Teilnehmerliste
Die Teilnehmerliste ist das einzige Papier, das am Veranstaltungstag wirklich jeder in die Hand nimmt.
Eine Teilnehmerliste führt alle angemeldeten Personen einer Veranstaltung mit den Angaben auf, die vor Ort gebraucht werden: Name, Gruppe, besondere Wünsche und der Status der Anwesenheit. Sie dient dem Einlass, der Küche, der Aufsicht und der Abrechnung gleichermaßen und muss deshalb bis zum letzten Moment aktuell sein.
Was daraufgehört
Nur das, was am Tag selbst gebraucht wird. Name, Gruppe, Besonderheiten und ein Feld zum Abhaken. Alles Weitere, etwa Rechnungsanschriften, gehört in die Verwaltung und nicht auf ein Papier, das auf einem Tisch liegt.
Denken Sie an die Datenschutzseite. Eine Liste mit Geburtsdaten und Telefonnummern, die offen am Eingang liegt, ist ein vermeidbares Problem. Drucken Sie nur die Spalten, die der jeweilige Helfer wirklich braucht.
Warum ausgedruckte Listen veralten
Der Druck ist im Moment des Ausdruckens fertig, die Anmeldungen laufen aber weiter. Wer morgens druckt und abends öffnet, hat garantiert Nachzügler, die nicht daraufstehen, und Absagen, die noch daraufstehen.
Teilnehmerverwaltung auf dem Telefon löst das, braucht aber einen Rückfall. Drucken Sie eine Fassung als Reserve, aber arbeiten Sie mit der lebenden Liste, solange das Gerät funktioniert.
Listen bei Passavo
Die Liste ist jederzeit auf dem Telefon abrufbar, durchsuchbar nach Namen und filterbar nach Gruppe oder Kategorie. Das Abhaken erfolgt durch den Scan oder von Hand.
Nach der Veranstaltung sehen Sie, wer tatsächlich da war: Gescannte Karten stehen in der Übersicht als benutzt, mit Uhrzeit. Dieser Vergleich zwischen angemeldet und anwesend ist die verlässlichste Grundlage, um beim nächsten Mal die richtige Zahl an Plätzen und Portionen anzusetzen.
Auch gesucht als
- Teilnehmerverwaltung
- Anwesenheitsliste
- Namensliste
- Teilnehmerübersicht
Häufige Fragen
Kann ich die Liste unterwegs sehen?
Ja, auf dem Telefon, mit Suche nach Namen. Ein Ausdruck als Reserve ist trotzdem sinnvoll.
Sehen Helfer alle Angaben?
Nein. Mit der Scanner-Rolle sehen Helfer die Karten von heute mit Namen und Kategorie, aber keine Beträge und keine Kontaktdaten.