Einen Workshop mit höchstens zwölf Teilnehmern online verkaufen

Ihr Keramikatelier hat zwölf Töpferscheiben. Der Workshop „Drehen für Anfänger“ steht auf Ihrer Website, mit der Bitte, Ihnen eine E-Mail zu schicken. Eine Woche später haben Sie vierzehn E-Mails, drei Überweisungen ohne Verwendungszweck und eine Excel-Liste, in der zwei Personen denselben Namen tragen. Wer ist nun wirklich angemeldet, und wen müssen Sie enttäuschen?

Bei einem Workshop ist die Zahl der Plätze kein Richtwert. Zwölf Scheiben bedeuten zwölf Teilnehmer, und der dreizehnte hat nichts, woran er arbeiten kann. Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen solchen Workshop online verkaufen, damit der Verkauf bei zwölf von selbst stoppt und Sie den Namen jedes Teilnehmers kennen.

Warum zwölf auch wirklich zwölf bleiben muss

Wer Anmeldungen von Hand führt, zählt erst im Nachhinein. Zwei Personen, die am selben Abend den letzten Platz wollen, bekommen beide eine Bestätigung, und Sie merken es erst, wenn die Zahlungen eingehen. Dann müssen Sie jemandem, der schon bezahlt hat, schreiben und das Geld zurückgeben.

Online verkaufen löst das, vorausgesetzt, der Zähler sitzt im System und nicht in Ihrem Kopf. Genau so ist es hier: Eine Veranstaltung mit zwölf Plätzen verkauft zwölf, in Ihrem Ticketshop und an der Theke, und danach nichts mehr.

Ihren Workshop als Veranstaltung anlegen

Ein Workshop an einem einzigen Termin ist im Backoffice eine Veranstaltung: ein Name, ein Datum und eine Anzahl Plätze. Nach diesem Datum verschwindet er von selbst aus Ihrem Ticketshop.

1. Gehen Sie zu Verkauf → Veranstaltungen und klicken Sie auf Neue Veranstaltung.
2. Tragen Sie den Name der Veranstaltung ein, zum Beispiel „Drehen für Anfänger“, und wählen Sie das Datum: Samstag, 14. November.
3. Setzen Sie Plätze insgesamt auf 12.
4. Schreiben Sie in die Beschreibung, was die Teilnehmer wissen müssen: von 10 bis 13 Uhr, Ton und Brennen inklusive, Kleidung, die schmutzig werden darf.
5. Legen Sie im zweiten Schritt eine einzige Ticketart an. Lassen Sie den Namen leer und setzen Sie den Preis auf 65. Ihre Teilnehmer sehen dann einfach den Namen Ihres Workshops mit einem Preis.
6. Klicken Sie auf Anlegen.

Arbeiten Sie bei einem Workshop mit einer Ticketart. Plätze insgesamt gilt für jede Ticketart einzeln. Legen Sie eine Ticketart „Mit Material“ und eine Ticketart „Eigenes Material“ an, dann haben Sie zweimal zwölf Plätze und nicht zwölf. Alle Schritte und Felder finden Sie in der Anleitung unter Veranstaltungen.

Der Name jedes Teilnehmers

Kauft jemand drei Plätze für sich und zwei Freundinnen, möchten Sie wissen, wer diese zwei Freundinnen sind. Öffnen Sie dazu die Ticketart unter Verkauf → Produkte und schalten Sie Name auf dem Ticket ein. Beim Bestellen fragt der Ticketshop dann den Namen jedes Teilnehmers ab, und dieser Name steht auf jedem Ticket. Ihre Teilnehmerliste finden Sie unter Tickets, mit dem Namen pro Ticket und ob es bereits gescannt wurde.

Setzen Sie im selben Bildschirm Maximum pro Bestellung auf 4, wenn nicht eine Person den halben Workshop kaufen soll. So bleibt Platz für andere.

Was Ihre Teilnehmer sehen

In Ihrem Ticketshop steht unter dem Preis, wie viele Plätze noch frei sind: „Noch 3 Plätze“. Ist der Workshop voll, steht dort Ausverkauft, und niemand kann ihn mehr kaufen.

Wollen zwei Personen gleichzeitig den letzten Platz, bekommt genau eine von ihnen diesen Platz. Der Platz wird in einem einzigen Schritt geprüft und belegt und während der Zahlung zehn Minuten für den Käufer reserviert. Bricht er bei der Zahlung ab, wird der Platz von selbst wieder frei.

Nach der Zahlung erhält der Teilnehmer sein Ticket in der Bestätigungs-E-Mail und kann es in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Am Tag selbst scannen Sie es am Eingang mit der Scan-App, oder Sie haken Ihre Liste ab.

Jemand sagt ab

Das kommt bei jedem Workshop vor. Öffnen Sie die Bestellung unter Bestellungen und klicken Sie auf Zurückerstatten. Bei einer vollständigen Erstattung ist der Schalter Tickets stornieren und ihre Plätze freigeben standardmäßig eingeschaltet. Das Ticket wird ungültig, und der Platz ist sofort wieder in Ihrem Ticketshop frei, sodass jemand anders ihn kaufen kann. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Stornieren und erstatten.

Derselbe Workshop an mehreren Terminen

Bieten Sie „Drehen für Anfänger“ im November zweimal an, legen Sie zwei Veranstaltungen an, jede mit ihren eigenen zwölf Plätzen. Sie müssen nicht von vorn beginnen: Verwenden Sie Kopieren bei der Ticketart unter Verkauf → Produkte und passen Sie das Datum an. Die Kopie ist zunächst inaktiv, damit Sie sie prüfen können.

Kommt der Workshop jede Woche wieder, zum Beispiel jeden Mittwochabend, ist ein Produkt mit Zeitfenstern praktischer. Sie legen alle Mittwoche des Herbstes in einem Durchgang an, mit 12 bei Plätze pro Zeitfenster. Jeder Abend hat dann seine eigenen zwölf Plätze, und Ihr Teilnehmer wählt ein Datum in einem Kalender. Siehe Zeitfenster.

Was es kostet

Ein Workshop mit zwölf Plätzen passt bequem in den Tarif Kostenlos: bis zu 100 bezahlte Tickets pro Veranstaltung, mit Ticketshop, Scan-App und Wallet-Pässen. Ein Betrag pro Ticket kommt nie hinzu. Möchten Sie auch an der Theke Ihres Ateliers verkaufen, brauchen Sie Start (9,00 € pro Monat). Gutscheine für einen Workshop sind in Wachstum enthalten.

Die Zahlungen laufen über Ihren eigenen Zahlungsanbieter. Vergleichen Sie die Tarife auf der Preisseite, oder lesen Sie, wie ein Verein Tickets für sein Vereinsessen ohne Provision verkauft.