Le contrôle d'accès
La qualité d'une soirée se joue souvent dans les vingt premières minutes, sur un trottoir, devant une porte trop étroite pour le monde qui arrive.
Le contrôle d'accès est l'ensemble des gestes qui vérifient, à l'entrée, qu'une personne a le droit d'entrer. Il combine la lecture du titre, la décision de laisser passer ou non, et le décompte des personnes présentes. Bien mené, il est invisible pour le public ; mal mené, il devient le seul souvenir de la soirée.
Le débit avant tout
Le calcul est simple et rarement fait. Si un poste traite quatre personnes par minute et que trois cents personnes arrivent dans le même quart d'heure, il faut cinq postes pour que personne n'attende dehors. Un contrôle d'accès événement se dimensionne sur la pointe d'affluence, pas sur la moyenne.
Les bouchons ne viennent presque jamais de la lecture elle-même mais de ce qui l'entoure : chercher son billet dans ses courriels, retirer un manteau, discuter d'un tarif. Prévenir le public d'ouvrir son titre avant d'arriver fait gagner plus de temps que n'importe quel matériel.
Les cas particuliers arrivent toujours
Il y aura un téléphone déchargé, une personne qui a acheté pour quatre et arrive seule, un bénévole qui n'a pas de titre, et quelqu'un qui jure avoir payé. Décider à l'avance qui tranche ces cas évite d'immobiliser la file pendant qu'on cherche le président.
Un poste latéral, à côté de l'entrée principale, résout l'essentiel. La file continue d'avancer, et les cas compliqués se traitent au calme avec quelqu'un qui a accès à la liste complète.
Comment Passavo organise l'entrée
Chez Passavo, chaque poste travaille sur le même événement et envoie ses passages dans le même relevé. Un titre présenté à deux portes différentes n'y compte qu'une fois, et le second passage y est enregistré comme doublon.
Le nombre de titres déjà contrôlés est visible sur votre tableau de bord, ce qui permet de savoir s'il faut ouvrir une porte supplémentaire ou commencer le spectacle. Pour une billetterie pour festival sur plusieurs jours, chaque billet vaut pour son jour, et le tableau de bord montre qui est déjà entré aujourd'hui.
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Questions fréquentes
Combien de postes faut-il prévoir ?
Comptez un poste pour cent personnes attendues dans la demi-heure d'ouverture. Deux postes valent mieux qu'un, même pour un petit public.
Faut-il du matériel spécialisé ?
Non pour la plupart des événements : des téléphones ordinaires suffisent. Le matériel dédié ne se justifie qu'à partir de plusieurs milliers d'entrées.