Vender online um workshop com um máximo de doze participantes

O seu ateliê de cerâmica tem doze rodas de oleiro. O workshop "Roda de oleiro para principiantes" aparece no seu site com o pedido de enviar um e-mail. Uma semana depois, tem catorze e-mails, três transferências sem descritivo e uma folha de Excel em que duas pessoas têm o mesmo nome. Quem está realmente inscrito, e quem vai ter de desiludir?

Num workshop, o número de lugares não é indicativo. Doze rodas são doze participantes, e o décimo terceiro não tem onde trabalhar. Este artigo explica como vender um workshop destes online, para que a venda pare sozinha nos doze e fique a saber o nome de cada participante.

Porque é que doze tem de continuar a ser doze

Quem gere as inscrições à mão só conta depois. Duas pessoas que querem o último lugar na mesma noite recebem ambas uma confirmação, e só dá por isso quando chegam os pagamentos. Nessa altura, tem de escrever a alguém que já pagou para lhe devolver o dinheiro.

Vender online resolve isso, desde que o contador esteja no sistema e não na sua cabeça. Aqui é o caso: um evento com doze lugares vende doze, na sua bilheteira online e na bilheteira física, e depois mais nada.

Configurar o seu workshop como evento

Um workshop numa única data é, no painel, um evento: um nome, uma data e um número de lugares. Depois dessa data, desaparece sozinho da sua bilheteira online.

1. Vá a Vendas → Eventos e clique em Novo evento.
2. Preencha o Nome do evento, por exemplo "Roda de oleiro para principiantes", e escolha a Data: sábado, 14 de novembro.
3. Defina Lugares no total como 12.
4. Escreva na Descrição o que o participante precisa de saber: das 10 às 13 horas, barro e cozedura incluídos, roupa que se possa sujar.
5. No segundo passo, crie um único tipo de bilhete. Deixe o nome vazio e defina o preço como 65. Os seus participantes veem simplesmente o nome do workshop com um único preço.
6. Clique em Criar.

Para um workshop, trabalhe com um único tipo de bilhete. Lugares no total aplica-se a cada tipo de bilhete separadamente. Se criar um tipo "Com material" e outro "Material próprio", fica com duas vezes doze lugares, e não doze. Todos os passos e campos estão no manual, em Eventos.

O nome de cada participante

Se alguém compra três lugares para si e para duas amigas, quer saber quem são essas duas amigas. Para isso, abra o tipo de bilhete em Vendas → Produtos e ative Nome no bilhete. Ao encomendar, a bilheteira online pede o nome de cada participante, e esse nome aparece em cada bilhete. A sua lista de participantes está em Bilhetes, com o nome de cada bilhete e a indicação de se já foi lido.

No mesmo ecrã, defina Máximo por encomenda como 4 se não quiser que uma só pessoa compre meio workshop. Assim fica espaço para os outros.

O que os seus participantes veem

Na sua bilheteira online aparece, por baixo do preço, quantos lugares ainda estão livres: "3 lugares livres". Quando o workshop está cheio, aparece Esgotado e já ninguém o pode comprar.

Se duas pessoas quiserem o último lugar ao mesmo tempo, só uma delas o consegue. O lugar é verificado e atribuído numa única operação, e fica reservado durante dez minutos para o comprador enquanto paga. Se ele desistir no pagamento, o lugar volta a ficar livre automaticamente.

Depois de pagar, o participante recebe o bilhete no e-mail de confirmação e pode adicioná-lo à Apple Wallet ou à Google Wallet. No próprio dia, o bilhete é lido à porta com a app de leitura, ou basta assinalar a lista.

Alguém cancela

Acontece em todos os workshops. Abra a encomenda em Encomendas e clique em Reembolsar. Num reembolso total, o interruptor Cancelar os bilhetes e libertar os respetivos lugares está ativado por predefinição. O bilhete deixa de ser válido e o lugar volta de imediato a ficar disponível na sua bilheteira online, para que outra pessoa o possa comprar. Como funciona está explicado em Cancelar e reembolsar.

O mesmo workshop em várias datas

Se der "Roda de oleiro para principiantes" duas vezes em novembro, crie dois eventos, cada um com os seus próprios doze lugares. Não precisa de começar do zero: use Copiar no tipo de bilhete em Vendas → Produtos e altere a data. A cópia fica primeiro inativa, para que a possa rever.

Se o workshop se repetir todas as semanas, por exemplo todas as quartas-feiras à noite, é mais prático um produto com horários. Cria de uma só vez todas as quartas-feiras do outono, com 12 em Lugares por horário. Cada noite tem então os seus próprios doze lugares, e o participante escolhe uma data num calendário. Consulte Horários.

Quanto custa

Um workshop com doze lugares cabe à vontade no plano Grátis: até 100 bilhetes pagos por evento, com bilheteira online, app de leitura e passes para a carteira do telemóvel. Nunca se acrescenta qualquer valor por bilhete. Se também quiser vender na bilheteira do seu ateliê, precisa do plano Início (9,00 € por mês). Os vales-oferta para um workshop estão incluídos no plano Crescimento.

Os pagamentos passam pelo seu próprio fornecedor de pagamentos. Compare os planos na página de preços, ou leia como uma associação vende os bilhetes do seu jantar solidário sem comissão.