systèmes de paiement pour associations, comment ils fonctionnent ensemble et où l'argent arrive.

De quels systèmes de paiement une association a-t-elle besoin ?

Regardez les moments où l'argent entre, pas les appareils :

L'essentiel est que les trois aboutissent dans le même système. Vous comptez alors les places vendues une seule fois, et vous voyez après coup, par mode de paiement, ce qui est entré.

À l'avance : payer en ligne dans votre billetterie

Dans votre billetterie, l'acheteur paie via votre propre prestataire de paiement : Mollie, Stripe ou Bancontact Pro. Vous le connectez sous Paramètres → Paiements. L'argent arrive directement sur le compte de votre association ; Passavo ne se place pas entre les deux et n'en retient rien. Le prestataire qui convient à votre club est expliqué dans Quel prestataire de paiement choisir ?.

Avec Mollie ou Stripe, votre acheteur choisit parmi les modes de paiement que vous y activez : Bancontact, une carte de crédit, Apple Pay ou Google Pay sur son téléphone, et iDEAL pour ceux qui viennent des Pays-Bas.

Vous n'avez pas de prestataire, ou certains membres préfèrent payer comme d'habitude ? Activez alors le paiement par virement : un simple virement bancaire, par exemple un virement SEPA en euros. L'acheteur reçoit votre numéro de compte et une communication, ses places sont réservées jusqu'à l'échéance, et dès que l'argent est sur votre compte, vous cliquez sur Paiement reçu dans Commandes. C'est seulement à ce moment-là que ses billets partent. Le fonctionnement est décrit dans Payer par virement.

À l'entrée : espèces, carte ou QR

Pour la vente sur place, il y a la caisse de comptoir, à partir de la formule Départ. Elle tourne dans le navigateur d'une simple tablette ou d'un ordinateur portable. Au moment d'encaisser, vous choisissez le mode de paiement :

1. Espèces. Vous saisissez le montant reçu, et la caisse calcule la monnaie à rendre.
2. Carte (terminal). Le montant s'affiche tout seul sur un terminal Mollie connecté, un lecteur Stripe ou un terminal Android de Worldline. Les billets n'existent qu'une fois le paiement réussi.
3. Carte (terminal autonome). Vous avez déjà un terminal de votre banque qui ne peut pas être connecté ? Vous y tapez vous-même le montant et vous confirmez dans la caisse que l'appareil a accepté le paiement. La caisse fonctionne ainsi avec n'importe quel terminal de paiement, sans nouveau contrat.
4. Bancontact Pay. La caisse affiche un code QR avec le montant exact. Le visiteur le scanne avec son application bancaire, et la caisse voit elle-même quand le paiement est fait. Comment votre association obtient ce QR est expliqué dans Payconiq pour les associations.

Quel terminal connecter et ce qu'il vous faut pour cela, vous le lirez dans Qu'est-ce qu'un terminal de paiement ?.

Au bar : la même caisse

Les bières, les frites et le café peuvent passer sur la même caisse que les billets, sous forme de consommation : aucun billet n'en sort, mais une ligne apparaît sur le ticket et dans votre journal de caisse. Les consommations sont désactivées par défaut ; le support les active pour vous. Pour une grande soirée, vous préférez un solde rechargé à l'avance plutôt que des jetons ? Découvrez alors comment fonctionne le paiement cashless.

Un seul décompte en fin de soirée

Un exemple chiffré. À la soirée moules, 200 personnes achètent en ligne, et 60 autres arrivent à l'entrée : 30 paient en espèces, 20 par carte et 10 avec le code QR.

• Les 200 paiements en ligne figurent dans vos commandes et arrivent sur votre compte via votre prestataire.
• À la caisse, vous clôturez la session de caisse. Le rapport Z sépare le chiffre d'affaires par mode de paiement : espèces, carte via le terminal, carte via le terminal autonome et Bancontact Pay, chacun sur sa propre ligne.
• Vous comparez les espèces du tiroir avec ce qui doit s'y trouver selon la caisse. Un écart se voit tout de suite, caisse par caisse.

Votre trésorier rapproche ainsi le montant des cartes du relevé du prestataire ou de la banque, et le montant en espèces de ce qui se trouve dans le tiroir. La marche à suivre pas à pas se trouve dans Clôturer la caisse après votre événement.

Combien cela coûte-t-il ?

Votre prestataire de paiement facture des frais de transaction par paiement réussi. Ces frais lui reviennent, pas à nous ; le fonctionnement est décrit dans Versements et frais. Un virement et les espèces n'entraînent aucun frais de transaction.

Passavo ne facture aucun frais par billet. Avec la formule Gratuit, vous vendez en ligne jusqu'à 100 billets payants par événement. Vous voulez aussi vendre à l'entrée et au bar ? Il vous faut alors la caisse : elle est incluse à partir de Départ, pour 9,00 € par mois. Toutes les formules figurent sur la page des tarifs.

Pour commencer

1. Connectez votre prestataire de paiement, ou activez le virement.
2. Mettez votre événement en ligne et vendez à l'avance.
3. Le soir même, ouvrez la caisse de comptoir sur une tablette, avec un tiroir-caisse et, si vous le souhaitez, un terminal de paiement à côté.

Pour en savoir plus sur la vente à l'entrée, consultez la page consacrée à la caisse.