Tickets für eine Messe verkaufen: online und an der Kasse

Ihr Verein organisiert eine Messe: eine Hobbymesse, eine Büchermesse, eine Tauschbörse für Sammler. Früher stand am Eingang ein Tisch mit einer Geldkassette, und am Sonntagabend zählte jemand die Abrisszettel. Heute möchten Sie Tickets für eine Messe verkaufen, online und an der Kasse, ohne dass die Schlange am Eingang bis auf den Parkplatz reicht und ohne raten zu müssen, wie viele Menschen in der Halle sind.

Nehmen wir als Beispiel einen Hobbyverein mit einer Kunsthandwerkermesse in der Sporthalle, am Samstag und Sonntag von 10 bis 17 Uhr. Erwachsene zahlen 6 Euro im Vorverkauf und 7 Euro an der Tageskasse. Kinder unter zwölf Jahren sind frei. Der Verein rechnet mit etwa neunhundert zahlenden Besuchern pro Tag.

Eine Veranstaltung pro Messetag

Legen Sie jeden Messetag als eigene Veranstaltung an, mit eigenem Datum. So hat jeder Tag seine eigene Platzzahl und seine eigene Zählung, und Sie sehen schon am Freitag, ob der Samstag oder der Sonntag besser läuft.

Pro Veranstaltung tragen Sie Plätze insgesamt ein, zum Beispiel 1.200. Das ist ein gemeinsames Kontingent für alle Tickettypen und eine feste Grenze: Ticketshop und Kasse am Eingang verkaufen aus demselben Kontingent und hören von selbst auf, wenn es aufgebraucht ist. Wie Sie eine Veranstaltung anlegen, steht Schritt für Schritt in Veranstaltungen.

Vorverkauf günstiger als an der Tageskasse

Jeder Besucher, der vorab kauft, steht nicht mehr in der Schlange an der Kasse. Ein Euro Unterschied reicht oft, um das zu steuern. Im Assistenten ist der Schalter Derselbe Preis auch an der Theke standardmäßig aktiviert. Schalten Sie ihn aus und geben Sie jedem Tickettyp danach einen eigenen Kassenpreis: 6 Euro online, 7 Euro an der Tageskasse.

Auf Ihr Plakat und Ihre Facebook-Seite schreiben Sie dann einfach beide Preise, mit einem QR-Code zu Ihrem Ticketshop.

Kinder gratis, aber gezählt

Ein Kind ohne Eintritt braucht in der Sporthalle genauso viel Platz wie ein Erwachsener. Legen Sie deshalb einen Tickettyp Kind (unter 12) mit dem Preis 0 an. Er zählt in Ihrem Kontingent von 1.200 mit, Sie sehen, wie viele Kinder gekommen sind, und an der Kasse tippen Sie ihn genauso schnell an wie ein bezahltes Ticket. Kostenlose Tickets zählen nicht zu den bezahlten Tickets Ihres Tarifs.

Am Eingang: scannen und verkaufen nebeneinander

Richten Sie zwei Reihen nebeneinander ein. Wer ein Ticket auf dem Telefon hat, geht weiter zu einem Helfer mit der Scan-App. Wer noch zahlen muss, geht zur Kasse: ein Tablet mit großen Tasten, mit Karte oder bar. Jeder Verkauf an der Kasse erscheint sofort in derselben Zählung wie der Onlineverkauf.

Ihre Helfer am Eingang erhalten die Rolle Scanner: Sie können Tickets scannen und sonst nichts. Sie sehen weder Umsatz noch Bestellungen. Fällt das WLAN in der Sporthalle aus, arbeitet die Scan-App weiter; siehe Tickets am Einlass scannen, auch ohne Netz. Das Einladen und Verbinden steht in Scan-App und Scanpersonal, die Kasse in Thekenkasse.

Kurz zum Auto und zurück

Auf einer Messe bringt schon mal jemand eine volle Tasche zum Auto. Kommt er zurück, zeigt die Scan-App ACHTUNG: Dieses Ticket wurde bereits gescannt, mit der Uhrzeit des ersten Scans. Ihr Helfer weiß dann sofort, dass dieser Besucher schon drinnen war, und Sie legen fest, was er dann tut: durchlassen oder nach dem Stempel auf der Hand fragen. Ein Ticket, das an einen Freund weitergeschickt wurde, fällt auf dieselbe Weise auf.

Wie viele Besucher sind schon da?

Auf dem Dashboard steht der Block Heute an der Tür mit drei Zahlen: Erwartet (alle Tickets, die heute gültig sind), Bereits da (wie viele davon gescannt wurden) und Noch erwartet. Diese Zahl geben Sie der Feuerwehr oder Ihrem Sicherheitsverantwortlichen, ohne zu schätzen. Auch wer nur die Rolle Scanner hat, sieht diesen Block. Mehr dazu steht in Ihr Dashboard lesen.

Möchten Sie weitergehen, mit mehreren Eingängen und einem Ausgang, dann lesen Sie Zutrittskontrolle bei Ihrer Veranstaltung.

Standplätze für Aussteller

Verkaufen Sie auch die Stände, legen Sie diese als eigene Veranstaltung an, zum Beispiel Standplatz Kunsthandwerkermesse mit vierzig Plätzen. So nehmen die Aussteller Ihren Besuchern keine Plätze aus dem Kontingent weg, und Sie sehen in einer Liste, wer bezahlt hat.

Was kostet es?

Rechnen Sie es für ein Wochenende durch. Zwei Tage mit je neunhundert zahlenden Besuchern sind 1.800 Tickets. Eine erfundene Plattform, die 1 Euro pro Ticket verlangt, kostet Sie dann 1.800 Euro, oder Ihr Besucher zahlt den Betrag zusätzlich zu seinen 6 Euro.

Bei Passavo zahlen Sie einen festen Betrag pro Monat. Die Kasse am Eingang ist im Tarif Start enthalten, für 9,00 € pro Monat und bis zu 3.000 bezahlte Tickets pro Jahr. Veranstaltet Ihr Verein nur ein paar Termine im Jahr, pausieren Sie das Abo in den ruhigen Monaten. Eine kleine Messe, die nur online verkauft, kommt auch mit dem kostenlosen Tarif aus, mit bis zu 100 bezahlten Tickets pro Veranstaltung. Alle Tarife im Vergleich finden Sie auf der Preisseite.

So richten Sie es ein

1. Legen Sie pro Messetag eine Veranstaltung an über Verkauf → Veranstaltungen → Neue Veranstaltung.
2. Tragen Sie bei Plätze insgesamt ein, wie viele Besucher Sie pro Tag unterbringen können.
3. Fügen Sie die Tickettypen hinzu: Erwachsener und Kind (unter 12) mit dem Preis 0.
4. Schalten Sie Derselbe Preis auch an der Theke aus und geben Sie jedem Tickettyp einen Kassenpreis.
5. Laden Sie Ihre Helfer als Scanner ein und richten Sie die Kasse auf einem Tablet ein.
6. Drucken Sie den QR-Code zu Ihrem Ticketshop auf Ihr Plakat.

Weitere Beispiele für Weihnachtsmärkte, Kunsthandwerkermessen und Büchermessen finden Sie auf unserer Seite über Märkte und Messen.