Workshops en cursussen
Een workshop met maximaal twaalf deelnemers online verkopen
Twaalf plaatsen, twaalf deelnemers: zo verkoop je een workshop online zonder overboekingen, met de naam van elke deelnemer en een plaats die vrijkomt bij een afzegging.
· 4 min lezen
Je keramiekatelier heeft twaalf draaischijven. De workshop "Draaien voor beginners" staat op je website met de vraag om een mailtje te sturen. Een week later heb je veertien mails, drie overschrijvingen zonder mededeling en een Excel-lijst waarin twee mensen met dezelfde naam staan. Wie is er nu echt ingeschreven, en wie moet je teleurstellen?
Bij een workshop is het aantal plaatsen geen richtgetal. Twaalf schijven zijn twaalf deelnemers, en de dertiende heeft niets om aan te werken. Dit artikel legt uit hoe je zo'n workshop online verkoopt, zodat de verkoop vanzelf stopt bij twaalf en je de naam van elke deelnemer kent.
Waarom twaalf ook echt twaalf moet blijven
Wie inschrijvingen met de hand bijhoudt, telt pas achteraf. Twee mensen die op dezelfde avond de laatste plaats willen, krijgen allebei een bevestiging, en jij merkt het pas wanneer de betalingen binnenkomen. Dan moet je iemand die al betaald heeft een mail sturen om het geld terug te geven.
Online verkopen lost dat op, op voorwaarde dat de teller in het systeem zit en niet in jouw hoofd. Dat is hier het geval: een event met twaalf plaatsen verkoopt er twaalf, in je ticketshop en aan de balie, en daarna niets meer.
Je workshop opzetten als event
Een workshop op één datum is in de backoffice een event: een naam, een datum en een aantal plaatsen. Na die datum verdwijnt hij vanzelf uit je ticketshop.
- Ga naar Verkoop → Events en klik op Nieuw event.
- Vul de Naam van het event in, bijvoorbeeld "Draaien voor beginners", en kies de Datum: zaterdag 14 november.
- Zet Plaatsen in totaal op 12.
- Schrijf in de Omschrijving wat de deelnemer moet weten: van 10 tot 13 uur, klei en bakken inbegrepen, kleren die vuil mogen worden.
- Maak in de tweede stap één tickettype aan. Laat de naam leeg en zet de prijs op 65. Je deelnemers zien dan gewoon de naam van je workshop met één prijs.
- Klik op Aanmaken.
Werk voor een workshop met één tickettype. Plaatsen in totaal komt op elk tickettype afzonderlijk te staan. Maak je een tickettype "Met materiaal" en een tickettype "Eigen materiaal", dan heb je twee keer twaalf plaatsen en geen twaalf. Alle stappen en velden staan in de handleiding bij Events.
De naam van elke deelnemer
Koopt iemand drie plaatsen voor zichzelf en twee vriendinnen, dan wil je weten wie die twee vriendinnen zijn. Open daarvoor het tickettype bij Verkoop → Producten en zet Naam op het ticket aan. Bij het bestellen vraagt de ticketshop dan de naam van elke deelnemer, en die naam staat op elk ticket. Je deelnemerslijst vind je bij Tickets, met per ticket de naam en of hij al gescand is.
Zet in hetzelfde scherm Maximum per bestelling op 4 als je niet wil dat één persoon de halve workshop koopt. Zo blijft er ruimte voor anderen.
Wat je deelnemers zien
In je ticketshop staat onder de prijs hoeveel plaatsen er nog vrij zijn: "Nog 3 plaatsen". Is de workshop vol, dan staat er Uitverkocht en kan niemand hem nog kopen.
Willen twee mensen tegelijk de laatste plaats, dan krijgt precies één van hen die plaats. De plaats wordt in één beweging gecontroleerd en vastgenomen, en tijdens het betalen tien minuten voor de koper vastgehouden. Haakt hij af bij de betaling, dan komt de plaats vanzelf weer vrij.
Na het betalen krijgt de deelnemer zijn ticket in de bevestigingsmail, en hij kan het in Apple Wallet of Google Wallet zetten. Op de dag zelf scan je het aan de deur met de scan-app, of je vinkt je lijst af.
Iemand zegt af
Dat gebeurt bij elke workshop. Open de bestelling bij Bestellingen en klik op Terugbetalen. Bij een volledige terugbetaling staat de schakelaar Tickets annuleren en hun plaatsen vrijgeven standaard aan. Het ticket wordt ongeldig en de plaats komt meteen terug vrij in je ticketshop, zodat iemand anders ze kan kopen. Hoe dat werkt, lees je in Annuleren en terugbetalen.
Dezelfde workshop op meerdere data
Geef je "Draaien voor beginners" twee keer in november, dan maak je twee events, elk met hun eigen twaalf plaatsen. Je hoeft niet opnieuw te beginnen: gebruik Kopiëren bij het tickettype in Verkoop → Producten en pas de datum aan. De kopie staat eerst op inactief, zodat je hem kan nakijken.
Komt de workshop elke week terug, bijvoorbeeld elke woensdagavond, dan is een product met tijdsloten handiger. Je maakt in één keer alle woensdagen van het najaar aan, met 12 bij Plaatsen per tijdslot. Elke avond heeft dan zijn eigen twaalf plaatsen, en je deelnemer kiest een datum in een kalender. Zie Tijdsloten.
Wat het kost
Een workshop met twaalf plaatsen past ruim in de formule Gratis: tot 100 betaalde tickets per event, met ticketshop, scan-app en wallet-passen. Er komt nooit een bedrag per ticket bij. Wil je ook aan de balie van je atelier verkopen, dan heb je Start nodig (€ 9,00 per maand). Cadeaubonnen voor een workshop zitten in Groei.
De betalingen lopen via je eigen betaalprovider. Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of lees hoe een vereniging tickets verkoopt voor een eetavond zonder commissie.
