Verenigingen en events
Tickets verkopen voor je eetfestijn zonder commissie
Zo verkoop je de kaarten voor je spaghettiavond of mosselfeest online, zonder dat er per ticket geld naar een platform gaat. Met een volledig voorbeeld.
· 4 min lezen
Een eetfestijn draait op marge. De saus is zelfgemaakt, de zaal is van de parochie en de vrijwilligers werken gratis — elke euro die bij de kaartverkoop blijft hangen, is een euro minder voor de club. Toch rekenen veel ticketplatformen een bedrag of een percentage per verkocht ticket. Dit artikel toont hoe je je kaarten online verkoopt zonder dat er per ticket iets naar een platform gaat, en wat het je wél kost.
Waar het geld per ticket naartoe gaat
Bij online ticketverkoop zijn er twee partijen die iets aanrekenen:
- de betaalprovider (Mollie, Stripe of Bancontact Pro) rekent een kost per betaling aan. Die heb je bij elke online betaling, ook in een webshop;
- het ticketplatform rekent vaak een vast bedrag per ticket, een percentage op je omzet, of allebei.
Het eerste is onvermijdelijk en loopt rechtstreeks tussen jou en je provider. Het tweede niet. Bij Passavo bestaat er geen bedrag per ticket en geen percentage op je omzet: je betaalt een vast maandbedrag, en je begint op een gratis formule. Het geld van je bezoekers komt rechtstreeks op je eigen rekening; wij zitten er niet tussen. Hoe dat precies loopt, staat in Uitbetaling en kosten.
Wat de gratis formule dekt
De gratis formule is permanent, en ze is gemaakt voor precies dit soort avond:
- gratis events zijn onbeperkt;
- elk event verkoopt tot 100 betaalde tickets, en je organiseert er zoveel per jaar als je wilt;
- de ticketshop, de scan-app en wallet-passen zitten erin;
- je hebt geen kaartgegevens nodig om te starten.
Drie kleine eetfestijnen op een jaar blijven dus gratis. Het plafond geldt per event, niet per jaar.
Een volledig voorbeeld: de spaghettiavond
De fanfare houdt een spaghettiavond in de parochiezaal, met plaats voor honderdvijftig mensen. Volwassenen betalen 18 euro, kinderen 10 euro, en wie niet kan komen maar wil steunen, koopt een steunkaart van 5 euro.
- Ga in de backoffice naar Verkoop → Events en klik op Nieuw event.
- Vul de naam, de datum, de locatie en het aantal plaatsen in.
- Voeg drie tickettypes toe: Volwassene, Kind en Steunkaart, elk met een prijs en een btw-tarief.
- Laat Dezelfde prijs ook aan de balie aan staan als je ook aan de inkom verkoopt.
- Klik op Aanmaken. Je event staat in je ticketshop.
Reken op een kwartier. De stappen met schermafbeeldingen staan in de handleiding bij Events.
Eén ding om te weten: het aantal plaatsen komt op elk tickettype apart te staan. Honderdvijftig plaatsen met drie tickettypes is geen gezamenlijke pot van honderdvijftig. Wil je één harde grens over alle kaarten samen, verkoop dan met één tickettype of houd de kolom Verkocht in het oog.
Wat je bezoeker krijgt
Je bezoeker kiest zijn kaarten, rekent af met de betaalmethode die hij kent en krijgt zijn tickets in de mail. Wie wil, zet zijn ticket met één tik in Apple Wallet of Google Wallet. Aan de deur scan je de QR-code met de scan-app, ook wanneer het netwerk in de zaal het laat afweten.
De shop plak je als blok in je eigen website, of je deelt de link in je nieuwsbrief en als QR-code op de affiche. De dag na het eetfestijn verdwijnt het event vanzelf uit je shop; de bestellingen en de scans blijven in de backoffice staan. Volgend jaar kopieer je het event en pas je alleen de datum en de prijzen aan.
En als je meer dan 100 kaarten verkoopt?
Dan heb je twee mogelijkheden, en je verkoop stopt niet op het moment zelf: wie het plafond bereikt, krijgt eerst een respijtperiode van 14 dagen.
- Dat ene event los betalen: € 19,00, eenmalig, tot 2 keer per kalenderjaar.
- De formule Start voor € 9,00 per maand: tot 3.000 betaalde tickets per jaar zonder plafond per event, met de balie-kassa erbij. Te pauzeren in je stille maanden.
Alle bedragen staan op de prijzenpagina, exclusief btw.
Drie tips die je kaartverkoop helpen
Reken de transactiekost in je prijs. Een toeslag bovenop een betaling met Bancontact, iDEAL of een gewone consumentenkaart is in de Europese Unie niet toegelaten. Zet je kaart liever op 18,50 dan op 18 euro met een "administratiekost" erbij.
Vraag de naam per deelnemer als je een lijst nodig hebt. Zet Naam op het ticket aan bij het tickettype, en je hebt meteen je lijst voor de tafelschikking.
Begin vroeg met je voorverkoop. Hoe meer kaarten er vooraf verkocht zijn, hoe beter je weet hoeveel kilo spaghetti er gekookt moet worden en hoeveel vrijwilligers je nodig hebt.
Staat er naast het eten ook een toog, lees dan hoe cashless met saldo op de pas werkt, of bekijk wat Passavo voor verenigingen doet.
