Vendere online un workshop con al massimo dodici partecipanti

Il Suo laboratorio di ceramica ha dodici torni. Il workshop «Tornio per principianti» è sul Suo sito, con l'invito a mandarLe un'e-mail. Una settimana dopo ha quattordici e-mail, tre bonifici senza causale e un foglio Excel in cui due persone hanno lo stesso nome. Chi è davvero iscritto, e chi dovrà deludere?

Per un workshop il numero di posti non è indicativo. Dodici torni significano dodici partecipanti, e il tredicesimo non ha nulla su cui lavorare. Questo articolo spiega come vendere online un workshop del genere, in modo che la vendita si fermi da sola a dodici e che Lei conosca il nome di ogni partecipante.

Perché dodici deve restare davvero dodici

Chi gestisce le iscrizioni a mano conta a posteriori. Due persone che vogliono l'ultimo posto nella stessa serata ricevono entrambe una conferma, e Lei se ne accorge solo quando arrivano i pagamenti. A quel punto deve scrivere a qualcuno che ha già pagato per restituirgli il denaro.

Vendere online risolve il problema, a patto che il contatore stia nel sistema e non nella Sua testa. Qui è così: un evento con dodici posti ne vende dodici, nella Sua biglietteria e alla cassa, e poi più nulla.

Configurare il workshop come evento

Un workshop in una sola data è, nel back office, un evento: un nome, una data e un numero di posti. Dopo quella data scompare da solo dalla Sua biglietteria.

1. Vada su Vendita → Eventi e clicchi su Nuovo evento.
2. Compili il Nome dell'evento, per esempio «Tornio per principianti», e scelga la Data: sabato 14 novembre.
3. Imposti Posti in totale su 12.
4. Scriva nella Descrizione ciò che il partecipante deve sapere: dalle 10 alle 13, argilla e cottura comprese, abiti che si possono sporcare.
5. Nel secondo passaggio crei un solo tipo di biglietto. Lasci vuoto il nome e imposti il prezzo a 65. I Suoi partecipanti vedranno semplicemente il nome del workshop con un unico prezzo.
6. Clicchi su Crea.

Per un workshop usi un solo tipo di biglietto. Posti in totale vale per ciascun tipo di biglietto separatamente. Se crea un tipo «Con materiale» e un tipo «Materiale proprio», avrà due volte dodici posti, non dodici. Tutti i passaggi e i campi sono descritti nella guida alla pagina Eventi.

Il nome di ogni partecipante

Se qualcuno acquista tre posti per sé e per due amiche, Lei vuole sapere chi sono quelle due amiche. Apra il tipo di biglietto in Vendita → Prodotti e attivi Nome sul biglietto. Al momento dell'ordine la biglietteria chiede il nome di ogni partecipante, e quel nome compare su ogni biglietto. La lista dei partecipanti si trova in Biglietti, con il nome per ogni biglietto e l'indicazione se è già stato scansionato.

Nella stessa schermata imposti Massimo per ordine su 4 se non vuole che una sola persona compri metà del workshop. Così resta spazio per gli altri.

Cosa vedono i Suoi partecipanti

Nella biglietteria, sotto il prezzo, compare quanti posti sono ancora liberi: «Ancora 3 posti». Quando il workshop è pieno compare Esaurito e nessuno può più acquistarlo.

Se due persone vogliono l'ultimo posto nello stesso momento, lo ottiene esattamente una delle due. Il posto viene verificato e preso in un'unica operazione, poi riservato all'acquirente per dieci minuti durante il pagamento. Se rinuncia al momento di pagare, il posto torna libero da solo.

Dopo il pagamento il partecipante riceve il biglietto nell'e-mail di conferma e può aggiungerlo ad Apple Wallet o Google Wallet. Il giorno stesso Lei lo scansiona all'ingresso con l'app di scansione, oppure spunta la Sua lista.

Qualcuno disdice

Succede a ogni workshop. Apra l'ordine in Ordini e clicchi su Rimborsa. In caso di rimborso completo, l'interruttore Annullare i biglietti e liberare i loro posti è attivo per impostazione predefinita. Il biglietto diventa non valido e il posto torna subito libero nella Sua biglietteria, così qualcun altro può acquistarlo. Il funzionamento è spiegato in Annullare e rimborsare.

Lo stesso workshop in più date

Tiene «Tornio per principianti» due volte a novembre? Crei due eventi, ciascuno con i propri dodici posti. Non deve ricominciare da capo: usi Copia sul tipo di biglietto in Vendita → Prodotti e modifichi la data. La copia è inizialmente inattiva, così può controllarla prima.

Se il workshop si ripete ogni settimana, per esempio ogni mercoledì sera, è più pratico un prodotto con fasce orarie. Crea in un'unica volta tutti i mercoledì dell'autunno, con 12 in Posti per fascia oraria. Ogni serata ha così i propri dodici posti, e il partecipante sceglie una data in un calendario. Veda Fasce orarie.

Quanto costa

Un workshop da dodici posti rientra ampiamente nel piano Gratuito: fino a 100 biglietti a pagamento per evento, con biglietteria, app di scansione e pass wallet. Non si aggiunge mai un importo per biglietto. Se vuole vendere anche alla cassa del Suo laboratorio, Le serve Avvio (9,00 € al mese). I buoni regalo per un workshop sono inclusi in Crescita.

I pagamenti passano dal Suo fornitore di pagamento. Confronti i piani nella pagina dei prezzi, oppure legga come un'associazione vende i biglietti della sua cena sociale senza commissioni.