Como escolher software de bilhética: oito perguntas

Tem três separadores abertos com software de bilhética, e em cada um aparece mais ou menos a mesma lista: venda online, códigos QR, leitura à porta, um painel. Então, que sistema de bilhética escolher? Estas dicas ajudam-no a decidir. As diferenças raramente estão na lista de funcionalidades. Estão em oito perguntas que faz a cada fornecedor e cujas respostas pode verificar por si próprio.

Tomemos como exemplo uma filarmónica que organiza quatro atividades por ano: um concerto, dois jantares solidários e uma noite de quiz, cada uma com cerca de duzentos bilhetes pagos a 12 euros. No total, oitocentos bilhetes por ano.

1. Quanto custa ao longo do seu ano?

Não faça as contas de uma oferta com o exemplo do folheto, mas com os seus próprios números. Pegue numa plataforma inventada que cobra 3 por cento mais 50 cêntimos por bilhete. Num bilhete de 12 euros são 86 cêntimos, e em oitocentos bilhetes, 688 euros por ano.

Ponha um valor fixo ao lado. Na Passavo, o plano Início custa 90,00 € por ano, para até 3 000 bilhetes pagos. Como calcular o ponto a partir do qual uma assinatura sai mais barata do que uma comissão, explicamos em Assinatura ou comissão por bilhete.

2. Para onde vai o dinheiro dos seus visitantes?

Algumas plataformas recebem os pagamentos na sua própria conta e transferem mais tarde, por vezes só depois do evento. Outras fazem o dinheiro chegar diretamente à sua conta. Pergunte, e pergunte também o que acontece se a sua atividade for cancelada.

Na Passavo, liga a sua própria conta na Mollie, na Stripe ou na Bancontact Pro. O dinheiro vai diretamente para si e nós não ficamos com nada. Como funciona está descrito em Transferências e custos.

3. O seu visitante paga alguma coisa além do seu preço?

Uma plataforma «gratuita para o organizador» cobra muitas vezes uma taxa de serviço ao comprador. O seu cartaz diz 12 euros e o visitante paga mais ao finalizar a compra. Verifique o último passo da encomenda, não o primeiro. Porque é que isso lhe custa vendas, explicamos em Passar a taxa de bilhete para o comprador.

4. A leitura à porta funciona sem rede?

Um salão paroquial ou um pavilhão desportivo com Wi-Fi fraco é mais a regra do que a exceção. Pergunte se a aplicação de leitura continua a funcionar quando a rede falha, e se dá por isso quando alguém apresenta duas vezes o mesmo bilhete. Como o fazemos está descrito em Ler bilhetes à porta, mesmo sem rede.

5. A loja online e a porta vendem do mesmo stock?

Na própria noite aparece sempre gente sem bilhete. Se a caixa da porta trabalha com uma lista à parte, mais cedo ou mais tarde vende o mesmo lugar duas vezes. Na Passavo, a caixa ao balcão vende do mesmo stock que a loja online, a partir do plano Início.

6. Em nome de quem vende?

Na bilheteira vê-se sobretudo o logótipo do fornecedor, ou o da sua associação? A loja pode estar no seu próprio site, ou no seu próprio domínio? Na Passavo escolhe as suas cores e o seu logótipo a partir de Início, e a partir de Crescimento vende no seu próprio domínio.

7. Durante quanto tempo fica preso, e leva os seus dados consigo?

Um contrato de três anos é muito tempo se a ferramenta não servir. Pergunte pela duração, pelo pré-aviso e pelo que leva consigo quando sair. Na Passavo paga ao mês e cancela quando quiser, sem pré-aviso. As encomendas, os bilhetes e os visitantes exporta-os o próprio em CSV, veja Exportar os seus dados.

8. Pode experimentar sem pagar?

Uma demonstração em que é um comercial a clicar diz pouco. O que quer é criar um evento, comprar um bilhete e lê-lo. No plano gratuito da Passavo isso é possível sem dados de cartão: os eventos gratuitos são ilimitados, e vende até 100 bilhetes pagos por evento.

Como testar numa tarde

1. Crie uma conta e publique um evento de teste gratuito.
2. Inscreva-se a partir do telemóvel e abra o bilhete na sua wallet.
3. Desligue o Wi-Fi de um segundo aparelho e leia o seu bilhete.
4. Ligue o seu fornecedor de pagamentos e faça um pagamento de teste.
5. Compare o valor do seu próprio ano com os planos da nossa página de preços.

Quer ver lado a lado as tarifas das plataformas existentes, com a fonte e a data em que as verificámos? Estão nas nossas comparações. Uma breve explicação dos conceitos encontra-se em software de bilhética.