Voor verenigingen die één keer per jaar de zaal vol krijgen
Een eetfestijn, een quiz, een fuif of het jaarlijkse feest. Je verkoopt een paar weken intensief en daarna een jaar niet meer — en dat hoort geen abonnement te kosten dat het hele jaar doorloopt.
De harmonie organiseert haar spaghettifestijn. Driehonderdtwintig couverts, twee shifts, een kinderportie naast een volwassen portie, en een vegetarische schotel voor wie dat vraagt. De helft van de kaarten gaat via Facebook, de andere helft verkopen de muzikanten aan familie en buren, en de twintig helpers in de keuken eten gratis mee. Vroeger was dat een Excel-bestand, een schoendoos met briefjes van twintig en een penningmeester die de avond zelf aan de deur stond te turven.
Zo loopt het
Stap 1
Je zet het festijn in tien minuten online
Twee shifts, drie soorten schotel, elk met hun eigen prijs en hun eigen aantal. Je deelt één link in de Facebookgroep en in de nieuwsbrief van de club.
Stap 2
De leden bestellen op hun gsm en betalen meteen
Ze krijgen hun kaarten in hun mailbox, met de shift en het aantal porties erop. Het geld staat op de rekening van de vereniging, niet op die van ons.
Stap 3
De helpers staan er gratis bij
Wie in de keuken of aan de tafels helpt, krijgt een kaart van nul euro. Die telt mee in je aantallen, dus je weet altijd hoeveel porties er nog vrij zijn — maar niet in je plafond, want gratis kaarten zijn altijd onbeperkt.
Stap 4
's Avonds scan je aan de deur
Twee vrijwilligers met hun eigen telefoon, groen is binnen. Een kaart die al gescand is, licht rood op — en de keuken weet precies hoeveel borden er nog moeten.
Waarom het hier past
Niets per verkochte kaart
Je betaalt geen commissie en geen bedrag per ticket. Wat de kaart opbrengt, is voor de vereniging; dat is precies het geld waarmee de instrumenten betaald worden.
Gratis blijven kan echt
De gratis formule draagt tot 100 betaalde tickets per event, zoveel events als je wilt, en gratis inschrijvingen zijn altijd onbeperkt. Gaat één festijn daarboven, dan betaal je alleen dat ene event los: geen abonnement en geen proefperiode.
Het geld komt op je eigen rekening
Je koppelt je eigen betaalprovider. De betaling van een lid gaat rechtstreeks naar de rekening van de vereniging; wij zitten er niet tussen en houden er niets van af.
Vrijwilligers leren het in twee minuten
De scan-app draait op de telefoon die ze al hebben, ook zonder goed bereik in de parochiezaal. Je geeft iemand scanrechten zonder hem toegang te geven tot de rest van je gegevens.
Je hebt maar één lijst nodig
Betaalde kaarten, gratis kaarten voor de helpers en elke scan aan de deur komen in dezelfde lijst. Op het eind van de avond weet je precies hoeveel borden er buitengingen.
De rekening
In ons voorbeeld blijft er minstens € 170,00 per jaar in je eigen kas.
Wat het kost
300 betaalde tickets van € 25,00 per stuk: € 7.500,00 die door je eigen kas gaat.
Een eetfestijn van driehonderd couverts is een gewoon jaar voor een harmonie, een scouts of een oudercomité. Bij een platform dat per ticket rekent, gaat dat rechtstreeks van de opbrengst af.
Bij een platform dat per ticket rekent
€ 189,00 tot € 384,00
Bij ons, formule Gratis + 1 event los aan € 19,00, per jaar
€ 19,00
Alle bedragen zijn exclusief btw en per jaar. De tarieven waarmee we vergelijken zijn de gangbare tarieven per verkocht ticket in deze markt; wij rekenen een vast bedrag en niets per ticket.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook contant verkopen aan de toog of aan de deur?
Ja, met de kassa. Je slaat de verkoop aan op een tablet of telefoon, contant of met kaart, en ze zit meteen in dezelfde telling als de online verkoop. Zo klopt je capaciteit tot de laatste portie. De kassa zit in de betaalde formules.
Werkt de scan zonder internet in de zaal?
De scan-app werkt door wanneer het netwerk hapert en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Een rij aan de deur hoort niet stil te vallen omdat de wifi van de zaal het laat afweten.
Wij organiseren maar twee avonden per jaar. Betalen we dan twaalf maanden?
Nee. Blijft elk event onder 100 betaalde tickets, dan betaal je niets. Gaat één avond daarboven, dan betaal je alleen die avond los. En heb je toch een formule nodig voor één druk seizoen, dan pauzeer je ze daarna tot 9 maanden per jaar en loopt de facturatie ondertussen niet door.
Wat als we halverwege de verkoop over het plafond gaan?
De verkoop loopt gewoon door. Je krijgt een melding en 14 dagen de tijd om dat ene event los te betalen of een formule te kiezen. Je verkoop valt dus nooit zonder waarschuwing stil.
Aan de slag
Zet je volgende eetfestijn online en kijk zelf hoe het loopt. Je hebt geen kaartgegevens nodig om te starten, en met een testbetaling van één cent zie je wat je leden krijgen voor je de link deelt.
In de handleiding
Wat deze woorden betekenen
De begrippen die in deze sector het vaakst terugkomen, elk in een korte pagina uitgelegd.
- Inschrijvingen Inschrijvingen zijn de vorm die ticketverkoop aanneemt wanneer er geen kaartje is maar wel een lijst met namen die moet kloppen.
- Gratis tickets Ook wie niets vraagt aan de deur, heeft baat bij een ticket: het is de enige manier om vooraf te weten hoeveel stoelen je klaarzet.
- Zonder commissie Zonder commissie wil zeggen dat niemand een percentage van je omzet afhoudt: wat je verkoopt, blijft integraal van jou.
- Ticketverkoop Ticketverkoop is alles wat er gebeurt tussen de aankondiging van je activiteit en het moment dat iemand met een geldige code binnenstapt.