Gästeliste
Eine Gästeliste ist kein Nebenschauplatz: Wer darauf steht, belegt einen Platz, den niemand mehr verkaufen kann.
Eine Gästeliste verzeichnet Personen, die ohne gekaufte Karte Zutritt erhalten: Helfer, Vereinsmitglieder, Presse, Sponsoren, Künstler und ihre Begleitungen. Am Eingang wird der Name abgeglichen statt eines Codes. Organisatorisch gehört die Liste zum selben Bestand wie der Verkauf, weil beide dieselbe begrenzte Zahl an Plätzen beanspruchen.
Wer darauf gehört
Meistens mehr Menschen, als zu Beginn gedacht: Technik, Küche, Garderobe, Vorstand, die Fotografin der Lokalzeitung und jeweils eine Begleitung. Sammeln Sie diese Namen früh, sonst wächst die Liste am Tag selbst unkontrolliert.
Sinnvoll ist eine Trennung nach Grund. Wer zum Arbeiten kommt, braucht andere Rechte als ein Ehrengast, und beides sollte am Eingang ohne Nachfragen erkennbar sein.
Woran Listen scheitern
An der Aktualität. Eine ausgedruckte Liste ist in dem Moment veraltet, in dem der erste Anruf kommt. Am Eingang steht dann jemand, der sicher weiß, dass er angemeldet wurde, und ein Helfer, der ihn nicht findet.
Der zweite Punkt ist die Doppelzählung. Wenn die Liste neben dem Verkauf geführt wird, ist der Saal rechnerisch voll und tatsächlich überbucht, oder umgekehrt. Beides fällt erst am Abend auf.
Die Gästeliste bei Passavo
Namen auf der Liste erhalten eine Karte ohne Preis und zählen bei Zeitfenstern gegen dieselben Plätze wie verkaufte Karten. Am Eingang gehen sie durch denselben Scan wie alle anderen.
Am Eingang lässt sich nach Namen suchen, falls jemand seine Karte nicht dabeihat. Der Helfer sieht dabei die Kategorie der Karte, etwa Gast oder Presse, wenn Sie dafür eigene Kategorien anlegen. Wer nur zum Aufbau kommt, lässt sich so von einem geladenen Gast unterscheiden.
Auch gesucht als
- Namensliste am Eingang
- Einladungsliste
- Akkreditierung
- Liste der geladenen Gäste
Häufige Fragen
Kann ich die Liste kurzfristig ändern?
Ja, bis zum letzten Moment. An der Kasse geben Sie einem Gast auch am Abend selbst eine Karte ohne Preis, und der Code steht sofort auf dem Bildschirm.
Belegen Gäste auf der Liste Plätze?
Ja, wenn Sie es so einrichten. Genau dafür gehört die Liste in denselben Bestand wie der Verkauf.