Ticketsoftware kiezen: tips in acht vragen

Je hebt drie tabbladen open met ticketsoftware, en op elk ervan staat zowat dezelfde lijst: online verkoop, QR-codes, scannen aan de deur, een dashboard. Welk ticketsysteem kies je dan? Deze tips helpen je kiezen. De verschillen zitten zelden in de functielijst. Ze zitten in acht vragen die je elke aanbieder stelt, en waarvan je de antwoorden zelf kan nakijken.

Neem als voorbeeld een harmonie die vier activiteiten per jaar organiseert: een concert, twee eetavonden en een quiz, telkens met zowat tweehonderd betaalde tickets van 12 euro. Samen achthonderd tickets per jaar.

1. Wat kost het op jouw jaar?

Reken een aanbod niet door op het voorbeeld uit de folder, maar op je eigen aantallen. Neem een verzonnen platform dat 3 procent plus 50 cent per ticket vraagt. Op een ticket van 12 euro is dat 86 cent, en op achthonderd tickets 688 euro per jaar.

Leg daar een vast bedrag naast. Bij Passavo kost de formule Start € 90,00 per jaar, voor tot 3.000 betaalde tickets. Hoe je het omslagpunt tussen een abonnement en een commissie berekent, lees je in Abonnement of commissie voor tickets.

2. Waar komt het geld van je bezoeker terecht?

Sommige platformen innen op hun eigen rekening en storen later door, soms pas na het event. Andere laten het geld rechtstreeks op jouw rekening toekomen. Vraag het, en vraag ook wat er gebeurt als je activiteit afgelast wordt.

Bij Passavo koppel je je eigen account bij Mollie, Stripe of Bancontact Pro. Het geld komt rechtstreeks bij jou en wij houden er niets van in. Hoe dat loopt, staat in Uitbetaling en kosten.

3. Betaalt je bezoeker iets bovenop je prijs?

Een platform dat "gratis voor de organisator" is, rekent vaak servicekosten aan de koper aan. Dan staat er 12 euro op je affiche en betaalt je bezoeker meer bij het afrekenen. Kijk de laatste stap van de bestelling na, niet de eerste. Waarom dat je verkoop kost, lees je in Ticketfee doorrekenen aan de koper.

4. Werkt de scan aan de deur zonder netwerk?

Een parochiezaal of een sporthal met zwakke wifi is eerder regel dan uitzondering. Vraag of de scan-app blijft werken als het netwerk wegvalt, en of je merkt wanneer iemand hetzelfde ticket twee keer aanbiedt. Hoe dat bij ons werkt, staat in Tickets scannen aan de deur, ook zonder netwerk.

5. Verkopen de webshop en de deur uit dezelfde voorraad?

Op de avond zelf komen er altijd nog mensen zonder ticket. Werkt de kassa aan de deur met een aparte lijst, dan verkoop je vroeg of laat een plaats twee keer. Bij Passavo verkoopt de balie-kassa uit dezelfde voorraad als de webshop, vanaf de formule Start.

6. Onder wiens naam verkoop je?

Zie je in de ticketshop vooral het logo van de aanbieder, of dat van jouw vereniging? Kan de shop op je eigen website staan, of op je eigen domein? Bij Passavo kies je vanaf Start je eigen kleuren en logo, en vanaf Groei verkoop je op je eigen domein.

7. Hoe lang zit je eraan vast, en krijg je je gegevens mee?

Een contract van drie jaar is een lange tijd als het niet blijkt te werken. Vraag naar de looptijd, de opzegtermijn en wat je meekrijgt als je vertrekt. Bij Passavo betaal je per maand en zeg je op wanneer je wil, zonder opzegtermijn. Je bestellingen, tickets en bezoekers exporteer je zelf als CSV, zie Je gegevens exporteren.

8. Kan je het uitproberen zonder te betalen?

Een demo waarin een verkoper klikt, zegt weinig. Wat je wil, is zelf een event aanmaken, een ticket kopen en het scannen. Op de gratis formule van Passavo kan dat zonder kaartgegevens: gratis events zijn onbeperkt, en je verkoopt tot 100 betaalde tickets per event.

Zo test je het in één middag

1. Maak een account aan en zet een gratis testevent online.
2. Schrijf jezelf in vanaf je telefoon en open het ticket in je wallet.
3. Zet de wifi van een tweede toestel uit en scan je ticket.
4. Koppel je betaalprovider en doe een testbetaling.
5. Leg het bedrag van je eigen jaar naast de formules op onze prijzenpagina.

Wil je de tarieven van bestaande platformen naast elkaar zien, met de bron en de datum waarop we ze nakeken? Die staan in onze vergelijkingen. Een korte uitleg van de begrippen vind je bij ticketing software.