La liste des invités
La liste des invités est le point où le décompte d'une salle se perd le plus souvent, parce qu'elle vit à part du reste de la billetterie.
La liste des invités regroupe les personnes attendues sans avoir acheté de place : partenaires, presse, artistes, bénévoles, autorités. Elle est aussi contraignante qu'une vente, puisque ces personnes occupent des places réelles, mais elle se gère trop souvent sur un document séparé qui n'est relié à rien.
Le problème du document à part
Une feuille imprimée le matin ne connaît pas les ajouts de l'après-midi. À la porte, quelqu'un affirme figurer sur la liste, il y figure bien, mais pas sur la version que le contrôleur tient en main. Le contrôle s'arrête, et la file avec lui.
Le second effet est arithmétique. Si quarante invités n'apparaissent pas dans le compteur, la salle est pleine quarante personnes avant que le système ne le signale, et la surcapacité se découvre à l'œil.
Les catégories utiles
Séparer les invités par motif rend le décompte exploitable : presse, sponsors, bénévoles, artistes. Cela permet aussi de savoir, après coup, combien de places chaque catégorie a réellement consommées, ce qui pèse dans la négociation suivante.
Pour une billetterie pour salon, où les invitations se comptent parfois par centaines, ce découpage devient indispensable. Un quota par catégorie évite qu'un partenaire généreux distribue à lui seul la moitié de la capacité.
Comment Passavo traite les invitations
Chez Passavo, une invitation est un titre comme un autre, à prix nul, avec son propre code. Elle apparaît dans le même contrôle et dans le même décompte que les places vendues.
Un ajout de dernière minute reçoit son titre sur place, au comptoir, et le code s'affiche aussitôt à l'écran. Personne n'a donc à réimprimer une feuille ni à téléphoner pour vérifier un nom.
Aussi cherché sous
- liste d'accès
- invitations
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- accréditations
Questions fréquentes
Faut-il envoyer un titre aux invités ?
C'est préférable : cela accélère l'entrée et évite les vérifications par nom, toujours plus lentes et plus sujettes aux homonymes.
Peut-on ajouter un invité pendant l'événement ?
Oui. Au comptoir, vous lui remettez un titre à prix nul ; le code s'affiche aussitôt et part à l'adresse de courriel que vous indiquez.