Gastenlijst
Een gastenlijst is de lijst van mensen die binnen mogen zonder te betalen: sponsors, medewerkers, pers en wie mee heeft opgebouwd.
Een gastenlijst is een overzicht van genodigden die zonder aankoop binnen mogen. Ze bestaat naast de verkoop en bevat meestal medewerkers, sponsors, bestuurders en pers. Wie erop staat, hoort aan de ingang even vlot binnen te raken als wie betaalde, zonder dat iemand een apart papier moet bovenhalen.
Wie er meestal op staat
Bij een vereniging is die lijst langer dan het bestuur vooraf denkt: de mensen achter de toog, de dj, de fotograaf, de leverancier die zijn materiaal komt ophalen en de partners van wie meewerkt.
Maak die lijst vroeg. Wie pas op de avond zelf begint op te sommen wie gratis binnenmag, krijgt aan de deur een discussie en in de kas een gat dat niemand voorzien had.
Waar het misloopt
Het klassieke probleem is de lijst op papier naast de scanner. Die twee lopen uit elkaar zodra er iemand bijgeschreven wordt, en aan de deur wint altijd het blad met de meeste inkt.
Daarnaast telt een genodigde ook mee voor je capaciteit. Veertig mensen op je lijst zijn veertig stoelen die je niet meer kan verkopen, hoe gratis ze ook binnenkomen. Tel je lijst dus bij je verwachte publiek op voor je beslist hoeveel kaarten je in de verkoop zet.
Hoe Passavo het doet
Genodigden krijgen bij Passavo een gewoon ticket zonder prijs, bijvoorbeeld via een tickettype van nul euro. Daardoor staan ze in dezelfde lijst, krijgen ze dezelfde soort code en gaan ze aan de deur door precies dezelfde scan.
Zo zie je achteraf ook hoeveel genodigden er effectief gekomen zijn. Dat cijfer is het jaar nadien je beste argument om de lijst wat korter te houden.
Ook gezocht als
- genodigdenlijst
- lijst met genodigden
- vrijkaarten
- medewerkerslijst
Veelgestelde vragen
Tellen genodigden mee in mijn capaciteit?
Ja, want ze nemen een plaats in. Je geeft ze een tickettype zonder prijs; werk je met tijdsloten, dan tellen ze mee in dezelfde plaatsen als de kaarten die je wel verkoopt.
Kan ik iemand op de avond zelf nog toevoegen?
Ja. Aan de balie-kassa geef je hem ter plaatse een ticket van een tickettype zonder prijs. De code staat meteen op het scherm en gaat naar het mailadres dat je ingeeft.