Vendre en ligne un atelier limité à douze participants

Votre atelier de céramique dispose de douze tours de potier. L'atelier « Tournage pour débutants » figure sur votre site, avec une invitation à vous envoyer un e-mail. Une semaine plus tard, vous avez quatorze e-mails, trois virements sans communication et un tableau Excel où deux personnes portent le même nom. Qui est vraiment inscrit, et qui devez-vous décevoir ?

Pour un atelier, le nombre de places n'est pas une estimation. Douze tours, c'est douze participants, et le treizième n'a rien sur quoi travailler. Cet article explique comment vendre un tel atelier en ligne, pour que la vente s'arrête d'elle-même à douze et que vous connaissiez le nom de chaque participant.

Pourquoi douze doit vraiment rester douze

Quand on gère les inscriptions à la main, on compte après coup. Deux personnes qui veulent la dernière place le même soir reçoivent toutes deux une confirmation, et vous ne le remarquez qu'à l'arrivée des paiements. Il faut alors écrire à quelqu'un qui a déjà payé pour lui rendre son argent.

Vendre en ligne règle ce problème, à condition que le compteur soit dans le système et non dans votre tête. C'est le cas ici : un événement de douze places en vend douze, dans votre billetterie et au guichet, puis plus rien.

Créer votre atelier comme un événement

Un atelier à une seule date est, dans le back-office, un événement : un nom, une date et un nombre de places. Après cette date, il disparaît de lui-même de votre billetterie.

1. Allez dans Vente → Événements et cliquez sur Nouvel événement.
2. Saisissez le Nom de l'événement, par exemple « Tournage pour débutants », et choisissez la Date : samedi 14 novembre.
3. Réglez Places au total sur 12.
4. Indiquez dans la Description ce que le participant doit savoir : de 10 à 13 heures, argile et cuisson compris, des vêtements qui peuvent se salir.
5. À la deuxième étape, créez un seul type de billet. Laissez le nom vide et fixez le prix à 65. Vos participants verront simplement le nom de votre atelier avec un seul prix.
6. Cliquez sur Créer.

Pour un atelier, travaillez avec un seul type de billet. Places au total s'applique à chaque type de billet séparément. Si vous créez un type « Avec matériel » et un type « Matériel personnel », vous aurez deux fois douze places, et non douze. Toutes les étapes et tous les champs sont décrits dans le guide, à la page Événements.

Le nom de chaque participant

Si quelqu'un achète trois places pour lui-même et deux amies, vous voulez savoir qui sont ces deux amies. Ouvrez le type de billet dans Vente → Produits et activez Nom sur le billet. Lors de la commande, la billetterie demande alors le nom de chaque participant, et ce nom figure sur chaque billet. Votre liste des participants se trouve dans Billets, avec pour chaque billet le nom et s'il a déjà été scanné.

Dans le même écran, réglez Maximum par commande sur 4 si vous ne voulez pas qu'une seule personne achète la moitié de l'atelier. Il reste ainsi de la place pour les autres.

Ce que voient vos participants

Dans votre billetterie, le nombre de places encore libres s'affiche sous le prix : « Encore 3 places ». Quand l'atelier est plein, la mention Complet apparaît et plus personne ne peut l'acheter.

Si deux personnes veulent la dernière place au même moment, une seule l'obtient. La place est vérifiée et réservée en une seule opération, puis bloquée dix minutes pour l'acheteur pendant le paiement. S'il abandonne au moment de payer, la place redevient libre d'elle-même.

Après le paiement, le participant reçoit son billet dans l'e-mail de confirmation et peut l'ajouter à Apple Wallet ou Google Wallet. Le jour même, vous le scannez à l'entrée avec l'application de scan, ou vous cochez votre liste.

Quelqu'un se désiste

Cela arrive à chaque atelier. Ouvrez la commande dans Commandes et cliquez sur Rembourser. Pour un remboursement complet, l'interrupteur Annuler les billets et libérer leurs places est activé par défaut. Le billet devient invalide et la place revient aussitôt dans votre billetterie, pour que quelqu'un d'autre puisse l'acheter. Le fonctionnement est expliqué dans Annuler et rembourser.

Le même atelier à plusieurs dates

Vous donnez « Tournage pour débutants » deux fois en novembre ? Créez deux événements, chacun avec ses propres douze places. Inutile de tout recommencer : utilisez Copier sur le type de billet dans Vente → Produits, puis modifiez la date. La copie est d'abord inactive, pour que vous puissiez la vérifier.

Si l'atelier revient chaque semaine, par exemple tous les mercredis soir, un produit avec des créneaux est plus pratique. Vous créez en une fois tous les mercredis de l'automne, avec 12 dans Places par créneau. Chaque soirée a alors ses propres douze places, et votre participant choisit une date dans un calendrier. Voir Créneaux horaires.

Combien ça coûte

Un atelier de douze places tient largement dans la formule Gratuit : jusqu'à 100 billets payants par événement, avec billetterie, application de scan et cartes wallet. Aucun montant par billet ne s'y ajoute, jamais. Si vous voulez aussi vendre au guichet de votre atelier, il vous faut Départ (9,00 € par mois). Les chèques-cadeaux pour un atelier sont inclus dans Croissance.

Les paiements passent par votre propre prestataire de paiement. Comparez les formules sur la page des tarifs, ou lisez comment une association vend les billets de son repas associatif sans commission.