Associazioni ed eventi
Sistemi di pagamento per associazioni: online e sul posto
Di quali sistemi di pagamento ha bisogno un'associazione? Online con carta o bonifico, contanti o carta all'ingresso e un QR alla cassa.
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Sabato sera, la cena sociale della squadra di calcio. Duecento persone hanno pagato in anticipo, ma al tavolo d'ingresso c'è comunque una fila. Uno vuole pagare con la carta, un'altra con il codice QR sul telefono, un terzo ha portato i contanti. A fine serata il tesoriere si ritrova con una cassetta, lo scontrino del POS e un elenco di ordini online, e cerca di ricavarne un solo numero.
Un'associazione non ha bisogno di un solo sistema di pagamento, ma di tre: uno per chi paga in anticipo, uno per chi arriva all'ingresso e talvolta uno per il bar. Questo articolo spiega quali sono questi sistemi di pagamento per associazioni, come lavorano insieme e dove arriva il denaro.
Di quali sistemi di pagamento ha bisogno un'associazione?
Guardi ai momenti in cui entra denaro, non ai dispositivi:
| Momento | Chi paga | Come |
|---|---|---|
| In anticipo | Chi compra un biglietto online | Carta, Apple Pay, Google Pay, PayPal o bonifico |
| All'ingresso | Chi arriva senza biglietto | Contanti, carta o, in Belgio, il QR di Bancontact Pay |
| Al bar | Chiunque beva o mangi | La stessa cassa dell'ingresso |
La cosa più importante è che tutti e tre confluiscano nello stesso sistema. Così conta i posti venduti una sola volta e vede, dopo, quanto è entrato per ciascun metodo di pagamento.
In anticipo: pagare online nella Sua biglietteria
Nella Sua biglietteria l'acquirente paga tramite il Suo fornitore di pagamenti: Mollie, Stripe o Bancontact Pro. Lo collega in Impostazioni → Pagamenti. Il denaro arriva direttamente sul conto della Sua associazione; Passavo non si mette in mezzo e non trattiene nulla. Quale fornitore è adatto al Suo club lo trova in Quale fornitore di pagamenti scegliere?.
Con Mollie o Stripe l'acquirente sceglie tra i metodi che Lei attiva: carta di credito o di debito, Apple Pay o Google Pay sul telefono, PayPal con Mollie e metodi locali come Bancontact in Belgio o iDEAL nei Paesi Bassi.
Non ha un fornitore, oppure alcuni soci preferiscono pagare come sempre? Allora attivi il pagamento con bonifico. L'acquirente riceve le Sue coordinate bancarie e una causale, i suoi posti restano bloccati fino alla scadenza e, appena il denaro è sul Suo conto, Lei clicca su Pagamento ricevuto in Ordini. Solo allora partono i biglietti. Il funzionamento è descritto in Pagamento con bonifico.
All'ingresso: contanti, carta o QR
Per la vendita sul posto c'è la cassa, a partire dal piano Avvio. Funziona nel browser di un normale tablet o portatile. Al momento di incassare, sceglie come si paga:
- Contanti. Inserisce l'importo ricevuto e la cassa calcola il resto.
- Carta (terminale). L'importo compare da solo su un terminale Mollie collegato, un lettore Stripe o un terminale Android di Worldline. I biglietti esistono solo quando il pagamento è andato a buon fine.
- Carta (terminale separato). Ha già un POS della Sua banca che non può essere collegato? Digita Lei stesso l'importo sul dispositivo e conferma nella cassa che il pagamento è stato approvato. Così la cassa funziona con qualsiasi terminale, senza un nuovo contratto.
- Bancontact Pay. Per i visitatori belgi la cassa mostra un codice QR con l'importo esatto. Il visitatore lo scansiona con l'app della banca e la cassa vede da sola quando il pagamento è avvenuto. Come un'associazione richiede questo QR è spiegato in Payconiq per le associazioni.
Quale terminale collegare e che cosa Le serve, lo legge in Che cos'è un terminale di pagamento?.
Al bar: la stessa cassa
Birre, patatine e caffè possono passare dalla stessa cassa dei biglietti, come consumazione: non esce alcun biglietto, ma una riga sullo scontrino e nel giornale di cassa. Le consumazioni sono disattivate per impostazione predefinita; l'assistenza le attiva per Lei. Per una grande festa preferisce un saldo caricato in anticipo ai gettoni? Allora legga come funziona il pagamento cashless.
Un unico conteggio a fine serata
Un esempio di calcolo. Alla cena sociale 200 persone acquistano online e altre 60 arrivano all'ingresso: 30 pagano in contanti, 20 con la carta e 10 con il codice QR.
- I 200 pagamenti online sono nei Suoi ordini e arrivano sul Suo conto tramite il fornitore.
- Alla cassa chiude la sessione di cassa. Il rapporto Z separa l'incasso per metodo di pagamento: contanti, carta tramite il terminale, carta tramite il terminale separato e Bancontact Pay, ciascuno su una propria riga.
- Confronta i contanti nel cassetto con quanto dovrebbe esserci secondo la cassa. Una differenza si vede subito, cassa per cassa.
Così il Suo tesoriere mette l'importo delle carte accanto all'estratto del fornitore o della banca, e quello in contanti accanto a ciò che c'è nel cassetto. Il procedimento passo per passo è in Chiudere la cassa dopo l'evento.
Quanto costa?
Il Suo fornitore di pagamenti applica una commissione per ogni pagamento riuscito. Quella commissione va a lui, non a noi; come funziona è descritto in Accrediti e costi. Bonifico e contanti non hanno commissioni di transazione.
Passavo non applica alcun costo per biglietto. Con il piano Gratuito vende online fino a 100 biglietti a pagamento per evento. Vuole vendere anche all'ingresso e al bar? Allora Le serve la cassa: è inclusa a partire da Avvio, per 9,00 € al mese. Tutti i piani sono nella pagina dei prezzi.
Come iniziare
- Colleghi il Suo fornitore di pagamenti, oppure attivi il bonifico.
- Metta online l'evento e venda in anticipo.
- La sera stessa apra la cassa su un tablet, con un cassetto per i contanti e, se vuole, un terminale di pagamento accanto.
Per saperne di più sulla vendita all'ingresso, veda la pagina dedicata alla cassa.
