La liste des participants
La liste des participants est le document le plus consulté le jour de l'activité, et souvent le seul qui ne soit pas à jour.
La liste des participants rassemble les personnes attendues avec les informations utiles à l'accueil : nom, groupe, paiement, réponses aux questions posées. Elle sert à pointer les présents, à répartir les personnes et à savoir qui manque. Sa valeur tient entièrement à sa fraîcheur, car une liste d'hier soir est une liste fausse.
Le problème des copies
Une liste imprimée le matin ignore les inscriptions de la journée, les annulations et les paiements arrivés entre-temps. Une liste des inscrits exportée puis partagée par message se duplique en trois versions divergentes avant midi.
La règle qui règle le problème est simple : une seule source consultable en direct, et une version papier uniquement comme secours. L'ordre inverse produit toujours une discussion à l'accueil.
Ce qu'elle doit montrer
Le nom suffit rarement. L'accueil a besoin de savoir si la personne a payé, à quel groupe elle appartient, et ce qu'elle a répondu aux questions qui changent l'organisation, comme un régime alimentaire.
Le pointage des présents doit se faire au même endroit, sinon il finit sur un papier et n'est jamais reporté. Une case cochée sur un téléphone vaut mieux qu'une croix au stylo que personne ne saisira.
Comment Passavo tient la liste
Chez Passavo, la liste est consultable en direct depuis un téléphone ou un ordinateur, avec recherche par nom. Elle se met à jour à chaque inscription, annulation ou paiement.
Dans l'application de contrôle, la liste du jour se consulte aussi par nom, même sans connexion, pour pointer les présents à l'entrée.
Aussi cherché sous
- liste des inscrits
- liste de présence
- liste d'émargement
- liste des participants attendus
Questions fréquentes
Qui doit pouvoir consulter la liste ?
Les personnes qui accueillent, et elles seules. Une liste contient des données personnelles qui n'ont pas à circuler dans un groupe de discussion.
Peut-on pointer les présents sur place ?
Oui, soit en cochant dans la liste, soit en scannant les titres si l'activité en émet. Les deux alimentent le même décompte.