La lista de invitados
La lista de invitados recoge a quien entra sin pagar: patrocinadores, prensa, autoridades y el personal que monta la actividad.
La lista de invitados es la relación de personas que acceden a una actividad sin haber comprado su plaza. Suele incluir patrocinadores, medios, cargos, familiares del equipo y personal técnico. Aunque no generen ingresos, ocupan aforo y deben contarse igual que el resto, o el recuento de la puerta dejará de ser fiable.
Quién entra y quién lo decide
El problema de una lista de invitados nunca es técnico, es de autoridad: si tres personas pueden añadir nombres y nadie lleva la cuenta, la lista crece hasta comerse un tramo del aforo.
Dejar claro quién puede autorizar, y que toda alta quede registrada con su nombre, evita la conversación incómoda en la puerta.
Papel contra código
Una lista impresa obliga a buscar apellidos a mano con la cola esperando, y no hay forma de saber si alguien ya pasó. Las entradas de invitación con código se validan igual que cualquier otra y se cuentan solas.
Además dejan constancia: al terminar se sabe cuántos invitados aparecieron de verdad, que suele ser bastante menos de lo previsto. Ese dato es el que permite ajustar la lista del año siguiente sin discutirlo de memoria en una reunión.
Cómo se lleva en Passavo
En Passavo un invitado recibe una entrada de una tarifa a precio cero, con su nombre y su correo, y un documento con código igual que un comprador. En una franja ocupa aforo, y en los informes aparece con el nombre de su tarifa.
Quien valida en la puerta ve el nombre de la tarifa, por ejemplo «Invitación» o «Prensa», sin necesidad de consultarlo con nadie.
También se busca como
- entradas de invitación
- lista de acceso
- invitaciones
- accesos de cortesía
Preguntas frecuentes
¿Las invitaciones descuentan aforo?
Sí, en las franjas horarias: ocupan sitio igual que una plaza vendida, y así el recuento de la puerta sigue siendo fiable.
¿Se puede añadir un invitado a última hora?
Sí. En el mostrador se le emite una entrada de una tarifa a precio cero; el código aparece al momento en pantalla y se envía al correo que indique.